Höghöjdsstädning

Direktupphandling lokalvård

Lindesbergs kommun inbjuder er att lämna anbud avseende direktupphandling av Höghöjdsstädning.

Förfrågningsunderlaget består av detta dokument samt bifogad Prisbilaga.

Vi ser fram emot ert anbud!

Upphandlingsförfarande

Upphandlingen genomförs som en direktupphandling enligt LOU 2016:1145.

Volymer

Frekvensen på städningen varierar mellan de olika objekten och påverkas bland annat av kommunens ekonomi. Beställaren kan komma att avropa en eller flera tjänster samtidigt, uppdraget omfattar mestadels planerade uppdrag. Arbetena planeras av beställaren tillsammans med verksamheterna och leverantören.Beställaren kan inte lämna några volymgarantier.

Tidigare volymer har varit ca 150 000kr per år. 

Upphandlingsobjekt

Uppdraget omfattar lokaler i Lindesberg, såsom gymnastiksalar, matsalar, bibliotek, samlingssalar, trapphus och andra utrymmen där det är högt i tak och där ordinarie personal inte når. Även kök ingår i uppdraget. Återkoppling efter genomfört uppdrag ska ske genom före-och efterbilder. Städning genomförs normalt varje, vartannat eller vart tredje år, beroende på vilket objekt som avses. Frekvensen påverkas av politiska beslut. Ändrade förutsättningar kan innebära att delar av eller hela uppdraget tas bort. Det kan också tillkomma objekt under avtalstiden. 

Allmänt utförande

Städningen genomförs i tomma lokaler, där verksamhet inte pågår under genomförande. Förskolor och skolor städas när barn och elever inte vistas i lokalerna, såsom stängningsdagar eller lov. Köken kan städas sen eftermiddag/kvällstid, helger eller stängningsdagar. Planering av arbetena ska ske på ett sådant sätt att verksamheterna hinner utrymma lokalerna eller frigöra ytor innan städning. Ansvariga hos beställaren tar kontakt med leverantören inför avrop. För att kunna komma in i lokalerna kan leverantören behöva ha kontakt med verksamheterna.

Höghöjdstädningen omfattar samtliga anvisade ytor över höjden 180 cm, förutom i kök där städningen normalt sett ska ske från golv till tak, samtliga ytor. (I vissa lokaler kan beställarens egna anställda nå högre än 180 cm genom dammvippa med teleskopskaft, men detta kommer i så fall att informeras om vid uppdrags-planeringen.) Leverantören, ska utföra uppdraget enligt samtliga villkor i underlaget. Arbetet ska utföras på ett sådant sätt att kvalitetsnivån uppnås.

Objekten

Lokaler som ska städas över 1.80 meter är framför allt gymnastiksalar, samlingssalar, matsalar, korridorer, trapphus, och slöjdsalar. Även andra lokaler kan förekomma. Köken i alla kommunerna ska normalt städas från golv till tak. Dessa varierar dock i utförande och städningen måste anpassas efter respektive objekt och efter överenskommelse. Allt (väggar, tak, fönsternischer, lampor och övriga utskjutande delar) ska rengöras.

Gymnastiksalar:

Gymnastiksalar rengöres över 1.80 meter (kan vara cirka 5-7 meters takhöjd) Fönsterbleck/fönstersmyg Lampor Bommar Ribbstolar Ventilationsrör och galler Hyllor Ovanpå högtalare och skåp Övriga anvisade ytor över 1.80 meter dit ordinarie lokalvårdare inte når.

Klassrum, slöjdsalar, korridorer och matsalar

Klassrum, slöjdsalar, korridorer och matsalar: rengöres över 1.80 meter (kan vara cirka 2-3 meters takhöjd) Lampor Ventilationsrör och galler Fönsterbleck/fönstersmyg Utskjutande delar exempelvis snedtak Hyllor Ovanpå skåp Övriga anvisade ytor över 1.80 meter dit ordinarie lokalvårdare inte når.

Trapphus:

Trapphus rengöres över 1.80 meter (varierande takhöjd) Lampor Lister Räcken Övriga ytor Övriga anvisade ytor över 1.80 meter dit ordinarie lokalvårdare inte når 

Kök

Köken ska städas när ingen verksamhet pågår. Planeringen ska vara så god att verksamheten hinner plocka undan livsmedel före städning. Städning kan komma att ske på obekväm arbetstid.

Köken är föremål för städning från golv till tak, alltså en mix av höghöjdsstädning och ordinär städning. Undantag förekommer där kökspersonalen själva städar upp till en viss nivå. Viktigt för köken är att ta hänsyn till hygienkrav för att livsmedel hanteras i lokalerna. Exempelvis ska rengöringsmedel vara anpassat för att inte påverka matvarorna. Köken finns på t.ex. förskolor, skolor, äldrevård och centralkök och kan variera i material och utformning.

Vid städning i kök ska skyddskläder användas - rock, skoskydd och mössa.

Dessa finns på plats och behöver inte tas med av leverantören.

Kök: rengöres från golv till tak

Ventilationsrör och galler

Utsugshuvar till fläktsystem

Fläktar ska rengöras

Lampor

Väggar

Hyllor Ovanpå skåp.

Kemikalier

Leverantören ska sträva efter att använda så miljövänliga rengöringsmedel som möjligt för respektive moment. Redovisning av rengöringsmedel som kommer att användas vid avtalsstart ska ske nedan. Om ersättningsprodukter införs under avtalstiden ska beställaren informeras om dessa.

Ange i bilaga vilka rengöringsmedel som kommer att användas under avtalstiden.

Återställning

Efter genomfört arbetet ska utrustning och redskap tas bort och utföraren ska säkerställa att eventuell nedsmutsning av andra ytor blir så minimal som möjligt genom att täcka med skyddsplast eller liknande. Efter utförd städning ska en grovrengöring av golven göras för att undvika att damm och smuts från hög höjd ligger kvar. Lokalen ska lämnas ren och snygg. Ingen städutrustning får lämnas kvar. 

Städfrekvens 

Tidigare års frekvens av höghöjdsstädning.

Varje år: Förskolors kök och övriga kök

Varannat år: Matsalar, Trapphus, Klassrum, Korridorer, Slöjdsalar

Vart tredje år: Gymnastiksalar, Idrottshallar, Aulor 

Maskiner, redskap, förbrukningsmaterial m.m.

Redskap som beställaren bedömer kan vara användbara vid utförande av uppdraget är: Höghöjdsstädning från golvet med nyare teknik, kamera etc / Ställningar Stegar 3-4 m, flyttbara Dammsugare, typ ryggdammsugare för att undvika nedfallande damm i så stor utsträckning som möjligt. Samtliga kringkostnader såsom, teknisk utrustning, personlig utrustning till utföraren ska ingå i leverantörens ersättning för uppdraget. Inget material får lämnas kvar efter genomförd städning.

Skylift accepteras ej pga begränsad framkomlighet. 

Vi accepterar att man införskaffar lämplig utrustning inför avtalsstart 1/8-2024, meddela oss under anbudstiden.

Kvalitetsäkring/signering

Leverantören ska säkra kvaliteten genom tidigare nämnt system för kvalitets-, miljö-, trafiksäkerhet- och arbetsmiljö. I kvalitetskontrollen ska dokumentation av arbetet ske med "före- och efter- bilder".

Dessa ska digitalt sändas till beställaren omedelbart efter genomfört uppdrag per objekt. Detta för att beställaren ska kunna godkänna arbetet. Arbetet ska signeras av ansvarig hos beställaren. Ej godkänt arbete innebär att fakturering ej kan ske.

Om man inte kan fotografera/filma pga svår åtkomst ska detta kommuniceras med ansvarig kontaktperson i Lindesbergs kommun.

Logotype:

Leverantören ska under uppdragen ha synlig logotype på klädsel och fordon.

Tillgänglighet

Leverantören ska kunna nås vardagar mellan kl. 07:00 - 16:30. Kommunikation ska kunna ske via telefon och mail.

Leverantörens beskrivning av utförande av tjänsten:

Beskriv nedan hur tjänsten avses att utföras, organisation, bemanning, utrustning, genomförande, återkoppling med mera i en egen bilaga.

Avtalsperiod:

from 2024-08-01- 2026-07-31 med möjlighet till förlängning 1+1 år. Avtalet förlängs därefter med ett år i taget om inte avtalet sägs upp senast tre månader före avtalstidens utgång. 

Krav på leverantören 

Anbudsgivaren ska vara fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter, inneha F-skattsedel, vara registrerad som arbetsgivare (om det finns anställda), samt vara registrerad för moms. Redovisning ska lämnas på begäran.

Anbudsgivarens finansiella och ekonomiska ställning ska vara tillräcklig för att säkerställa en rimlig sannolikhet för uppdragets fullgörande. Detta anses vara säkerställt då anbudsgivaren uppnår nivån motsvarande Kreditvärdig (40) hos CreditSafe i Sverige AB.

Anbudsgivaren ska styrka motsvarande finansiella och ekonomiska ställning genom intyg från CreditSafe, annat kreditinstitut, eller annan redovisning Lindesbergs kommun bedömer som likvärdig. Uppgifterna får inte vara äldre än två månader räknat från sista anbudsdag. 

Pris

Pris anges i prisbilagan. Pris anges exklusive moms, resor och restid till respektive uppdragsställe samt erforderlig städutrustning inklusive städkem ska ingå i angivna priser.

Pris ska anges per m² 

Utvärdering

Tilldelning av avtal kommer att ske till den leverantör vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga för myndigheten. Beställaren kommer att anta anbudet med lägst pris.

Samtliga obligatoriska krav ska vara uppfyllda. Om ett obligatoriskt krav inte uppfylls, måste anbudet förkastas.

Kontraktet tilldelas den Anbudsgivare som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.

Anbudets form:

Anbud ska lämnas via Mercell Direktupphandling. Eventuella frågor och svar hanteras via Mercell Direktupphandling. 

Sekretess:

Om anbudsgivaren anser att delar av anbudet bör sekretessbeläggas ankommer det därför på anbudsgivaren att ange vilka anbudsuppgifter det gäller samt grund för att sekretessbelägga uppgifterna.

Bilagor som ska bifogas av anbudsgivare: 

Prisbilaga 

Bifogad bilaga av leverantören för punkt " Bifoga namngivna personer som är tänkta att arbeta med uppdraget samt även erfarenhets-och uppdragsförteckning." 

Bifogad bilaga av leverantören för punkt "Leverantörens beskrivning av utförande av tjänsten"

Bifogad bilaga av leverantörer kring vilka kemikalier som ska användas under uppdraget.