Mässarrangör till konferensen drogFokus 18-19 nov 2020

Allmän information:

Jönköpings kommun söker en mässarrangör till den nationella konferensen drogFokus som kommer hållas den 18-19 nov 2020 på Elmia i Jönköping. Tjänsten inkluderar projektledning, anmälningar, bokningar, kommunikation, marknadsföring, utställningshantering och hotellhantering. Uppskattning av besökande görs till ca 1000 personer.

Obligatoriska krav på tjänsten:

Logistik och planering

- Bokningar. Slutliga bokningar av lokaler och utställningsytor, samt ansvar för avtal med anläggning.

- Samordning. Beställning av kaffe, luncher, specialkost, skyltar, dekorationer, blommor, teknik och transporter, samt justeringar och ändringar av dessa beställningar. Samordning av konferensmaterial. Inköp, samordning, och förberedelse av deltagarmaterial och övrig praktisk information till deltagarna

- Framtagning av informationstexter med praktiska upplysningar om hotell, lokala transporter och kartor för publicering.

- Sponsorhantering och utställarsamordning

- Konferenssekretariat. Upprättande av registreringsdisk/konferenssekretariat på plats under konferensen.

- Projektledning och samordning på plats. Även namnskyltar och inträdesbiljetter. Individuella registreringshandlingar (namnskyltar och biljetter) iordningställs för distribution under mötet. Registrering av nya deltagare.

- Värdar/värdinnor vid registrering. Samarbete med volontärer.

Ekonomi och budgetering

- Bokföring och redovisning av moms och skatter enligt gällande regler och förordningar. Uppdragsgivaren ska ha full insyn i kongressens räkenskaper.

- Betalning av fakturor. Hantering av leverantörsfakturor.

- Ekonomisk avräkning. Slutgiltig ekonomisk sammanställning och avräkning när samtliga intäkter och kostnader reglerats.

Anmälan, bokning och kommunikation

- Hantering av anmälningar. Onlineregistrering.

- Design och utformning av registreringsformuläret.

- Anmälan och bekräftelse. 

- Kontinuerlig kommunikation.

- Deltagarlista.

- Hantering av registreringsavgifter

- Ekonomihantering vid registrering.

Hotellhantering

- Hotellkontakter. Förslag på hotellalternativ och förbokning av rum i olika rumskategoriser samt som passar alla deltagares behov.

- Priser och avtal. Förhandling av priser och ansvar för hotellavtal.

- Onlinebokning som länkas samman med registreringsformuläret. 

- Bokning och bekräftelse av hotellrum till deltagare, föreläsare, utställare, sponsorer och arrangör skickas via e-post.

- Betalning och kommunikation. Kontakt med deltagarna avseende betalningar, ändringar och speciella önskemål.

- Bevakning och kontroll av avbokningsregler. Bevakning av avbokningsregler samt justering av antalet hotellrum i förhållande till antalet anmälda deltagare. Riskminimering. 

Webbaserad utvärdering av mässan ska innehålla:

- Relevanta enkäter ställda till mässdeltagare, utställare och föreläsare

- Statistik (Hur många som övernattade i Jönköping, transportmedel till mässan, frågor om staden, kringaktiviteter, marknadsföring och synpunkter på genomförande, föreläsare osv.)

- Ekonomiskt resultat

Övriga krav

-Interaktion med konferensappen

-Miljömässigt hållbart arrangemang

-Inga alkoholdrycker tillhandahålls som måltidsdryck eller till försäljning under någon del av konferensen inom de lokaler konferensen förfogar över. Inom de lokaler som konferensen förfogar över är tobaks- eller e-cigarrettrökning inte tillåten.

-Minst 5 års erfarenhet att arrangera och leda konferenser

Referensuppdrag:

Anbudsgivaren ska redovisa två (2) referensuppdrag av motsvarande karaktär som upphandlingen avser. Uppdragen ska vara genomförda de senaste tre (3) åren

Tidsplan:

Arbetet ska påbörjas snarast och överlämning av utvärdering av mässan, statistik och övrig redovisning ska ske senast i mars 2021.

Anbudets innehåll:

- Pris per deltagare

- Genomförandebeskrivning

- Referensuppdrag

Pris:

Pris anges per deltagare.

Offererade priser ska anges i svenska kronor (SEK), exklusive mervärdesskatt. Offererade priser ska innefatta alla kostnader för uppdragets utförande. Inga övriga kostnader får tillkomma.

Utvärdering:

En samlad bedömning kommer att ske av följande kriterier:

- Genomförandebeskrivning

- Pris per deltagare

Option:

Beställaren förbehåller sig rätten till option inför liknande uppdrag som kommer hållas år 2022.

Offentlighet och sekretess

Absolut sekretess (upphandlingssekretess) råder fram till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Därefter blir anbuden som huvudregel offentliga. Undantag från offentlighetsprincipen är om delar av anbudet omfattas av s.k. kommersiell sekretess.

En Leverantör som anser att uppgifter som lämnats i anbudet uppfyller villkoren för kommersiell sekretess (31 kap. 16 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) om affärs- och driftsförhållanden) ska i sitt anbud tydligt ange en begäran om sekretess. En sådan begäran ska vara preciserad med vilka uppgifter som avses samt vilken skada som Leverantören skulle lida om uppgifterna lämnas ut. Eventuell sekretessbegäran med preciseringar och motivering ska anges i nedanstående fält.

En sekretessbedömning sker alltid i samband med att en uppgift begärs ut och Beställaren kan inte garantera att en begäran om sekretess inte medför att handlingen kan komma att lämnas ut. Ett beslut om att inte lämna ut en handling på grund av sekretess kan överklagas av den som begär ut handlingen.

Ange i bilaga om anbudet ska omfattas av sekretess. Ange vilka uppgifter i anbudet som avses samt vilken skada som leverantören skulle lida om uppgifterna lämnades ut.

Hantering av personuppgifter

I enlighet med tillämplig lagstiftning om personuppgifter är Beställaren skyldig att informera om följande:

Avlämnade personuppgifter (namn, adress, CV och andra uppgifter i anbudet som är direkt eller indirekt hänförliga till någon fysisk person) utgör personuppgifter enligt tillämplig lagstiftning om hantering av personuppgifter. Beställaren är personuppgiftsansvarig för behandlingen av sådana personuppgifter. Beställaren kommer enbart att behandla uppgivna personuppgifter för att kunna pröva, administrera och arkivera anbud samt förvalta ramavtalet. Personuppgifterna kommer att behandlas av Beställaren och eventuellt anlitade underleverantörer som Beställaren anlitar.

Arkivering och gallring av personuppgifter kommer att genomföras i enlighet med tillämplig lagstiftning, bland annat LOU, Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) samt Arkivlag (1990:782).

Om frågor skulle uppkomma rörande Beställarens behandling av personuppgifter kontakta Beställarens dataskyddsombud: Johan Isaksson, 036-102802, johan.isaksson@jonkoping.se.