Direktupphandling Recovery audit - momsgranskning

Behovsbeskrivning

1 Beskrivning

1.2 Upphandlingen avser

Upphandlingen omfattar analys och momsgranskning för identifiering av ej avdragen moms och ej återsökt momsersättning.

Granskningsperiod: 2017, 2018 och 2019.

Vårt behov är att analysera verksamhetens retroaktiva leverantörsbetalningar med syfte att säkerställa att nuvarande system, rutiner och redovisning uppfyller verksamhetens krav. Kontrollen omfattas av den beslutade intern kontrollplanen som är beslutad. 

1.3 Obligatoriska krav på tjänsten

Karlskrona kommun ansvarar för att tillhandahålla nödvändig data enligt leverantörens databehovslista. Karlskrona kommun ska också kunna tillhandahålla en läsbehörighet i sitt ekonomisystem om detta behövs för att genomföra uppdraget. Leverantören ska, efter att ha fått tillgång till efterfrågad information, kunna arbeta självständigt med materialet.

Vi kan för den 3-åriga granskningsperioden ta fram de filer som önskas i vårt ekonomisystem Visma Affärslösningar.

Efter genomförd analys ska leverantören leverera en rapport som ska innehålla en redovisning av de fel och brister som hittats samt förslag på hur dessa kan åtgärdas och förebyggas.

Tids- och arbetsinsats för Karlskrona kommun

Anbudsgivaren ska tydligt specificera den tids- och arbetsinsats som krävs av Karlskrona kommun, detta ska bifogas anbudet. Särskilt ska det framgå hur manuella transaktioner hanteras och vilken kompletterande information som Karlskrona kommun separat kan behöva ta fram.

Arbetsmetod

Leverantören ska kort beskriva sin tekniska utrustning och de metoder som denne använder för att säkra kvaliteten och bifoga anbudet.

Tidplan

Uppdraget ska hanteras hos skatteverket så att återsökning och återföring för aktuella perioder kan genomföras på ett korrekt sätt. Underlag för återsökning ska redovisas för Karlskrona kommun innan den överlämnas till Skatteverket. Projektet i sin helhet avslutas när ärendet är slutbehandlat hos skatteverket. Leverantören ska i anbudet beskriva sin modell och tidplan för utförande av uppdraget med hänsyn till de fasta tider som anges under kravet tider.

Utförande skatteexpert

Leverantören ska namnge, för uppdraget avsedd skatteexpert samt den person som i huvudsak ska utföra uppdraget. Skatteexpert och uppdragstagare kan vara en och samma person. Skatteexperten ska till anbudet bifoga bevis på dokumenterad vana att hantera samtliga för kommuner förekommande skattesystem.

Den skatteexpert som erbjuds ska ha erfarenhet av liknande uppdrag och redovisa två (2) kommunreferenskunder till vilka uppdrag sker eller har skett med godkänt resultat motsvarande det som efterfrågas i detta förfrågningsunderlag. Uppdragen ska ha skett under de senaste tre (3) åren, räknat från sista anbudsdag. Med motsvarande uppdrag avses uppdrag där man i liknande omfattning jobbat med affärsmoms och momsersättning i kommunkontosystemet.

Referenser anges lämpligen med uppgift om:

- Referenskund, som bör vara vidtalad

- Beskrivning av uppdrag, levererade varor/tjänster

- Period för utförande/leverans

- Kontaktperson inklusive kontaktuppgifter (namn, telefonnummer och e-postadress).

Kontaktuppgifterna ska vara kontrollerade så att de är rätt. Referensuppdragen ska avse olika uppdragsgivare.

CV/meritlista på utförande skatteexpert samt referensuppdrag enligt ovan ska bifogas anbudet.

.

Leveranstid

Granskningen ska genomföras under oktober-november 2020 och presenteras under december 2020. Presentation ska ske vid två tillfällen på plats i Karlskrona och tillsammans med en skriftlig rapport.

Pris

Pris ska anges i en procentsats som motsvarar den provision som bolaget kommer att få på återfört belopp. Inga övriga kostnader får tillkomma.

Se punkt 2.4.

Ovan krav är inte förhandlingsbara och måste uppfyllas för att anbudet ska utvärderas.

Kvalificeringskrav

För att anbudsgivare skall kvalificeras till utvärdering krävs att samtliga nedan ställda krav är uppfyllda.

Anbudsgivare ska intyga att det inte förekommer:

-Terroristbrott eller brott med anknytning till terroristverksamhet.

-Överträdelse av socialrättslig, miljörättslig eller arbetsrättslig art.

-Betydande eller upprepade brister i förhållanden till viktiga avtalsvillkor i ett tidigare, liknande avtalsförhållande.

-Konkurrensbegränsande samarbete mellan leverantörer.

Samtliga anbud granskas genom kontroll av att de innehåller föreskrivna uppgifter och dokument samt att anbudsgivaren fullgör sina åligganden avseende skatter, sociala avgifter, F-skattsedel m.m.

Karlskrona kommun samarbetar med Skatteverket och inhämtar information på samtliga anbudsgivare samt deras eventuella underleverantörer. Vidare prövas anbudsgivarens finansiella och ekonomiska ställning samt tekniska förmåga. Anbudsgivarens ekonomiska ställning kan komma att prövas genom en rapport från ex. UC som Karlskrona kommun inhämtar. För den händelse denna kräver fortsatt utredning kommer ytterligare information att inhämtas direkt från anbudsgivaren.

Eventuella underleverantörer ska redovisas med företagsnamn och organisationsnummer.

Anbudsgivare med 25 anställda eller fler ska ha gällande jämställdhetsplan som på begäran ska levereras till beställaren.

Genom att lämna anbud bekräftar anbudsgivaren att kvalificeringskraven är uppfyllda.

1.4 Delbart anbud

Upphandlingen är, på grund av dess natur, inte delbar. Endast en leverantör kommer att antas.

1.5 Alternativa anbud

Alternativa anbud accepteras inte.

2 Upphandlingsprocessen

2.1 Att beakta för anbudslämnare

Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling.

2.2 Förtydligande och kompletteringar

Eventuella förtydligande och kompletteringar gällande denna upphandling kommer att ske i verktyget genom frågor och svar.

2.3 Kvalificeringsfasen

För att anbudsgivare ska gå vidare till utvärdering krävs att ställda kvalificeringskrav är uppfyllda.

2.4 Utvärderingsfasen

Anbud som uppfyller ställda krav går vidare till utvärdering.

Det anbud kommer att tilldelas som är det ekonomiskt mest fördelaktiga med användande av nedanstående grund:

- pris, uttryckt som en procentsats som motsvarar den provision på återfört belopp som leverantören vill ha. Den leverantör som har lägst procentsats och uppfyller alla krav kommer att antas.

Pris ska anges i en procentsats som motsvarar den provision som bolaget kommer att få på återfört belopp.

Provision får max uppgå till 150 000 kr per momsredovisningsår. 

Karlskrona kommun beslutar om kapitalet ska återföras. Om det inte ska återföras, utgår ingen provision. Fakturering får göras först när återförda belopp kommit Karlskrona kommun tillhanda.

Inga tillkommande avgifter oavsett benämning godkänns.

Om två eller flera anbud har samma utvärderingspris kommer Karlskrona kommun att tillämpa lottning.

2.5 Tilldelningsbeslut

Tilldelningsbeslut med motivering skickas via systemet till samtliga anbudsgivare.

2.6 Begäran om sekretess

Det är inte möjligt att sekretessbelägga ett helt anbud. Vänligen ange vilket/vilka stycken med hänvisning till lagrum ni önskar sekretessbelägga för att inte lida skada.

Det är inte möjligt att sekretessbelägga priser som efterfrågas för utvärdering.

En förlorande anbudsgivare ska alltid kunna se orsaken till varför man har förlorat.