Digitalt verktyg för separerade föräldrar

Anbudsförfrågan/direktupphandling

Inledning

Nynäshamns kommun 212000-0233 (”Kommunen”) bjuder in till en direktupphandling av "Digitalt verktyg för separerade föräldrar". 

Vid lämnat anbud godkänner leverantören att företaget har en stabil och god ekonomi, att samtliga relevanta lagar (t.ex. registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter) uppfylls av leverantören samt att leverantören, eller dess företrädare, inte är dömd för något brott som kan komma att äventyra ett framtida avtal och utförande av uppdraget. Kommunen kan komma att kontrollera att detta uppfylls.

Omfattning/krav/bilagor

Ett ska-krav är det krav som måste uppfyllas för att gå vidare i bedömningsprocessen.

Nynäshamns kommun efterfrågar ett digitalt verktyg som vänder sig till för föräldrar som inte kan bo ihop för att förbättra föräldrarnas samarbetet och därigenom förbättra barnets situation. Verktyget ska utgöra ett stöd för att kunna hantera sina barns känslor och sina egna reaktioner med fokus på barns bästa. Tjänsten ska gå att använda dygnet runt. 

Krav på tjänsten

Krav på vetenskaplig förankring

Arbetssättet/tjänsten ska vara förankrat i en eller flera väldefinierade teorier och aktuell bästa kunskap t.ex. beskriven i fackböcker eller vetenskapliga artiklar. Tjänsten ska utvecklad och testad i en kommunal kontext. Namnge två kommuner som referens.

Krav på belägg för tjänstens effekter

Det är ett krav att det finns studier som visar att tjänsten är verksam och har en positiv inverkan på mottagare.

Tekniska krav på tjänsten

Tjänsten ska vara webbaserad och tillgänglig via dator, surfplatta och smartphone. Tjänsten ska löpande utvecklas för att fungera med nya versioner av webbläsare. Inloggning ska i möjligaste mån kunna göras utan personuppgifter som namn, telefonnummer, e-postadress eller liknande behöver användas. Beskriv hur tjänsten hanterar inloggning och personuppgiftsbehandling. Tjänsten ska hantera personuppgifter enligt gällande krav för GDPR.

Beskriv lättilgänglighetsarbetet för att tjänsten ska uppfylla lättillgängligsdirektivet.

Tjänsten ska kunna hantera statistik som minst visar följande:

Antal användare per modul eller del

Antal användare som påbörjat modul eller del

Antal användare som gått igenom och avslutat modul eller del

Statistik ska kunna ligga till grund för justeringar och förbättringar av tjänsten.

Sekretess

Sekretess innebär att leverantörens medarbetare inte, vare sig under arbetstid eller på fritiden, nu eller senare, får avslöja sådan konfidentiell information som de har fått kännedom om till följd av detta uppdrag.

Krav på språk och översättning

Tjänsten ska finnas tillgänglig på minst svenska, engelska och arabiska.

Samtliga uppdateringar, nya moduler och funktioner som tillkommer i tjänsten ska var tillgängliga i de kravställda språken.

Underhåll och utveckling av verktyget

Att utveckling av tjänsten ska komma Nynäshamnsborna tillgodo och ingå i licensavtalet.

Implementering

Att tjänsten kan implementeras och tas i drift i Nynäshamn med start under våren 2024.

Kontroll av leverantör och lämnat anbud

Kommunen kommer att kontrollera att samtliga krav uppfylls på varan och/eller tjänsten samt leverantören. Det anbud som bäst uppfyller ställda krav och bedömningspunkterna i enlighet med anbudsförfrågan kommer att få uppdraget.

Anbudet kommer att bedömas utifrån en kombination av ska-krav, bedömningspunkter samt pris.

Bedömningspunkter är de extra önskemålen på produkten/tjänsten som utöver ska-kraven kan efterfrågas och kommer att värderas i bedömningen av anbudet för att bedöma vilket anbud som bäst uppfyller kommunens behov och önskemål.

Observera att leverantören inte behöver uppfylla/klara av bedömningspunkterna utan att uppfyllandet av en bedömningspunkt kommer göra att anbudet värderas högre i den samlade bedömningen.

Följande bedömningspunkter kommer att värderas i denna direktupphandling:

Tidigare genomförda uppdrag- referensuppdrag

Systemet i helhet med tyngd på vetenskaplig förankring och lättnavigering i systemet.

Leverans

Kommunen kan komma att kalla representanter för anbudet till avstämningsmöte/intervju i syfte att kvalitetssäkra anbudet. Ersättning för detta utgår inte.

Anbudets innehåll

Anbudet ska vara skriftlig, författad på svenska och vara utformad enligt det som efterfrågas i anbudsförfrågan.

Leverantören ska i sitt anbud ange följande:

- Leverantörens företagsnamn

- Organisationsnummer

- Adress

- Telefonnummer

- Mejladress

- Kontaktperson

- Kontaktuppgifter till kontaktpersonen

- Prisuppgifter

- Referensuppdrag

- Beskrivning av offererad tjänst med funktioner

- Tidsplan implementering och när systemet kan vara i drift

Pris

Pris lämnas exklusive moms i SEK. 

Pris anges per invånare samt tillägg för språk. 

Totalpris per år samt för hela avtalstiden. 

Fakturering kvartalsvis

Kontroll av leverantörens tidigare uppdrag, referensuppdrag

Leverantören ska i sitt anbud lämna 2 stycken för uppdraget relevanta referenser där liknande uppdrag genomförts.

För varje referens ange: 

- Namn på organisation samt om det är en privat eller offentlig aktör

- Kort beskrivning av uppdraget

- Namn på kontaktperson samt kontaktuppgifter

- Tidpunkt när uppdraget genomfördes

Referensen ska vara vidtalad samt tillgänglig för Kommunen att kontakta för att verifiera uppdragets genomförande. Kommunen kan komma att kontakta referenser.

Sista dag för inlämning av anbud

Anbudet ska lämnas in i Mercell, senast 2024-01-19

Frågor och svar

Alla frågor rörande denna anbudsförfrågan ska ställas i Mercell senast 2024-01-16 och kommer att besvaras snarast möjligt till alla leverantörer. 

Avtalstid/köpets tillfälle

Avtalstiden är 3 år med möjlighet att förlänga + 1 år. Avtalet löper från och med avtalstecknande och gäller till och med 20XX-XX-XX.

Exakta datum uppdateras vid avtalstecknande. 

Kommunen kommer inkomma med en begäran om avtalsförlängning skriftligt innan avtalets utgång annars upphör avtalet att gälla.

Avbrytande direktupphandling

Kommunen kan komma att avbryta direktupphandlingen om ekonomiska förutsättningar saknas och/eller vid ändrade förutsättningar till följd av politiska eller kommunala beslut.

Optioner

Kommunen kan under avtalstiden komma att göra kompletterande beställningar inom det avtalade området. Det ska finnas möjilghet att avropa följande utökning av funktioner/tillägg som avser stöd till behandlingspersonal, se beskrivning nedan. 

Utökning av språk

Pris ska lämnas för detta per år

Kommunen är inte skyldig att nyttja denna option. 

Bilagor

Fakturavillkor Nynäshamns kommun

Meddelande om antagen offert

Efter utvärdering kommer samtliga leverantörer som lämnat en offert att få skriftligt besked om de blivit utsedda att få leverera detta uppdrag/varan eller inte.