Nestor ny webbplats

Offertförfrågan/direktupphandling – Nestor ny webbplats

Inledning

Nestor FoU-center i Haninge kommun, social- och äldreförvaltningen, org. 212000-0084 (”Beställaren”) bjuder in till en direktupphandling av framtagande av en ny webbplats.

Direktupphandlingen sker i enlighet med 19a kap Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU).

Bakgrund

Nestor FoU-center är en forsknings- och utvecklingsenhet som ägs och finansieras av tio kommuner och Region Stockholm. Haninge kommun är administrativ huvudman. Nestors uppdrag är att bidra med forskning och verksamhetsutveckling för bland annat ökad kunskap, kvalitet i vården samt omsorgen om äldre. Nestor arbetar tillsammans med chefer och personal inom äldreomsorg, primärvård och geriatrik inom ägarorganisationen. Nestor genomför utvecklingsprojekt, ger olika former av metodstöd, föreläsningar, utbildningar och andra kunskaps- och kompetenshöjande aktiviteter. Nestor producerar även webbutbildningar.

Nestors nuvarande webbplats skapades 2012 och behöver moderniseras tekniskt, funktionellt och visuellt.

Omfattning/krav/bilagor

Syfte och mål med direktupphandlingen

Målet med direktupphandlingen är att teckna avtal med en leverantör för framtagande av en ny webbplats. Målet med webbplatsen är att bidra till kunskapshöjning kring äldrefrågor, skapa kännedom om Nestors organisation och att fler ska bli intresserade av och vilja ta del av Nestors tjänster och publikationer. Nestor är måna om att signalera att de är en kunskapsgenererande organisation.

Målgrupp

Primär målgrupp för webbplatsen är chefer och nyckelpersoner i Nestors ägarorganisation. Sekundära målgrupper är medarbetare i dessa organisationer och äldre personer. Utöver dessa riktar sig webbplatsen till andra FoU enheter, universitet/högskola, myndigheter och en intresserad allmänhet.

Avgränsningar

I uppdraget ingår inte att ta fram texter och innehåll till webbplatsen.

Uppdragets omfattning

I detta uppdrag ingår samarbete mellan leverantör och Nestor kring design- och konceptframtagning, utveckling av funktionalitet, testning av funktionalitet i sluten miljö samt lansering.

Nestors webbplats är en bärande del av den externa digitala kommunikationen och ska ha en genomgående tydlig igenkänning i Nestors grafiska profil.

Webbplatsen ska ge en heltäckande bild av Nestors verksamhet och tillhandahålla den kunskap och kompetens som finns i organisationen. Besökare på webbplatsen ska snabbt kunna hitta information om Nestor, dess verksamheter, vilka tjänster de erbjuder samt kontaktuppgifter till dem.

Nestor har slutlig och ensam bestämmanderätt avseende webbplatsen, dess utseende och innehåll.

Krav på leverantören 

Leverantören beslutar själv om uppdraget ska utföras av en eller flera personer. Offererad person/personer ska ha den kompetens och erfarenhet som krävs för att utföra uppdraget i sin helhet.

Samtliga krav på leverantören framgår i bilaga 1- Kravspecifikation. Kommunen kan komma att kontrollera att krav på leverantören uppfylls. Leverantören behöver besvara om de uppfyller samtliga angivna krav i kravspecifikationen.

Ett ska-krav är det krav som måste uppfyllas för att gå vidare i bedömningsprocessen. Samtliga ska-krav och de bör-krav som leverantören anger att de uppfyller ska uppfyllas under hela avtalstiden.

Giltighetstid för anbudet ska vara i minst 60 dagar efter sista anbudsdag.

Krav på tjänsten 

Samtliga krav på tjänsten framgår i bilaga 1- Kravspecifikation. Leverantören behöver besvara om de uppfyller samtliga angivna krav i bilaga 1 - kravspecifikationen. För vissa krav ska leverantören redogöra för hur kravet uppfylls. Redogörelse sker i bilaga 2 - Anbud. Kommunen kan komma att kontrollera att samtliga krav uppfylls.  

Genom att lämna anbud godkänner leverantören att uppdraget kommer att genomföras på angivet sätt. Samtliga ska-krav och de bör-krav som leverantören anger att de uppfyller ska uppfyllas under hela avtalstiden.

Underleverantör

Om leverantören vid anbudsinlämnandet vet att en underleverantör kommer att anlitas för att utförande av uppdraget ska detta anges vid anbudsinlämnandet, i bilaga 2 - Anbud.

Leverantören svarar för att ställda krav på eventuella underleverantörer i offertförfrågan är uppfyllda. Väljer leverantören att vid behov använda underleverantör ska leverantören vara fullt insatt i underleverantörens arbete. Leverantör svarar för underleverantörens arbete såsom för sitt eget arbete.

En underleverantör får inte fakturera kommunen eller ta emot förfrågningar från beställaren.

Vite

Vid ingående av kontrakt ska Beställaren och Leverantören skriftligen överenskomma om en tidplan för när driftsättning och övertagande ska ske. Om driftsättning och övertagande försenas har Beställaren rätt till vite om 1 000 SEK per påbörjad dag som förseningen sker.

Kontroll av leverantör och lämnad offert

Kommunen kommer att kontrollera att samtliga krav uppfylls på tjänsten samt leverantören. Den offert som bäst uppfyller ställda krav och utvärderingskriterierna i enlighet med offertförfrågan kommer att tilldelas uppdraget. 

Bör-krav

Kommunen kommer att utvärdera samtliga krav som är angivna som BÖR i Bilaga 1 - Kravspecifikation.

Anbudsgivare ska i Bilaga 1 - Kravspecifikation ange om anbudsgivaren uppfyller BÖR-kravet eller inte.

Det finns två typer av BÖR-krav.

BÖR-krav som endast ska besvaras om de uppfylls eller ej samt BÖR-krav där anbudsgivaren ska ange hur kravet uppfylls, redogörelse lämnas i bilaga 2 - Anbud.

Dessa kommer att utvärderas enligt följande:

BÖR-krav som endast ska besvaras

Om anbudsgivare uppfyller dessa BÖR-krav erhålls prisavdrag med 10 000 sek per uppfyllt BÖR-krav.

De bör-krav som leverantören inte uppfyller kommer inte att erhålla något prisavdrag.

BÖR-krav där anbudsgivare ska ange hur kravet uppfylls

Om anbudsgivaren uppfyller angivet bör-krav ska anbudsgivaren redogöra för bör-kravet i Bilaga 2 - Anbud.

Anbudsgivarens beskrivning av bör-kravet kommer att utvärderas. Utvärdering kommer ske av en referensgrupp. Referensgruppen kommer att utvärdera vilket mervärde som anbudsgivarens beskrivning/arbetssätt/metod/funktionalitet etc. ger Nestor enligt följande:

-Om anbudsgivarens beskrivning bedöms ge Nestor ett stort mervärde erhåller anbudsgivaren prisavdrag om 20 000 sek.

-Om anbudsgivarens beskrivning bedöms ge Nestor ett mervärde erhåller anbudsgivaren prisavdrag om 10 000 sek.

-Om anbudsgivarens beskrivning bedöms inte ge något mervärde erhåller anbudsgivaren prisavdrag om 0 sek.

De bör-krav som leverantören inte uppfyller kommer inte att erhålla något prisavdrag.

Utvärdering

Avtal kommer att tilldelas den anbudsgivare som har det lägsta anbudspriset enligt följande:

Offererat pris i Bilaga 2 - Anbud minus Prisavdrag för uppfyllda bör-krav = Anbudspris

Pris

Leverantören ska ange ett fast totalt pris på uppdraget som avser utveckling av ny webbplats vilket inkluderar alla aktiviteter till och med driftsättning. Priset anges i bilaga 2 – Anbud. Offererat pris får inte överstiga 300 000 SEK.

Inga övriga kostnader får tillkomma för utförande av tjänsten.

Leverantören ska fakturera uppdraget enligt följande:

25 % vid kontrakt 

50% vid driftsättning 

25% vid övertagande 

Fakturering sker i enlighet med Haninge kommuns faktureringsvillkor, se bilaga. 

Referens

Leverantören ska lämna en (1) referens. Referensuppdraget får inte vara äldre än fem (5) år räknat från direktupphandlingens sista anbudsdag.Referensuppdraget ska avse liknande uppdrag som upphandlingsobjektet.

För referensen ska leverantören ange: 

-Namn på organisation

-Kort beskrivning av uppdraget

-Namn på kontaktperson samt kontaktpersonens telefonnummer och e-postadress

-Tidpunkt när uppdraget genomfördes

-Referensen ska vara vidtalad samt tillgänglig för kommunen att kontakta för att verifiera uppdragets genomförande. Referenstagning kommer att ske mellan 2024-02-22 och 2024-02-23 och genomföras via mail. Om kommunen inte erhåller svar från referenspersonen, erhåller referensen noll poäng.  

Referenspersonen kommer att poängsätta leverantörens arbete utifrån en poängskala på 1-5 där 1 avser "Mycket dåligt", 2 avser "Dåligt", 3 avser "Godtagbart", 4 avser "Bra", och 5 avser "Mycket bra". 

Referenspersonen kommer att få bedöma följande:

-Leverantörens kompetens inom området

-Leverantörens lyhördhet och förståelse för kundens behov  

-Leverantörens samarbetsförmåga  

-Leverantörens tillgänglighet  

-Leverantörens framgång utifrån kundens behov

Beställaren kommer att utvärdera angiven referens. Anbudsgivaren kan erhålla prisavdrag enligt följande:

0-14 poäng erhåller prisavdrag om 0 sek.

15-19 poäng erhåller prisavdrag om 10 000 sek.

20-25 poäng erhåller prisavdrag om 20 00 sek.

Offertens innehåll

Offerten ska vara skriftlig, författad på svenska och vara utformad enligt det som efterfrågas i offertförfrågan.

Leverantören ska i sin offert ange de uppgifter som framgår i bilaga 2 – Anbud samt besvara samtliga krav i bilaga 1 – Kravspecifikation.   

Det är anbudsgivarens ansvar att säkerställa att offerten innehåller samtliga efterfrågade delar och att offerten är komplett. En icke komplett offert kan komma att diskvalificeras utan särskild prövning.

Ersättning för framtagande av offerten utgår inte.

Sekretess

Enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) gäller absolut anbudssekretess till dess att tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutas. Därefter blir samtliga handlingar i upphandlingsärendet normalt offentliga.  

Anbudsgivare som anser att uppgifter i anbudet bör sekretessbeläggas efter denna tidpunkt ska precisera vilka uppgifter som avses, utförligt ange anledning till att uppgifterna ska sekretessbeläggas samt redogöra för vilken skada anbudsgivaren anser sig lida om uppgifterna röjs.  

Beställaren gör en självständig prövning varje gång som anbudet begärs ut om sekretess föreligger och förhandsbesked om sekretess kan inte lämnas. Beslut om sekretess kan upphävas av domstol. Sekretess kan aldrig garanteras.

Sista dag för inlämning av offert

Offerten ska lämnas in genom TendSign senast 2024-02-21.

Frågor och svar

Alla frågor rörande denna offertförfrågan ska ställas i TendSign senast 2024-02-19 och kommer att besvaras snarast möjligt till alla leverantörer.  

Avtalsspärr

Beställaren kommer för denna direktupphandling att tillämpa avtalsspärr. Det innebär att avtal inte får tecknas inom 10 dagar från och med dagen efter underrättelse om tilldelningsbeslut har skickats.

Avtalstid/köpets tillfälle

Avtalet beräknas träda i kraft 2024-03-08 och löper till dess att uppdraget är slutrapporterat till beställaren dock som längst till och med 2025-03-31.

Avbrytande direktupphandling

Kommunen kan komma att avbryta direktupphandlingen om ekonomiska förutsättningar saknas och/eller vid ändrade förutsättningar till följd av politiska eller kommunala beslut.

Optioner

Beställaren kan under avtalstiden komma att göra kompletterande beställningar inom det avtalade området samtliga kompletterande beställningar ska ske skriftligen. Det ursprungliga uppdraget och de kompletterande beställningar får totalt inte överskrida 300 000 sek.

Bilagor

Följande bilagor medföljer i upphandlingen: 

Betalning och faktureringsvillkor Haninge kommun 

-Bilaga 1. Kravspecifikation.

-Bilaga 2. Anbud.

-Avtalsutkast Nestor ny webbplats.

Meddelande om antagen offert

Efter utvärdering kommer samtliga leverantörer som lämnat en offert att få skriftligt besked om de blivit utsedda att få leverera detta uppdrag eller inte.