Elevadministrativt system

För att se upphandlingsdokumentet i dokumentform - vänligen se den bifogade filen "Upphandlingsdokument KN-2020-2168". Det blev fel i vissa formateringar i konverteringen och det är alltså den bifogade filen som utgör upphandlingen.

Förfrågningsunderlag

1 Allmän information

1.1 Inbjudan

Malmö stad, genom Kulturförvaltningen inbjuder er att inkomma med anbud avseende elevadministrativt system med driftsättning och utbildning samt applikations­support, i enlighet med villkor i detta förfrågningsunderlag.

En leverantör kommer att antas.

1.1.1 Upphandlande myndighet

Malmö stad - Kulturförvaltningen (organisationsnummer: 212000–1124)

1.1.2 Beställarens verksamhet

Malmö kulturskola har sin hemvist i Mazettihuset som ligger centralt i staden. Här har kulturskolan ändamålsenliga lokaler för både pedagogisk verksamhet, administration och ledning.  

Kulturskolan erbjuder utbildningar, kurser, workshops, skolprogram och lovverksamhet till barn och unga från 7 till 19 år.  Per år är ca 3600 elever inskrivna på utbildningar och kurser. Deltagande i workshops hanteras för närvarande separat (under 2019 deltog runt 8000 personer i någon workshop i Kulturskolans regi).

Löpande undervisning inom musik (instrument, sång, kör, orkester, ensemble). Utbildningarna fortsätter varje läsår efter återanmälan tills man avslutar sin gymnasieutbildning. Varje elev får enbart gå en (1) utbildning.

Övriga kurser: 

Undervisning i dans, teater, bild och form, serieteckning, animation och foto.

Man kan anmäla sig till flera olika kurser och man kan gå flera kurser i mån av plats. Även här kan det finnas behov av att stå i kö.

Korta tillfällen, några timmar per tillfälle, för att få inspiration inom olika konstnärliga uttryck.

Ett brett pedagogiskt program som riktar sig mot skolorna. De främsta verksamheterna är PrövaPå som idag når alla elever i grundskolans åk 1, Tvåornas kör som når 95% av alla elever i åk 2 och Kulturkopplingen som arbetar i för- och grundskolan. Idag bokas dessa tillfällen via en särskild webbplats. 

Varje skollov erbjuds workshops och prova på-verksamhet inom olika konstnärliga uttryck.

Under terminerna producerar kulturskolans pedagoger och elever ett stort antal konserter, utställningar och föreställningar i många olika former.

Malmö kulturskola strävar efter att ha flera dörrar öppna till sin verksamhet för att bli allt mer tillgänglig, attraktiv och synlig för olika individers och gruppers behov i samhället.

På kulturskolan arbetar idag ungefär 95 pedagoger samt 5 personer inom ledning och 4 personer inom administration.

1.1.3 Nuläge administrativt stöd

För närvarande består kulturskolans administrativa stöd av systemet IST Musik & Kultur samt Hypernet.

1.1.4 Beskrivning och omfattning av uppdrag

Malmö Kulturskola är i behov av ett administrativt stöd som lever upp till dagens krav på effektivitet, digitalt arbetsätt, responsivitet och flexibilitet, kommunikation och pedagogisk plattform. För att kunna utveckla kärnverksamheten behövs ett välfungerande, molnbaserat, digitalt verktyg som stödjer följande funktioner (verksamhetens stödprocesser):

[2.1.1] Anmälningsprocessen

[2.1.2] Antagningsprocessen

[2.1.3] Kursplanering (både löpande utbildningar, återkommande kurser och fristående kurser/workshops)

[2.1.4] Extern kommunikation (kommunikation mellan kulturskola och vårdnadshavare och elev)

Pedagogisk plattform

[2.1.4] Intern kommunikation/information (all data på samma plats)

[2.1.5] Tjänsteplanering pedagoger

[2.1.6] Schemaplanering

[2.1.7] Lokalplanering

[2.1.8] Arrangemangsplanering, konserter, utställningar, föreställningar m.m.

[2.1.9] Frånvarohantering av elever

[2.1.10] Statistik

[2.1.11] Fakturering

[2.1.12] Resurshantering (instrumentuthyrning, inventarieförteckning, notbibliotek mm)

[2.1.13] Generella funktioner

Alla dessa processer går hand i hand och det är därför viktigt att allt kan hanteras i ett och samma system och på olika digitala enheter såsom datorer, surfplattor och mobiltelefoner.

1.1.5Avtalsperiod

Avtalstid är 38 månader med möjlighet till förlängning. De två första månaderna är tänkta som en implementeringsfas och eventuell emigrering från befintligt system.

Avtalsstart beräknas vara 2020-11-01.

Avtalsperioden är 2020-11-01 -- 2023-12-31 med möjlighet till förlängning till 2024-12-31. Eventuell förlängning av avtalet meddelas senast 6 månader i förväg.

Vid avtalsperiodens slut upphör avtalet att gälla utan föregående uppsägning.

1.1.6Bilagor

Bilaga 1: Elevadministrativt system

Bilaga 2: IT kravbibliotek

Bilaga 3: Prisbilaga

Bilaga 4: PUB-avtal

1.2Kvalificering

1.2.1Uteslutningsgrunder

Leverantören ska vara registrerad för F-skattsedel.

Av 13 kap. 1–2 § i LOU framgår när en leverantör ska uteslutas. Av 13 kap. 3§ framgår när en leverantör får uteslutas. Inga av de omständigheter som räknas upp i dessa bestämmelser får föreligga vare sig för anbudsgivare eller för någon underleverantör.

För att säkerställa att en uteslutningsgrund inte föreligger samt att krav på F-skattsedel är uppfyllt kan beställaren komma att inhämta uppgifter från UC, Skatteverket eller annat kontrollorgan.

1.2.2Juridisk ställning

Anbudsgivaren ska vara registrerad i ett aktiebolags-, handels- eller föreningsregister eller motsvarande register som förs i den stat där anbudsgivarens verksamhet är etablerad.

1.2.3Ska-krav

Genom inlämnande av anbud anser Malmö stad att anbudsgivaren har besvarat samtliga ska-krav med JA – att dessa uppfylls.

Om det under granskning av anbud tydligt framkommer att något ska-krav inte uppfylls kan Malmö stad utesluta anbudsgivaren och anbudet.

Malmö stad kan även komma att kontrollera att samtliga ska-krav är uppfyllda genom att begära en demo av vinnande anbud.

2Kravspecifikation

Nedan listas de krav som ställs på systemet. För att underlätta inlämnande av offert finns samtliga krav även i Bilaga 1 som Excelldokument. Observera att Bilaga 2 (IT kravbibliotek) också ska besvaras. Prisbilagan (Bilaga 3) finns också separat och ska fyllas i.

2.1Administrativa krav

2.1.1Anmälningsprocessen

Ja

Nej

Ev. kommentar

Anmälningar ska kunna göras av vårdnadshavare/sökande på webben och administreras direkt i det administrativa systemet.

Det ska vara möjligt för verksamheten/administratören att manuellt registrera en anmälan i systemet.

Systemet ska stödja anmälan av person med skyddat identitet.

Det ska vara möjligt för administratör att manuellt administrera elever utan fullständigt personnummer.

Administratör ska kunna lägga till anpassade texter, hjälptexter och diverse egna frågor, som vårdnadshavaren ska besvara vid anmälan.

Det ska vara möjligt för vårdnadshavare att från webben skicka en uppsägning direkt in i systemet.

Vid uppsägning av plats bör rätt lärare och administrationen automatiskt kunna få en notifiering. 

Information om vad den enskilde utbildningen/kursen kostar och vad den samlade terminsavgiften för en sökande/familj blir, bör kunna läggas in så att sökande får denna information redan vid anmälan eller alternativt med anmälningsbekräftelsen.

Anmälan ska innehålla följande information:

•       Elevens och vårdnadshavarens personuppgifter: Personnummer, namn, folkbokföringsadress, mobilnummer och e-postadress

•       Ämnesområde, kurs: anmälan avser (t ex sång och musik, teater, konst osv samt inriktning)

•       Barnets skola och årskurs

•       Samtycke till att förekomma på bild m.m. enligt GDPR.

•       Registrera personer som inte är vårdnadshavare som räkningsmottagare

•       Övrig information (fritext om t.ex. särskilda önskemål, förkunskaper)

Det bör vara möjligt att, utöver den vårdnadshavare som anmäler, registrera flera vårdnadshavare och/eller kontaktpersoner för att kunna meddela dessa.

Efter registrerad anmälan ska bekräftelse skickas till vårdnadshavare via systemet via e-post och/eller sms.

Efter registrerad anmälan bör även annan vårdnadshavare/kontaktperson få en bekräftelse via systemet, oavsett vem som gjort anmälan.

Sökande ska per automatik placeras i kö utifrån ansökningsdatum och tid.

Administratör ska notifieras om nyinkomna anmälningar.

Det ska finnas en funktion för återanmälan. Till exempel: Man vill fortsätta gå på teaterkurs och behöver därför inte upprepa hela ansökningsprocessen utan kan bekräfta sin återanmälan med ett klick och samtidigt bekräfta/uppdatera sina kontaktuppgifter.

Efter registrerad återanmälan ska bekräftelse skickas till vårdnadshavare via systemet via e-post och/eller sms.

Det ska på samma sätt vara enkelt att, på begäran, bekräfta sin plats i kön och för administratör att ta bort de som inte vill stå i kö längre.

Efter registrerad bekräftelse av köplats ska bekräftelse skickas till vårdnadshavare via systemet via e-post och/eller sms.

2.1.2Antagningsprocessen

Ja

Nej

Ev. kommentar

Det ska vara möjligt för administratör att hantera kön manuellt. 

Till exempel: Ändra ansökningsdatum eller välja att anta en elev utan hänsyn till köplats.

Administratören bör manuellt kunna förtursmarkera elever i kön.

Det ska vara möjligt för en ansökan att ha olika status i systemet, t.ex. anmäld, erbjuden plats, antagen och slutat.

Administratören ska kunna se köstatus, lediga platser och eventuella förtursmarkeringar.

När eleven tilldelas plats på en kurs ska en bekräftelse med antagningsinformation skickas till vårdnadshavaren/eleven per automatik.

Det ska gå att koppla ett hyrinstrument till en elev.

Det ska finnas möjlighet för personal att göra manuella fritextnoteringar för varje elev.

Alla personuppgifter ska kunna hanteras manuellt i systemet.

Sökning mot folkbokföringsregistret bör manuellt kunna ske på följande parametrar. Det ska även vara möjligt att söka på delar av uppgifterna:

•       Personnummer

•       Förnamn

•       Efternamn

•       Gatuadress och/eller postnr. 

Vårdnadshavare till en registrerad elev ska visas i systemet. Även syskon bör kunna visas på varje elevkort (för eventuell syskonrabatt).

2.1.3Kursplanering

Ja

Nej

Ev. kommentar

Det ska vara möjligt att planera Kulturskolans utbud i systemet innan utbudet görs offentligt.

Det ska gå att skapa olika avgifter för olika kurser/resurser i systemet.

Flera lärare ska kunna kopplas till samma kurs.

Det ska vara möjligt att flytta flera elever och hela grupper mellan lärare.

2.1.4Kommunikation

Ja

Nej

Ev. kommentar

Elever och/eller vårdnadshavare samt lärare ska kunna kontaktas direkt från systemet via e-post eller SMS. Grupper ska kunna skapas i systemet för utskick.

Det bör vara möjligt att skicka svarbara sms.

Meddelanden som skickas i systemet ska sparas och vara spårbara i en logg.

Elevgrupper som är kopplade till samma undervisningstillfälle ska med automatik kunna grupperas och samtidigt kunna nås genom ett gemensamt e-post- eller sms-utskick.

Det bör vara möjligt att gruppera elever utifrån postnummer, skola, instrument eller andra parametrar för utskick.

All kommunikation ska kunna gå till minst två olika vårdnadshavare samt elev.

Systemet bör ha stöd för informationsutbyte online mellan elev/vårdnadshavare-pedagog, t.ex. genom fildelning och/eller länkdelning. Det kan gälla bild-, ljud-, video- eller textdokument.

Systemet bör ha stöd för videosamtal.

Systemet bör ha stöd så att pedagoger kan göra manuella noteringar per elev och/eller undervisningstillfälle.

2.1.5Tjänsteplanering

Ja

Nej

Ev. kommentar

Systemet ska stödja tjänsteplanering av pedagogernas arbetstid.

Malmö kulturskolas tjänsteplanering är för närvarande baserat på en årsarbetstid i timmar som procentuellt fördelar sig på 

•       Elev-/undervisningstid på regelbunden basis, t ex varje vecka: Utbildningar och kurser 

•       Elevtid som sker på oregelbunden basis: Projektbaserat tid, skolprogram, workshops

Övrig tid: Planering, mötestid, kompetensutveckling med mera.

Beskriv hur tjänsterna kan planeras och eventuellt ändras i systemet.

2.1.6Schemaläggning

Ja

Nej

Ev. kommentar

Schemaläggningsfunktion ska finnas

Det bör finnas möjlighet att koppla schemaläggningen till tjänsteplaneringen

Systemet ska kunna koppla ihop olika parametrar kring schema.

•       Lokal: Namn på lokalen

•       Resurs (till exempel: extra utrustning, hyrinstrument mm)

•       Ämne eller aktivitet: Namn på ämnet/aktiviteten

•       Lektion: Namn på lektionen

•       Lärare: Förnamn, efternamn (och ev. system-id)

•       Elev/elever: Förnamn, efternamn, persnr, kontaktinfo/mobnr

•       Grupper av elever ska kunna skapas

•       Datum: åååå-mm-dd

•     Tid: klockslag hh:mm, fr o m – t o m

Pedagog/elev/elevgrupp/resurs ska kunna kopplas till en planerad aktivitet.

Elever/grupper/pedagoger som ska schemaläggas ska kunna hämtas från systemet.

Det bör finnas möjlighet att skicka pushnotiser via systemet. T ex som påminnelse inför konserter samt andra schemalagda och inte schemalagda aktiviter

Schemaläggningsfunktionen ska vara webbaserad.

Schemaläggningsfunktionen ska vara åtkomlig och kunna hanteras via mobila gränssnitt.

2.1.7Lokalplanering

Ja

Nej

Ev. kommentar

Systemet bör ha en egen lokal- och salsplaneringsdel som lätt kopplas ihop med och används i schemaläggningen

2.1.8Arrangemangsplanering

Ja

Nej

Ev. kommentar

Det bör finnas stöd för schemaläggning och planering av större projekt/produktioner/arrangemang av olika slag.

2.1.9Närvaro-/Frånvarorapportering

Ja

Nej

Ev. kommentar

Närvaro/frånvaro-rapportering av elever ska kunna hanteras via ett webbaserat och mobilt gränssnitt av både pedagoger och administratörer.

Det ska gå att ta ut närvaro/frånvarorapporter med uppgifter om bl.a.

•       ansvarig lärare

•       aktiviteten/lektionen

•       datum och tid för lektionen

•       ämne- elev/elever 

•       orsak (kod) till frånvaro/inställd lektion.

Rapporten bör kunna användas som underlag för fakturering.

Det bör vara möjligt att automatiskt skicka mail/sms till vårdnadshavare när lärare registrerar oanmäld frånvaro

2.1.10Statistik/rapporter

Ja

Nej

Ev. kommentar

Det ska finnas standardmallar för att ta ut statistik.

Det ska vara möjligt att skapa egna mallar och frågor för statistiska rapporter utifrån uppgifter i systemet.

2.1.11Fakturaunderlag och fakturering

Ja

Nej

Ev. kommentar

När eleven kopplas till Kulturskolan (genom att bli antagen) ska vårdnadshavaren som gjorde anmälan samtidigt anges som räkningsmottagare.

Uppgift om räkningsmottagare ska alltid kunna ändras manuellt.

Fakturaunderlaget ska innehålla uppgifter om elevens förnamn, efternamn, namn på aktivitet och pris, eventuellt kostnad för hyra av instrument samt uppgifter om räkningsmottagarens namn och adress.

Fakturering bör kunna ske löpande så snart en elev har en första närvaroregistrering.

Det ska gå att skapa verksamhetsregler för fakturering, t.ex. syskonrabatt.

2.1.12Resurshantering (instrumentuthyrning, notbibliotek mm)

Ja

Nej

Ev. kommentar

Det ska finnas ett inventarieregister för hyrinstrument.

Det bör finnas möjlighet för fritextnoteringar i inventarieregistret.

Poster i inventarieregistret ska kunna kopplas till individuella elever och/eller pedagoger.

Det ska finnas ett register för övriga inventarier, exempelvis musikinstrument som inte hyrs ut.

Det bör finnas stöd för ett register över notböcker och annat tryckt material.

Det ska vara möjligt att få fram en lista på avslutade elever som har hyrinstrument kvar.

2.1.13Arkivering och gallring

Ja

Nej

Ev. kommentar

Det ska finnas en funktion för arkivuttag, dvs en exportfunktion av data, i systemet.

Det bör vara möjligt att markera poster (personuppgifter, ärenden och handlingar) för gallring.

Det bör vid registrering av ärenden och handlingar vara möjligt att ange datum för gallring.

Gallring av loggar ska kunna styras baserat på berörd informationsmängd och typ av logginformation.

Vid gallring av information i systemet så ska även tillhörande logginformation kunna gallras automatiskt.

Leverantören ska vid leverans tillhandahålla en klar och tydlig dokumentation över hur gallringsfunktionen och arkiveringsfunktionen fungerar.

2.1.14Generella funktioner

Ja

Nej

Ev. kommentar

Det ska vara möjligt att söka på och visa uppgifter i systemet om:

•       Personal: personnummer, förnamn, efternamn, kontaktinfo

•       Elev: Persnr, Förnamn, Efternamn, kontaktinfo

•       Registrerad räkningsmottagare: Persnr, Förnamn, Efternamn, kontaktinfo

•       Utbildning/kurs mm: Namn på utbildning/kurs mm

•       Elevgrupper: Visa grupp med elever kopplade till respektive kurs

•       Lokal: Namn på lokalen, visa aktuella lektioner

•       Hyrinstrument

•       Eventuella övriga resurser

2.2Support och Service

2.2.1Support

Ja

Nej

Ev. kommentar

Supporten ska vara tillgänglig under kontorstid, minst kl 8-17 vardagar.

Beskriv de tider som supporten är tillgänglig.

Verksamheten ska kunna kontakta supporten via telefon, mejl och eventuellt chatt.

Supporten ska förstå det svenska språket samt kunna kommunicera så att mottagaren kan tillgodogöra sig svaret.

Det bör finnas olika nivåer när det gäller angelägenhetsgraden av support, t.ex. normal, hög och kritisk. Om ja, beskriv dessa nivåer och åtgärdstiden som gäller för de olika nivåerna.

2.2.2Service

Ja

Nej

Ev. kommentar

Systemet får inte ha mer än 48 timmar oplanerad nertid vid ett och samma tillfälle

Systemet ska vara tillgängligt och fullt fungerande minst 98% av året.

2.3IT-mässiga krav

I bilaga 2 IT kravbibliotek återfinns tekniska ska-krav och bör-krav för systemet.

Alla ska-krav anses besvarade med JA vid inskickat anbud.

Alla bör-krav ska besvaras med ”Ja” eller ”Nej”. Besvarad bilaga ska ingå som bilaga till anbudet.

3Pris

Dessa återfinns även i bilaga 3 Prisbilaga

Ange engångskostnad för systemet.

Ange kostnad

Ange årlig kostnad.

Ange kostnad

Ange kostnad för SMS (ange om det är per SMS eller klumpsumma)

Ange kostnad

Ange kostnad för integration mot BankID.

Ange kostnad

Ingår införandet i engångskostnaden?

Ja/Nej

Om nej, ange hur många timmar som beräknas för att genomföra införandet.

Ange antal timmar

Ange kostnad för detta arbete per timme.

Ange kostnad per timme

Ingår konverteringen av elevdata och kurser, utbildningar samt instrumentregister i engångskostnaden?

Ja/Nej

Om nej, ange hur många timmar som beräknas för konvertering.

Ange antal timmar

Ange kostnad för detta arbete per timme.

Ange kostnad

Ingår någon utbildning i engångskostnaden?

Ja/Nej

Ange kostnad för utbildning per timme.

Ange kostnad per timme

Finns ”e-learning”?

Ja/Nej

Hur ofta sker uppdateringar av systemet?

Skriv utförligt svar

Ingår uppdateringarna i den årliga kostnaden?

Ja/Nej

Om nej, ange kostnad per uppdatering.

Ange kostnad

Utifrån ovan angivna parametrar, var vänlig ange priset som totalpris för en avtalsperiod om 36 månader

Ange totalsumma

4Upphandlingsföreskrifter

Denna upphandling genomförs i enlighet med lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) som en direktupphandling.

Det utgår ingen ersättning från myndigheten till offertlämnare som väljer att delta i direktupphandlingen.

4.1Elektroniskt offertsvar

Offert lämnas elektroniskt genom www.visma.se/upphandlingsverktyg/lamna-anbud/.

Support för hantering av upphandlingssystemet i vilket den elektroniska offerten lämnas ges av Visma. Använd i första hand funktionen via länken ovan och klicka på ”TendSign Support”.

Användandet av upphandlingssystemet är kostnadsfritt för offertlämnare.

Sista dag för inlämnande av anbud är 2020-09-06.

4.2Frågor och kompletterande information

Frågor gällande upphandlingen bör ställas via upphandlingsverktyget.

Sista dag för frågor är 2020-09-02.

Om en fråga inkommer delges frågan och svaret till samtliga leverantörer via upphandlingsverktyget.

4.3Anbudets giltighetstid

Anbudet ska vara giltigt sextio (60) dagar efter sista anbudsdag.

4.4Komplettering och förtydliganden av anbud

Uppenbara felskrivningar, felräkningar eller något annat uppenbart fel i anbudet får rättas om Malmö stad så begär.

Malmö stad kan begära att anbudet förtydligas om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Det kan innebära att uppgifter begärs för att s.k. nollställning ska kunna göras. Det innebär att anbuden behandlas så att de blir jämförbara.

4.5Avbrytande av upphandling

Malmö stad förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen om omständigheter inträffar som väsentligen påverkar eller förändrar förutsättningarna för upphandlingens fullföljande.

Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas om detta.

4.6Sekretess

Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) kan ge skydd åt enskild som ingått avtal med en myndighet enligt 31 kap. 16 §, offentlighets och sekretesslagen.

Denna sekretess gäller under förutsättning att det av särskild anledning kan befaras att ett offentliggörande kan medföra ekonomisk skada för anbudsgivaren.

Inkomna anbud är allmän handling. Anbudsgivaren ska i anbudet ange om någon del i anbudet omfattas av sekretess.

Anbudsgivaren ska i sådana fall:

I sitt anbud skriftligen begära att sekretess yrkas.

Ange specifikt vilken/vilka uppgifter som ska gälla som skyddsvärt (normalt hålls inte ett helt anbud hemligt).

Ange vilken skada denne skulle lida om uppgifterna röjs.

Yrkandet prövas av Malmö stad om någon begär att få ta del av handlingarna efter att tilldelningsbeslut skickats ut. I de fall som anbudsgivaren ej anger något, kommer Malmö stad att tolka det som att anbudsgivaren ej anser att någon information i anbudet omfattas av sekretess.

Observera att ett angivande av att delar av anbudet ska omfattas av sekretess i sig inte innebär att det kommer att omfattas av sekretess. Malmö stad kommer att i varje enskilt fall och vid varje förfrågan göra en prövning av om specifik uppgift omfattas av sekretess.

I det fall sekretess bedöms gälla för en uppgift i eget anbud kommer övriga anbuds motsvarande uppgifter att behandlas likvärdigt.

4.7Anbudets innehåll

Följande uppgifter ska anges i anbud:

Företagsnamn, Organisationsnummer, adress, telefonnummer och webbplats.

Kontaktperson med e-postadress och telefonnummer.

Besvarad bilaga 1 Elevadministrativt system

Besvarad bilaga 2 IT kravbibliotek

Besvarad bilaga 3 Prisbilaga

Beskrivning/intyg/manual/dokumentation avseende produkt, systemfunktioner och användargränssnitt ska bifogas eller hänvisning till hemsida/länk för nedladdning av dokument innehållande motsvarande information.

Leveranstid för hela uppdraget.

4.8Grund för tilldelning av kontrakt

Den offert som i förhållande till priset bäst uppfyller kraven i kravspecifikationen kommer att antas som leverantör. En (1) leverantör kommer att antas.

Om två eller flera anbud har samma beräknat totalpris kommer Malmö stad tillämpa lottning.

4.9Tilldelningsbeslut

Efter avslutad utvärdering av anbud fattas ett tilldelningsbeslut som visar resultatet av upphandlingen. Meddelande om tilldelningsbeslutet skickas ut via upphandlingsverktyget till samtliga ramavtalsleverantörer.

Tilldelningsbeslut utgör ingen accept. I denna upphandling använder sig Malmö Stad av en frivillig avtalsspärr om 10 dagar, det vill säga att vi inte kommer ingå avtal tidigare än 10 dagar efter utskickat tilldelningsbeslut.

Civilrättsligt bindande avtal föreligger när ett upphandlingskontrakt, i två exemplar, har undertecknats av behöriga företrädare för båda parter.

4.10Avtalstecknande

Skriftligt avtal kommer att tecknas med den leverantör vars anbud antas.

Avtal, med villkor för avtalstiden, tillsammans med anbudsförfrågan och anbud kommer att bilda underlag för avtal.

För att leverantören med det vinnande anbudet ska kunna accepteras som leverantör till Malmö stad måste leverantören godkänna och underteckna Malmö stads avtal för personuppgiftsbiträde (bilaga 4 PUB-avtal).

Antagen leverantör skall även godkännas av Malmö stad som Malmö stads Personuppgiftsbiträde för att kunna verka som leverantör till Malmö stad.