Projektledarutbildning

Behovsbeskrivning
1. Beskrivning
1.2 Projektledarutbildning


Upphandlingen avser Projektledarutbildning för anställda i Karlskrona kommun.



Innehållet i utbildningen ska fördelas på 3 dagar projektmetodik och 2 dagar ledarskap. Utbildningen skall starta senast under september månad 2017.



Anbudsgivaren ska i anbudet redovisa Schemainnehåll och tydligt upplägg på alla fem dagarna.

Anbudet ska gälla option på ytterligare en utbildningsomgång.



Karlskrona kommun förbehåller sig rätten att utan ersättning till anbudsgivaren ställa in utbildningen om antalet anmälda deltagare understiger 15 personer.



Leverantören ska tillhandahålla projektexempel. Dock ska Karlskrona kommuns projektmodell användas under utbildningen. Eventuellt ska deltagarna kunna använda egna befintliga/pågående projekt. Dessa projekt ska man kunna arbeta med under hela utbildningstiden. Beställaren kommer i förekommande fall att informera leverantören om eventuella projekt som ska användas i utbildningen.





Modell: Karlskrona kommun tillhandahåller en projektmodell inklusive mallar som ska användas som en del i utbildningen, se bilaga.





Metod: Föreläsningen ska varvas med teori, reflektion och praktiska övningar. Pedagogiken ska präglas av delaktighet och grunda sig på vetenskaplighet och beprövad erfarenhet.

Utbildningen ska ge deltagarna konkreta tips, praktiska verktyg, mallar och dokumentation för att arbeta med projekt.





1.2.1 Projektet/utbildningen ska beröra följande delar:

Som effektiv projektledare ska du samordna knappa resurser, hantera snäva tidsfrister, bemöta förändringar under hela projektet och få teamet att prestera optimalt.

Tydliggöra resursfrågan; alla projektdeltagarna måste vara medvetna om vilken tid de kommer behöva lägga på projektet och att tid måste tas från annat i verksamheten.



- Konsten att lyckas i projekt

- Omvandla WBS till en arbetsordning - brainstorma fram work breakdown structure

- Gantschema och detaljplanering

- Kommunikationsplan externt och internt

- Grundläggande terminologi för att visa på hur viktigt det är att alla talar samma språk inom en organisation.

- Riskanalys

- Betona avgränsningar som gäller för varje projekt

- Ekonomi

- Elektroniska planeringsverktyg

- Karlskrona kommuns egen Projektmodell, med mallar



Projektmodellens olika delar (faser, roller, aktiviteter, dokument och beslutspunkter)

- Formulera syfte och mål för ett projekt

- Att göra en projektplan och en struktur

- Se skillnad mellan övergripande mål och projektmål

- Etappmål och deadlines

- Planering och uppföljning

- Omvärlden styr oss

- Vårt behov av att tänka nytt och annorlunda!



Projektledaren – nyckelpersonen

- Ledarskap

- Projektledaren och makt

- Projektledarens låga status

- Projektledarens arbetsvillkor

- Framgångfaktorer i denna fas, vanliga fel

- Delegering



Team, gruppdynamik och ledarskap

- Jag som ledare

- Grupputveckling, gruppdynamik och situationsanpassat ledarskap enligt FIRO/Susann Weelan

- Kommunikation och konflikter

- Effektiva gruppen

- Erfarenhetsutbyte/redovisning

- Min egen handlingsplan

- Bygga upp ansvarstagande, motivation och engagemang i hela teamet och skapa ”vi anda”

- Gruppens betydelse för resultatet, trivsel, drivkraft och idéspruta

- Utse projektgrupp



Projektdeltagarna

- Gruppens sammansättning

- Vad händer när en grupp träffas första gången

- Roller och personligheter

- Utveckling av teamet



Avsluta projektet på ett framgångsrikt sätt!

- Hur ett projekt ska avslutas

- Rapportskrivning

- Presentation av utvärderingsresultat

- Att överlämna och avsluta projektet

- Implementering



Kravspecifikation



Utbildning

Samtliga utbildare inkl ersättare skall [1] ha dokumenterad högskoleutbildning eller motsvarande omfattande minst 60 poäng.

Anbudsgivaren skall [1] ange en huvudansvarig utbildare samt ange en ersättare, i de fall huvudansvarige får förhinder. Anbudsgivaren skall [1] i anbudet bifoga intyg/bevis på utbildning både på den huvudansvarige och ersättaren.



Erfarenhet

Anbudsgivaren skall ha genomfört minst sju utbildningar i projektledning under de senaste tre åren (2014 - 2017)

Utbildningarna skall [2] ha hållits av utbildaren.

Samtliga utbildare skall [2] själva ha genomfört utbildningar inom området projektkunskap/projektledarutbildning/ledarskap.

Samtliga utbildare skall [2] i anbudet redovisa minst tre stycken uppdrag från de senaste tre åren av genomförda utbildningsinsatser där huvudinnehållet har varit projektledarutbildning.

Anbudsgivaren skall [2] lämna dokument som styrker utbildningarna i anbudet

Anbudsgivaren skall [2] i anbudet redovisa referensuppgifter med namn och telefonnummer. Upphandlande myndighet kan komma att kontakta dessa referenspersoner. Referenspersonerna ska vara vidtalade av anbudsgivaren.



Pris

Pris skall [3] anges som ett enhetligt totalpris. Samtliga kostnader och utlägg som leverantören har för uppdraget såsom exempelvis utbildningsdagar, förberedelser, planeringsmöten, samverkan vid utvärderingar, traktamente, rese- och hotellkostnader skall ingå.

Administration, kopior, kursdokumentation, material till kursdeltagarna. samt allt utbildningsmaterial som föreläsaren använder sig av under utbildningen skall [3] ingå i totalpriset. Inga andra kostnader får tillkomma.

Karlskrona kommuns projektmallar skall användas och tillhandahålls av kommunen till deltagarna under utbildningstiden.





Lokaler

Utbildningarna skall [4] hållas lokalt i utbildningslokaler som Karlskrona kommun tillhandahåller på Karlskrona KompetensCenter.



Kvalitetssäkring

Anbudsgivaren skall [5] ha rutiner för kvalitetssäkring som säkerställer att uppdraget genomförs på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls.

Anbudet skall [5] innehålla en beskrivning av dessa rutiner.



Utbildningen

Utbildningen skall (6) ge deltagarna konkreta tips, praktiska verktyg och mallar.



Bifogade dokument

Utbildarna skall [7] sätta sig in i och ta hänsyn till Karlskrona kommuns projektmallar och det personalpolitiska programmet enligt bifogade handlingar.



Schemainnehåll
Anbudsgivaren skall [8] lämna ett Schemainnehåll och tydligt upplägg på samtliga fem dagar som finns angivna under projektledarutbildningens olika delar - se avsnitt 1.2.1. Samtliga delpunkter skall finnas med och vara tydliggjorda i anbudet.





Leveranstid:

Utbildningen ska genomföras med en dag i månaden med start september 2017, när antalet deltagare uppnått minst 15 och maximalt 22 deltagare.





Kvalificeringskrav

För att anbudsgivare skall kvalificeras till utvärdering krävs att samtliga nedan ställda krav är uppfyllda.



Anbudsgivare skall intyga att det inte förekommer

Terroristbrott eller brott med anknytning till terroristverksamhet

Överträdelse av socialrättslig, miljörättslig eller arbetsrättslig art

Betydande eller upprepade brister i förhållanden till viktiga avtalsvillkor i ett tidigare, liknande avtalsförhållande

Konkurrensbegränsande samarbete mellan leverantörer

Samtliga anbud granskas genom kontroll av att de innehåller föreskrivna uppgifter och dokument samt att anbudsgivaren fullgör sina åligganden avseende skatter, sociala avgifter, F-skattsedel m.m.



Karlskrona kommun samarbetar med Skatteverket och inhämtar information på samtliga anbudsgivare samt deras eventuella underleverantörer. Vidare prövas anbudsgivarens finansiella och ekonomiska ställning samt tekniska förmåga. Anbudsgivarens ekonomiska ställning kan komma att prövas genom en rapport från ex. UC som Karlskrona kommun inhämtar. För den händelse denna kräver fortsatt utredning kommer ytterligare information att inhämtas direkt från anbudsgivaren.



Eventuella underleverantörer skall redovisas med företagsnamn och organisationsnummer.



Anbudsgivare med 25 anställda eller fler skall ha gällande jämställdhetsplan som på begäran ska levereras till beställaren.



1.3 Delbart anbud
Upphandlingen är inte delbar. Endast en leverantör kommer att antas.

1.4 Alternativa anbud
Alternativa anbud accepteras inte.

2. Upphandlingsprocessen
2.1 Att beakta för anbudslämnare
Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling.



2.2 Förtydligande och kompletteringar
Eventuella förtydligande och kompletteringar gällande denna upphandling kommer att ske i verktyget genom frågor och svar.



2.3 Kvalificeringsfasen
För att anbudsgivare ska gå vidare till utvärdering krävs att ställda kvalificeringskrav är uppfyllda.



2.4 Utvärderingsfasen
Anbudet som uppfyller ställda krav går vidare till utvärdering.



Anbudet med det lägsta priset kommer att antas.

2.5 Tilldelningsbeslut
Tilldelningsbeslut med motivering skickas via systemet till samtliga anbudsgivare.