Passersystem för meröppna bibliotek i Jönköpings kommun

Allmän information:

Anbudet gäller inköp, installation och support av passersystem anpassat för meröppna bibliotek till totalt sex bibliotek i Jönköpings kommun.

Obligatoriska krav på tjänsten:

Systemspecifikationer och installation:

1. Belysning ska kunna slås på och av automatiskt.

2. Larm ska kunna slås på och av automatiskt.

3. Ellås ska kunna öppnas och stängas.

4. Förinspelade röstmeddelanden ska kunna spelas upp automatiskt.

5. Ett grafiskt gränssnitt ska finnas tillgängligt för bibliotekets personal att hantera tidsangivelser när larm och belysning slås på och av.

6. Kortterminalen ska kunna läsa plessy-streckkoder.

7. Låntagares tillgång till meröppet ska kunna hanteras i bibliotekssystemet Quria.

8. Passersystemet ska använda bibliotekssystemets låntagarregister för att kontrollera låntagares tillgång till meröppet.

Garantiavtal:

1. Användarsupport ska kunna nås per telefon, webb eller e-post kl. 8-17 helgfri måndag-fredag.

2. Kontakt med alla eventuella underleverantörer ska samlas under en supportkanal. Support ska ges på svenska.

3. Efter leverans ska 12 månaders garanti gälla för såväl utrustning, hård- som mjukvara. All support, service och underhåll som krävs för utrustningen under garantitiden, inklusive reservdelar, ska ingå i garantin och vara kostnadsfri för beställaren.

4. Leverantören ska tillhandahålla reservdelar motsvarande den funktionsnivå som finns vid produktionssättning under hela garantitiden.

5. Servicepersonalens resor, logi och traktamente ska vara inkluderade under garantitiden.

6. Vid felanmälan av större kritiska funktionalitetsproblem, som gör utrustningen obrukbar för flertalet användare/eller flertalet funktioner, ska felet vara avhjälpt/åtgärdat inom 3 arbetsdagar.

7. Vid felanmälan av ringa fel som inte påverkar driften i större utsträckning åtgärdas de vid ordinarie underhållsbesök eller annan tid som parterna kommer överens om.

8. Responstid vid felanmälan enligt punkt 6 och 7 ska vara 4 arbetstimmar.

9. Har parterna olika uppfattningar om felets grad av allvar, ska beställarens uppfattning ha företräde.

10. Leverantören ska hålla en organisation och beredskap med lämplig kvalificerad och kompetent personal för att utföra sina åtaganden enligt detta avtal. Leverantören ska utföra sina åtaganden med omsorg och på ett i övrigt fackmannamässigt sätt.

Supportavtal:

1. Användarsupport ska kunna nås per telefon, webb eller e-post kl. 8-17 helgfri måndag-fredag.

2. Kontakt med alla eventuella underleverantörer ska samlas under en supportkanal. Support ska ges på svenska.

3. All support, service och underhåll som krävs för utrustningen, inkl. reservdelar, ska ingå och vara kostnadsfri för beställaren, utrustning, hård- som mjukvara.

4. Leverantören ska tillhandahålla reservdelar motsvarande den funktionsnivå som finns vid produktionssättning under hela supportavtalstiden.

5. Servicepersonalens resor, logi och traktamente ska vara inkluderade.

6. Vid felanmälan av större kritiska funktionalitetsproblem, som gör utrustningen obrukbar för flertalet användare/eller flertalet funktioner, ska felet vara avhjälpt/åtgärdat inom 3 arbetsdagar.

7. Vid felanmälan av ringa fel som inte påverkar driften i större utsträckning åtgärdas de vi ordinarie underhållsbesök eller annan tid som parterna kommer överens om.

8. Responstid vid felanmälan enligt punkt 6 och 7 ska vara 4 arbetstimmar.

9. Har parterna olika uppfattningar om felets grad av allvar, ska beställaren uppfattning ha företräde.

10. Leverantören ska hålla en organisation och beredskap med lämplig kvalificerad och kompetent personal för att utföra sina åtaganden enligt detta avtal. Leverantören ska utföra sina åtaganden med omsorg och på ett i övrigt fackmannamässigt sätt.

11. Betalas årsvis av Beställaren.

Jämställdhet

Jönköpings kommun arbetar målmedvetet med att motverka diskriminering samt främja jämställdhet mellan kvinnor och män, flickor och pojkar, för både kommunens invånare och anställda. Kommunen ska arbeta aktivt för att uppnå de nationella jämställdhetspolitiska målen och det kommunövergripande jämställdhetsmålet. All kommunal verksamhet ska arbeta aktivt med jämställdhetsintegrering enligt CEMR1-deklarationen om jämställdhet (Jämställdhetsplan för Jönköpings kommun 2018-2023).

Kommunövergripande jämställdhetsmål:

Alla kvinnor och män, flickor och pojkar, som är invånare eller vistas i Jönköpings kommun ska ha rätt till bemötande, service och myndighetsutövning som är likvärdig oavsett kön.

Lagkrav:

- Leverantör ska aktivt arbeta med åtgärder enligt Diskrimineringslagen kap 3.

- Leverantör ska ha riktlinjer och rutiner för att förhindra trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier på arbetsplatsen enligt Diskrimineringslagen.

Leverantören ska beskriva i sitt anbud:

- Hur ni som Leverantör jobbar med ovanstående lagkrav

- Hur jämställdhetsintegrering kommer att införlivas i era uppdrag under avtalstiden.

Tidsplan:

Det första biblioteket som ska utrustas, Tabergs bibliotek, önskas leveransdag senast 2024-03-29. Leveransdag kan förlängas inom skälig tidsram.

Ödestugu bibliotek är planerat att utrustas till meröppet bibliotek april-maj 2024 och Tenhults bibliotek juli-augusti 2024. Planeringen kan komma att förändras. Leverantören förväntas kunna installera system inom den här tidsramen.

Leverantören ska kunna installera systemen på våra befintliga meröppna bibliotek i Bankeryd, Huskvarna och Norrahammar senast inom 2024.

Anbudets innehåll:

Anbudet ska innehålla en paketlösning per meröppet bibliotek som inkluderar passersystem, programvara enligt kravspecifikationen, garanti, frakt, installation och utbildning.

Anbudet ska innehålla årskostnad för supportavtal.

Pris: Anges exklusive moms.

Utvärdering:

En samlad bedömning kommer att ske av följande kriterier:

- Pris enligt ställda krav.

Offentlighet och sekretess

Absolut sekretess (upphandlingssekretess) råder fram till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Därefter blir anbuden som huvudregel offentliga. Undantaget är delar av anbudet som omfattas av så kallad kommersiell sekretess.

Ange i en bilaga nämnd "Sekretessbegäran" om anbudet ska omfattas av sekretess. Ange vilka uppgifter som avses samt vilken skada leverantören skulle lida om uppgifterna lämnades ut.

En sekretessbedömning sker alltid i samband med att en handling begärs ut. Beställaren kan inte garantera att en begäran om sekretess medför att handlingen inte lämnas ut. Ett beslut om att inte lämna ut en handling kan överklagas av den som begär ut handlingen.

Hantering av personuppgifter

I enlighet med tillämplig lagstiftning om personuppgifter är Beställaren skyldig att informera om följande:

Avlämnade personuppgifter (namn, adress, CV och andra uppgifter i anbudet som är direkt eller indirekt hänförliga till någon fysisk person) utgör personuppgifter enligt tillämplig lagstiftning om hantering av personuppgifter. Beställaren är personuppgiftsansvarig för behandlingen av sådana personuppgifter. Beställaren kommer enbart att behandla uppgivna personuppgifter för att kunna pröva, administrera och arkivera anbud samt förvalta ramavtalet. Personuppgifterna kommer att behandlas av Beställaren och eventuellt anlitade underleverantörer som Beställaren anlitar.

Arkivering och gallring av personuppgifter kommer att genomföras i enlighet med tillämplig lagstiftning, bland annat LOU, Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) samt Arkivlag (1990:782).

Om frågor skulle uppkomma rörande Beställarens behandling av personuppgifter kontakta Beställarens dataskyddsombud:

stk-dataskyddsombud@jonkoping.se alternativt telefon 036-102802