Förstudie för effektiviserat HR-stöd

Bakgrund:

Jönköpings kommun koncern behöver vara en attraktiv arbetsgivare med stark förmåga att effektivt attrahera och rekrytera rätt kompetens och ge god service till de kandidater som söker arbete i kommunkoncernen. Dessutom behöver kommunen stärka och effektivsera stödet till chefer för att få dem att fokusera på sitt kärnuppdrag – sina medarbetare. Inom dessa område är ett välfungerande och tillgängligt HR-stöd ett viktigt inslag, som ger chefer tillförlitlig information om exempelvis kollektivavtal, friskvårdspolicy och vad som gäller vid tjänstledighet och kandidater stöd vid frågor avseende sina ärenden. Vidare behöver kommunen ha en enhetlig, stark och kvalitetsäkrad förmåga att attrahera och rekrytera.

Uppdragsbeskrivning:

Jönköpings kommun vill ha en förstudie som utreder förutsättningarna att stärka förmågan enligt ovan på ett för kommunen långsiktigt resurseffektivt sätt. Förstudien ska:

1. Analysera och på övergripande nivå beskriva kommunens styrkor och utmaningar inom områdena rekryteringsstöd och digitalt HR-stöd. Analysen ska utgå från kommunens situation och omvärld. Avseende digitalt HR-stöd ska situationsanalysen belysa marknadens erbjudanden samt kommunens tekniska, juridiska och säkerhetsmässiga förutsättningar.

2. Utifrån genomförd analys och i samråd med kommunledningen beskriva kommunens samlade behovsbild inom området. Behovsbilden kan exempelvis bestå av styrande principer / kravställning för en framtida lösning.

3. Utifrån samlad behovsbild ta fram en övergripande scenariobeskrivning av en framtida lösning. Scenariobeskrivningen ska på lämplig nivå konsekvensbeskrivas, inkl. nytto/kostnadskalkyleras, och ett förslag på handlingsplan för arbetet framåt ska tas fram.

Förstudien ska genomföras i samarbete med kommunens representanter och på ett sätt som stärker kommunens förändringsledningsarbete vid ett eventuellt nästa steg.

Krav på leverantören:

Leverantörens huvudprojektledare ska möta följande kvalifikationer:

- Universitets- eller högskoleutbildning inom beteendevetenskap eller motsvarande

- Minst 10 års arbetslivserfarenhet inom verksamhetsutveckling

- Minst 6 års erfarenhet av lösningsdesign, kravställning eller införande av lösningar inom relevanta HR-områden (rekrytering och digitala HR-stöd)

- Minst 6 års erfarenhet av uppdrag eller arbete med HR i offentlig sektor, varav erfarenhet från uppdrag eller arbete från åtminstone fyra kommuner

Kvalifikationer ska framgå av CV och referenser.

Tids- uppskattning och period :

Uppdraget  skall genomföras under 3 månader med start sommaren (Juli månad med planering) 2019. Exakt datum bestämmes ihop med antagen leverantör.

Anbudets innehåll:

- CV på huvudprojekledare samt. 

- Minst 2 referenser från liknande uppdrag. Ange kontaktperson hos uppdragsgivaren.

- Timkostnad och resekostnadsersättning

- Förslag på genomförande

Pris:

Offererade priser ska anges i svenska kronor (SEK), exklusive mervärdesskatt. Offererade priser ska innefatta alla kostnader för uppdragets utförande. (Timpris och resekostnadsersättning). Inga övriga kostnader får tillkomma.

Utvärdering:

En samlad bedömning kommer att ske av följande kriterier:

- CV på offererad konsult

- Referensuppdrag

- Offererad timkostnad och resekostnadsersättning

Offentlighet och sekretess

Absolut sekretess (upphandlingssekretess) råder fram till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Därefter blir anbuden som huvudregel offentliga. Undantag från offentlighetsprincipen är om delar av anbudet omfattas av s.k. kommersiell sekretess.

En Leverantör som anser att uppgifter som lämnats i anbudet uppfyller villkoren för kommersiell sekretess (31 kap. 16 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) om affärs- och driftsförhållanden) ska i sitt anbud tydligt ange en begäran om sekretess. En sådan begäran ska vara preciserad med vilka uppgifter som avses samt vilken skada som Leverantören skulle lida om uppgifterna lämnas ut. Eventuell sekretessbegäran med preciseringar och motivering ska anges i nedanstående fält.

En sekretessbedömning sker alltid i samband med att en uppgift begärs ut och Beställaren kan inte garantera att en begäran om sekretess inte medför att handlingen kan komma att lämnas ut. Ett beslut om att inte lämna ut en handling på grund av sekretess kan överklagas av den som begär ut handlingen.

Ange i bilaga om anbudet ska omfattas av sekretess. Ange vilka uppgifter i anbudet som avses samt vilken skada som leverantören skulle lida om uppgifterna lämnades ut.

Hantering av personuppgifter

I enlighet med tillämplig lagstiftning om personuppgifter är Beställaren skyldig att informera om följande:

Avlämnade personuppgifter (namn, adress, CV och andra uppgifter i anbudet som är direkt eller indirekt hänförliga till någon fysisk person) utgör personuppgifter enligt tillämplig lagstiftning om hantering av personuppgifter. Beställaren är personuppgiftsansvarig för behandlingen av sådana personuppgifter. Beställaren kommer enbart att behandla uppgivna personuppgifter för att kunna pröva, administrera och arkivera anbud samt förvalta ramavtalet. Personuppgifterna kommer att behandlas av Beställaren och eventuellt anlitade underleverantörer som Beställaren anlitar.

Arkivering och gallring av personuppgifter kommer att genomföras i enlighet med tillämplig lagstiftning, bland annat LOU, Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) samt Arkivlag (1990:782).

Om frågor skulle uppkomma rörande Beställarens behandling av personuppgifter kontakta Beställarens dataskyddsombud: Johan Isaksson, 036-102802, johan.isaksson@jonkoping.se.