Direktupphandling av visselblåsarfunktion

Anbudsförfrågan/direktupphandling

Inledning

Nynäshamns kommun, kommunstyrelseförvaltningen, organisationsnummer 212000-0233 (”kommunen”) bjuder in till en direktupphandling av visselblåsarfunktion.

Vid lämnat anbud godkänner leverantören att företaget har en stabil och god ekonomi, att samtliga relevanta lagar (t.ex. registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter) uppfylls av leverantören samt att leverantören, eller dess företrädare, inte är dömd för något brott som kan komma att äventyra ett framtida avtal och utförande av uppdraget. Kommunen kan komma att kontrollera att detta uppfylls.

Genom att lämna anbud accepterar leverantören även samtliga ställda ska-krav.

Förutsättningar

Anbud ska lämnas på hela uppdraget. Kommunen har valt att inte dela upp denna upphandling i separata anbudsområden eftersom det antas ge ekonomiska och-/eller praktiska fördelar för kommunen.

Omfattning

Kommunen ska enligt den så kallade visselblåsarlagen, Lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden, inrätta interna rapporteringskanaler och förfaranden för rapportering och uppföljning.

Upphandlingen avser en intern rapporteringskanal förenligt med visselblåsarlagen, en så kallad visselblåsarfunktion. Genom visselblåsarfunktionen ska rapporterande personer kunna rapportera om sådana missförhållanden som omfattas av visselblåsarlagen och förekommer i kommunens verksamheter. Begreppet rapporterande person ska ha samma betydelse som i visselblåsarlagen. Tjänsten ska tillhandahållas av en extern leverantör.

Visselblåsarfunktionen ska bestå av:

- en mottagningsfunktion som tar emot anmälningar och initialt bedömer om dessa omfattas av visselblåsarlagen, samt

- en utredningsfunktion.

Utredning blir aktuellt först efter avrop från kommunen. Oavsett om utredning genomförs av leverantören eller av kommunen ska leverantören sköta kontakten med visselblåsaren. I de fall kommunen själv utreder har kommunen kontakt med leverantörens mottagningsfunktion som i sin tur sköter kontakten med visselblåsaren.

Kommunen har för avsikt att teckna avtal med en (1) leverantör för visselblåsarfunktionen.

Krav

Följande ska-krav måste uppfyllas för att leverantören ska gå vidare i bedömningsprocessen.

Allmänt

All kommunikation mellan kommunen och leverantören, webbtjänster, dokument och rapporter som ingår i uppdraget ska vara på svenska.

Mottagningsfunktion inklusive initial bedömning

Mottagningsfunktionen ska tillmötesgå följande krav:

- Mottagningsfunktionen ska kunna levereras och vara i drift senast 2022-07-17.

- Mottagningsfunktionen ska kunna nås från kommunens webbplats och intranät.

- Personer som är verksamma hos kommunen och tillhör någon av de kategorier som listas i 5 kap. 7 § visselblåsarlagen, så kallad rapporterande person, ska kunna anmäla missförhållanden som omfattas av visselblåsarlagen och förekommer i kommunens verksamheter.

- Anmälan ska kunna göras både skriftligt och muntligt, och om anmälaren så begär, vid ett fysiskt möte inom skälig tid.

- Leverantören ska dokumentera samtliga inkomna anmälningar, oavsett avsändare och på vilket sätt de inkommit. Dokumentation ska ske enligt bestämmelser i visselblåsarlagen.

- Leverantörens mottagningsfunktion ska bedöma om anmälningen ligger inom visselblåsarfunktionens uppdrag.

- Det ska finnas möjlighet för rapporterande person att vara anonym.

- Rapporterande person ska få bekräftelse på att anmälan är mottagen inom sju (7) dagar från mottagandet, om inte personen avsagt sig bekräftelse.

- Leverantören ska tillhandahålla tydlig och lättillgänglig information om hur rapportering ska göras via visselblåsarfunktionen och i vilka fall och på vilket sätt anmälaren får återkoppling.

- Visselblåsarfunktionen ska innehålla hjälptexter och annan information som hjälper anmälaren att avgränsa sin anmälan till de omständigheter som visselblåsarlagen avser att reglera.

- Visselblåsarfunktionen ska innehålla information om hur rapporterande persons personuppgifter behandlas.

- Information, behandling och arbete som utförs och lagras i visselblåsarfunktionen ska inte föras över till eller utföras i land utanför EU eller EES.

- Leverantören ska göra en initial bedömning av om inkommen anmälan rör ett sådant missförhållande som omfattas av visselblåsarlagen. I de fall leverantören bedömer att en anmälan inte rör ett sådant missförhållande som omfattas av visselblåsarlagen ska leverantören meddela anmälaren detta. I de fall leverantören bedömer att en anmälan omfattas av visselblåsarlagen ska leverantören sammanställa ett kortfattat utlåtande innefattande leverantörens bedömning av anmälan, rekommendationer om behov av vidare utredning samt uppskattad tidsåtgång för utredning.

- Utlåtandet tillsammans med anmälan ska så snart utlåtandet är färdigställt   tillställs kommunen på ett mellan parterna överenskommet sätt som är förenligt med gällande dataskyddslagstiftning.

- Leverantören ska inom tre (3) arbetsdagar från det att en anmälan kommer in återkoppla den initiala bedömningen till kommunen.

Utredningsfunktion

Om leverantören i den initiala bedömningen rekommenderar vidare utredning ska kommunen kunna avropa detta av leverantören.

Följande krav gäller för utredningen.

- Utredningen ska bedrivas skyndsamt och påbörjas inom tre (3) arbetsdagar efter att kommunen avropat utredning.

- Kommunen ska godkänna leverantörens utredningsplan innan utredning påbörjas. Planen ska redogöra för ärendets omfattning, baserat på dess innehåll och uppskattad tidsåtgång för utredningen.

- När ett ärende utretts ska leverantören i form av en rapport tillställa kommunen utredningen på ett mellan parterna överenskommet sätt som är förenligt med gällande dataskyddslagstiftning.

- Rapporten ska innehålla en rekommendation om åtgärd.

- Leverantören ska i skälig utsträckning ge återkoppling till visselblåsaren om vilka åtgärder som vidtagits vid uppföljning av det som anmälts och skälen för dessa inom tre (3) månader från bekräftelsen.

Leverantörens personal

Leverantören ska ha tillräcklig yrkesmässig kapacitet för att kunna utföra efterfrågat uppdrag av visselblåsarfunktion. Med yrkesmässig kapacitet avses tillgängligheten till personal som ska utföra efterfrågat uppdrag. Den yrkesmässiga kapaciteten omfattar även att denna personal ska ha tillräcklig kunskap/kompetens/erfarenhet för att kunna utföra uppdraget enligt de ställda kraven.

Informationssäkerhet

Kraven i bilaga 3 ”Upphandlingskrav informationssäkerhet” ska gälla för uppdraget. Kraven är framtagna med hjälp av Sveriges Kommuner och Regioners verktyg ”KLASSA”.

Dokumenthantering

Leverantören ska årligen under januari månad, utan tillkommande kostnader, tillställa kommunen skriftlig statistik över:

- antal inkomna anmälningar under föregående kalenderår

- antal anmälningar under föregående kalenderår som efter initialbedömning bedömts omfattas av visselblåsarlagen

- antal anmälningar under föregående kalenderår där kommunen avropat utredning av leverantören

- antal timmar under föregående kalenderår som leverantören lagt ned på utredning.

Leverantören ska när så efterfrågas av kommunen, utan tillkommande kostnader, tillställa kommunen skriftlig statistik över:

- antal inkomna anmälningar under innevarande kalenderår

- antal anmälningar under innevarande kalenderår som efter initialbedömning bedömts omfattas av visselblåsarlagen

- antal anmälningar under innevarande kalenderår där kommunen avropat utredning av leverantören

- antal timmar under innevarande kalenderår som leverantören lagt ned på utredning.

Vid avtalstidens slut ska motsvarande statistik tillställas kommunen avseende hela uppdragstiden

När avtalet upphör ska all vid den tidpunkten befintlig information i tjänsten i kommunens pågående ärenden, utan tillkommande kostnader, överföras av leverantören till kommunen eller den kommunen anger i ett dataformat som leverantören och kommunen kommer överens om. När dokumentationen överförts ska den utplånas hos leverantören. Att det skett ska skriftligen bekräftas till kommunen.

Behandling av personuppgifter

Leverantören är skyldig att följa gällande lagstiftning i fråga om de personuppgifter som denne kommer att behandla under uppdraget. Leverantören ska vid uppdragsstart underteckna Nynäshamns kommuns personuppgiftsbiträdesavtal. Ett utkast bifogas (bilaga 2).

Volymangivelser gällande utredning

Kommunens uppskattning är att det kan rör sig om någon enstaka utredning per år. Det verkliga utfallet kan bli såväl högre som lägre och några garanterade volymer lämnas inte.

Kontroll av leverantör och lämnat anbud

Kommunen kommer att kontrollera att samtliga krav uppfylls på tjänsten samt leverantören. Anbudet kommer att bedömas utifrån ska-krav och anbudssumma.

Anbudssumman är summan av:

- offererat pris för mottagningsfunktion inklusive initial bedömning (kronor per år), och

- offererat pris för utredning (kronor per timme) multiplicerat med 40.

Avtal tecknas med den leverantören som uppfyller kraven och har lägsta anbudssumma. För det fall två leverantören har samma anbudssumma sker tilldelning genom lottning

Kommunen kan komma att kalla representanter för anbudet till avstämningsmöte/intervju i syfte att kvalitetssäkra anbudet. Ersättning för detta utgår inte.

Anbudets innehåll

Anbudet ska vara skriftlig, författad på svenska och vara utformad enligt det som efterfrågas i anbudsförfrågan. Anbudet ska vara bindande i tre (3) månader efter sista anbudsdag.

Leverantören ska i sitt anbud ange följande:

- Leverantörens företagsnamn

- Organisationsnummer

- Adress

- Telefonnummer

- Mejladress

- Kontaktperson

- Kontaktuppgifter till kontaktpersonen

- Prisuppgifter

- Samtliga ska-krav ska intygas av anbudsgivaren.

Pris

Kommunen avser ställa två prisfrågor.Samtliga priser ska anges i svenska kronor (SEK) exklusive moms. I anbudsgivarens offererade priser ska samtliga kostnader förenade med uppdraget ingå. Inga ytterligare kostnader får tillkomma.

1. Pris för mottagningsfunktion inklusive initial bedömning

Pris ska anges per år för mottagningsfunktion inklusive initial bedömning. Priset ska avse obegränsat antal rapporteringar.

Mottagningsfunktion inklusive initial bedömning ska faktureras årsvis i efterskott.

2. Pris för utredningsfunktion

Pris för utredning ska anges per timme (60 minuter). Priset ska inte vara klockberoende dvs pristillägg/-påslag accepteras inte utan priserna är desamma oavsett tid på dygnet uppdraget utförs.

Eventuella utredningar faktureras efter slutförd utredning när rapport tillställts kommunen. Leverantören ska enbart fakturera faktiskt nedlagd tid och ska upprätthålla en intern tidsredovisning och faktureringsrutin med andelar av timmar. Fakturering sker per påbörjad 15 minuters intervall.

Kontroll av leverantörens tidigare uppdrag, referensuppdrag

Leverantören ska i sitt anbud lämna två (2) stycken för uppdraget relevanta referenser där liknande uppdrag genomförts. Minst en av referenserna ska avse uppdrag för offentlig verksamhet.

För varje referens ska följande anges. 

- Namn på organisation samt om det är en privat eller offentlig aktör

- Kort beskrivning av uppdraget

- Namn på kontaktperson samt kontaktuppgifter

- Tidpunkt när uppdraget genomfördes

Kommunen kan komma att kontakta referenserna.

Referensen ska vara vidtalad samt tillgänglig för kommunen att kontakta för att verifiera uppdragets genomförande.

Sista dag för inlämning av anbud

Anbudet ska lämnas in i Mercell senast 2022-06-05.

Frågor och svar

Alla frågor rörande denna anbudsförfrågan ska ställas i Mercell senast 2022-05-29 och kommer att besvaras snarast möjligt till alla leverantörer. 

Avtalstid

Avtalet ska gälla från avtalets undertecknande till och med 2024-06-30. Därefter har kommunen rätt till en förlängningsoption om ett (1) år till och med 2025-06-30.

Förlängningsoptionen träder automatiskt i kraft under förutsättning att kommunen inte säger upp avtalet minst tre (3) månader före avtalstidens slut. När förlängningsoptionen löpt ut upphör avtalet att gälla utan föregående uppsägning.

Avbrytande direktupphandling

Kommunen kan komma att avbryta direktupphandlingen om ekonomiska förutsättningar saknas och/eller vid ändrade förutsättningar till följd av politiska eller kommunala beslut.

Bilagor

Följande bilagor medföljer anbudsförfrågan.

1. Betalning och faktureringsvillkor för Nynäshamns kommun

2. Personuppgiftsbiträdesavtal

3. Upphandlingskrav informationssäkerhet

Meddelande om antagen offert

Efter utvärdering kommer samtliga leverantörer som lämnat en offert att få skriftligt besked om de blivit utsedda att få leverera detta uppdrag eller inte.

Sekretess

Enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) gäller absolut anbudssekretess till dess att tilldelningsbeslut fattats. Därefter blir samtliga handlingar i upphandlingsärendet normalt offentliga. Anbudsgivare som anser att uppgifter i anbudet bör sekretessbeläggas ska precisera vilka uppgifter som avses, utförligt ange orsaken till varför de ska sekretessbeläggas samt redogöra för vilken skada anbudsgivaren anser sig lida om uppgifterna röjs.

Kommunen gör en självständig prövning varje gång som anbudet begärs ut och kan inte garantera att någon del i anbudet bedöms innehålla sekretessbelagda uppgifter. Frågan om sekretess kan även att komma att prövas i domstol om den som begär ut handlingarna överklagar kommunens beslut.