Arbetsmiljökartläggning

Information om om beställaren:

Tekniska kontoret/Fastighetsavdelningen ansvarar för förvaltning och städ samt byggnation av kommunens fastigheter. Avdelningen ansvarar också för inhyrning och städning av lokaler som ägs av externa fastighetsägare samt utför förvaltningsuppdrag åt andra kommunala bolag.

Avdelningen är uppdelad på fyra olika verksamheter: fastighetsförvaltning, verksamhetsservice, fastighets- och byggservice samt fastighetsutveckling. Totalt sysselsätter fastighetsavdelningen ca. 400 tillsvidareanställda och förvaltar ca. 1 000 000 kvm lokalyta.

Allmän information:

Inom fastighetsservice har det framkommit tecken på psykisk ohälsa, stresstörning och sjukskrivning. Bakgrunden till oro inom en arbetsgrupp uppgående till 9 medarbetare behöver kartläggas av en oberoende part.

Obligatoriska krav på tjänsten:

Kartläggningen ska bestå av en kvalitativ utredning på individnivå samt analys och framtagande av rapport.

Den kvalitativa utredningen ska bestå av intervjuer av medarbetare, chefer samt fackliga representanter. Antalet intervjuer bedöms uppgå till ca. 18-20.

Anbudsgivaren ska i sitt anbud ange val av analysmodell. Modellen ska vara baserad på teori och evidens. Uppdragsgivaren ska i samråd med anbudsgivaren besluta om analysmodell.

Den kvalitativa utredningen ska sammanställas i en skriftlig rapport. Rapporten ska innehålla en vägledning till anbudsgivaren om åtgärder och handlingsplan. Handlingsplan ska lämnas för chefer och medarbetare på individnivå samt för arbetsgruppen. Rapporten ska redovisas berörda grupper vid minst 2 tillfällen. Grupperna består dels av en chefsgrupp tillsammans med fackliga representanter och dels av den berörda arbetsgruppen.

Önskemål på tjänsten:

Målsättningen med utredningen är att efter vidtagna åtgärder ska det finnas förbättringar avseende värderingar i överensstämmelse med kommunens värdegrund, psykisk hälsa, välbefinnande, arbetstillfredsställelse samt bufferfunktion mot krav såsom ständiga förbättringar.

Tidsplan:

Uppdraget påbörjas under september 2020

Anbudets innehåll:

Anbudsgivare ska ange 2 referensuppdrag som utförts på motsvarande sätt som efterfrågas i tjänstebeskrivningen. Information som minst ska framgå av beskrivningen av uppdragen är uppgifter om beställaren, beskrivning av uppdraget samt namngiven konsult/konsulter som offereras med beskrivning av roll och ingående uppgifter i referensuppdraget.

Anbudsgivare ska ange uppgifter om företagets föreslagna organisation för uppdraget och beskriva hur uppdraget enligt tjänstebeskrivningen planeras utföras. Då uppdraget bedöms ställa höga krav på deltagande konsulter, ska offererade konsulter ha dokumenterad utbildning på minst högskolenivå inom området samt dokumenterad erfarenhet av liknande uppdrag med minst 7 år.

Uppgifterna ska minst innehålla:

- namngiven uppdragsledare/ombud som kan vara samma person

- namngiven konsult/er som offereras med CV

- Övriga kompetenser/resurser som anbudslämnaren ser kan behövas för uppdraget som offereras med CV.

- Uppskattad resurs- och tidplan inkl. budget för uppdraget

- Beskrivning om hur anbudsgivaren föreslår genomföra uppdraget

- Vilka risker/fallgropar anbudsgivaren ser man kan stöta på under uppdraget

- En beskrivning av vad anbudsgivaren ser att beställaren måste bidra med under uppdraget

Pris:

Anbudsgivare ska lämna timpris för föreslagen organisation. Dessa priser kommer att gälla som á-priser vid utförande av tjänsten. Avgivna priser ska vara exkl. moms.

Utvärdering:

Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden med hänsyn till bästa förhållandet mellan pris och beställarens bedömning av anbudsgivarens förmåga att leverera efterfrågade tjänster. Stor vikt kommer att läggas vid anbudsgivarens referensprojekt och föreslagen organisation vid bedömningen av anbudsgivarens förmåga.

Offentlighet och sekretess

Absolut sekretess (upphandlingssekretess) råder fram till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Därefter blir anbuden som huvudregel offentliga. Undantaget är delar av anbudet som omfattas av så kallad kommersiell sekretess.

Ange i en bilaga nämnd "Sekretessbegäran" om anbudet ska omfattas av sekretess. Ange vilka uppgifter som avses samt vilken skada leverantören skulle lida om uppgifterna lämnades ut.

En sekretessbedömning sker alltid i samband med att en handling begärs ut. Beställaren kan inte garantera att en begäran om sekretess medför att handlingen inte lämnas ut. Ett beslut om att inte lämna ut en handling kan överklagas av den som begär ut handlingen.

Hantering av personuppgifter

I enlighet med tillämplig lagstiftning om personuppgifter är Beställaren skyldig att informera om följande:

Avlämnade personuppgifter (namn, adress, CV och andra uppgifter i anbudet som är direkt eller indirekt hänförliga till någon fysisk person) utgör personuppgifter enligt tillämplig lagstiftning om hantering av personuppgifter. Beställaren är personuppgiftsansvarig för behandlingen av sådana personuppgifter. Beställaren kommer enbart att behandla uppgivna personuppgifter för att kunna pröva, administrera och arkivera anbud samt förvalta ramavtalet. Personuppgifterna kommer att behandlas av Beställaren och eventuellt anlitade underleverantörer som Beställaren anlitar.

Arkivering och gallring av personuppgifter kommer att genomföras i enlighet med tillämplig lagstiftning, bland annat LOU, Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) samt Arkivlag (1990:782).

Om frågor skulle uppkomma rörande Beställarens behandling av personuppgifter kontakta Beställarens dataskyddsombud: Johan Isaksson, 036-102802, johan.isaksson@jonkoping.se.