Direktupphandling - Reparationer, service, besiktning och reservdelar

Reparationer, service, besiktningar och reservdelar till medicintekniska produkter och hjälpmedel såsom sängar och lyftar

Uppdraget omfattar:

-  Besiktning av kommunens egenägda sängar och personlyftar i enlighet med SIS normer och gällande regelverk.

-  Avhjälpande underhåll i samband med besiktning

-  Reparationer och service av medicintekniska produkter dagtid

-  Akuta reparationer kvällstid och helger

-  Ersättningsprodukt under tiden reparation/service genomförs i det fall det bedöms nödvändigt

Avgränsning

Kommunen har ett ramavtal för medicintekniska produkter, hjälpmedel med tillhörande tjänster, där tjänster ingår vid köp av ramavtalsleverantörernas produkter. Tjänster som utförs inom ramavtalet ingår inte i denna direktupphandling.

Uppdragsbeskrivning reparationer

Beställning av reparationer

Beställning av reparationer görs enligt anvisning från leverantören, som tas fram i samråd med kommunen.

Inställelsetid ska vara inom 24h efter beställning.

Leverantören ska kontakta beställaren före ankomst för att bekräfta tidpunkt för åtgärd.

Utförande av reparationer

Reparation efter garantitidens slut utförs av leverantören. Reparationer ska ha minst tre månaders garanti.

Reparationer ska utföras fackmannamässigt av utbildad/certifierad och kompetent personal och med den omsorg om personsäkerhet och material som krävs för reparationens fullgörande.

Om leverantören finner behov av underhållsåtgärder utöver de avtalade eller finner brister eller onormala förhållanden ska detta snarast möjligt anmälas till beställaren samt anges i dokumentationen.

Beställaren ska informeras när åtgärden är klar.

Kontakt i samband med besiktning och reparation

Leverantören ska kontakta beställaren före ankomst för att bekräfta tidpunkt för åtgärd, när åtgärden är klar ska beställaren informeras om detta, gäller både vid besiktning och reparationer

Besiktning av sängar och personlyftar

Besiktning av egenägda sängar, personlyftar och selar sker i enlighet med SIS normer och gällande regelverk. Om krav avseende besiktning av produkter ändras enligt regelverk eller rekommendationer från myndighet eller motsvarande ska leverantören upplysa beställaren om det. Leverantören ska också upplysa beställaren om andra produkter behöver besiktigas enligt eventuellt nya direktiv.

Besiktning ska inkludera rengöring och smörjning av komponenter som så kräver, justering samt resa tur och retur.

Produkten som har besiktats ska märkas upp med t ex klistermärke där uppgift om datum för besiktning framgår.

Det är viktigt med etiska aspekter; sängar och lyftar ska vara vilande vid besiktning (ingen person i). Inställelsetid max 10 dagar från anmälan.

Om behov av avhjälpande underhåll uppstår i samband med besiktningen ska beställaren upplysas om det. Leverantören ska ha tillgång till vanligt förekommande reservdelar vid besiktning. Beställaren ska godkänna avhjälpande underhåll innan det utförs.

Besiktningsprotokoll lämnas senast 2 veckor efter utförd besiktning för varje besiktigad produkt.

I protokollet ska framgå:

- datum och plats för besiktning

- datum för nästa besiktning

- individnummer på det besiktigade objektet

- komponenter som besiktigats

- åtgärder som vidtagits

- fel och brister på produkten

- förslag på åtgärder

- kontaktuppgifter till den som genomfört besiktningen

Reparationer

Reparation efter garantitidens slut utförs av antagen anbudsgivare. Dessa reparationer ska ha minst tre (3) månaders garanti. Inställelsetid ska vara inom 24 timmar efter beställning.

Reparationen ska utföras fackmannamässigt av utbildad/certifierad och kompetent personal och med den omsorg om personsäkerhet och material som krävs för reparationens fullgörande.

Om leverantören finner behov av underhållsåtgärder utöver de avtalade eller finner brister eller onormala förhållanden, ska detta snarast möjligt anmälas till beställaren samt anges i dokumentationen. Debitering startar vid ankomst till den plats där åtgärden ska ske.

Dokumentation reparationer

Leverantören ansvarar för att reparationen dokumenteras på ett korrekt sätt.

Beställaren ska se till att Leverantören vid varje reparationsbesök får möjlighet att ta del av dokumentationen över tidigare utförda reparationer på utrustningen och övriga noterade förhållanden.

Omgående efter fullgjord reparation ska Leverantören skriftligen redovisa funktionsstatus avseende aktuell utrustning till beställaren.

Dokumentation över utfört avtalsenlig reparation/åtgärd ska utgöras av ett protokoll över åtgärder och gjorda iakttagelser i elektroniskt format och ska vara beställaren tillhanda senast fem dagar efter utförd reparation. Leverantören ska i samband därmed även meddela gjorda iakttagelser beträffande hur utrustningen skötts av beställarens personal.

Beställning besiktning

Beställning av besiktning sker via ordinarie rutin som framgår av bilaga X/som framtages i samråd med kommunen och leverantören.

Leverantören kontaktar beställaren inom 3 dagar från beställning för bokning av besiktning.

Akut reparation, kvällstider och helger

Antagen anbudsgivare utför akuta reparationer av köparens egenägda produkter såsom:

- Lyftar

- Sängar

- Elrullstolar (ute-inne)

- Madrasser

- Duschstolar

- Samt övriga produkter i mån av behov.

Kvällstid och helger innebär efter kontorstid, d.v.s. helgfria vardagar 16.30 - 08.00 samt helger.

Akuta reparationer ska ske snarast möjligt, dock senast 8 timmar efter beställning beroende på nödsituationens art. Bedömning om nödsituation föreligger ska ske i överenskommelse mellan leverantören och beställande enhet.

Akuta reparationer ska ske enligt följande prioriteringsordning:

1. Telefonrådgivning. Vid enbart telefonrådgivning är 15 min debiterbart.

2. Kontroll på plats.

3, Åtgärd på plats

4. Utlåning/uthyrning av hjälpmedel (lyft, manuell rullstol, madrass, duschstol)

Reservdelar

Leveranstid

Artiklar och tillbehör levereras senast fem (5) arbetsdagar efter beställning.

Reservdelar levereras senast fem (5) arbetsdagar efter beställning

Möjlighet för expressleverans ska finnas av artiklar, tillbehör och reservdelar beställda före kl. 12.00 för leverans nästföljande arbetsdag till ett skäligt pris.

Leverantören ska leverera produkterna vardagar mellan klockan 08:00 och 16:00.

Leverans ska anses försenad om leveransen inträffar senare än avtalad leveransdag/leveranstidpunkt.

Leveransvillkor

Incoterms 2010, DDP (Delivered Duty Paid) till köparen angiven adress inom de i upphandlingen ingående kommunerna.

Emballage

Samtliga kostnader relaterade till emballage och pallar ska ingå.

Kassationer

Leverantören ombesörjer kassationer om beställaren så önskar. För detta debiteras timkostnad enligt prislistan plus deponiavgift.

Reklamationer

Vid fel på produkten eller i överenskommen leverans ska kommunen i skälig tid efter det att man upptäckt felet meddela leverantören eventuella reklamationer

Vite

Försenad leverans av vara eller tjänst berättigar köparen till vite. Vite utgår för varje dag som förseningen varar med 2 procent av beställningsvärdet som till följd av förseningen inte har utförts/levererats.

Tips: ta med viten för fler situationer enligt de brister som ni sett historiskt.

Ersättning

- Besiktningar av sängar kr/besiktning

- Besiktning av lyftar kr/besiktning

- Reparationer/service, kontorstid kr/tim

- Reparationer/service jourtid kr/tim

- Reservdelar, rabattsats från ordinarie prislista ska anges i anbudet (riktprislista)

Timdebitering enligt avtalade priser. Debitering startar vid ankomst till den plats där åtgärden ska ske.

Vid fakturering ska utförd tjänst specificeras noga.

Sista dag för inlämning av anbud

Anbudet ska lämnas in i Mercell, senast 2022-05-29.

Frågor och svar

Alla frågor rörande denna anbudsförfrågan ska ställas i Mercell senast 2022-05-23 och kommer att besvaras snarast möjligt till alla leverantörer. 

Avtalstid/köpets tillfälle

Köpet träder i kraft från och med 2022-06-01 och gäller till och med 2023-05-31

Avbrytande direktupphandling

Kommunen kan komma att avbryta direktupphandlingen om ekonomiska förutsättningar saknas och/eller vid ändrade förutsättningar till följd av politiska eller kommunala beslut.

Optioner

Option på förlängning av avtal 1 år + 1 år + 1 år. Dock ej över tröskelvärdet för direktupphandling.

Bilagor

Nynäshamns kommuns fakturerings och betalningsvillkor.

Meddelande om antagen offert

Efter utvärdering kommer samtliga leverantörer som lämnat en offert att få skriftligt besked om de blivit utsedda att få leverera detta uppdrag/varan eller inte.