Direktupphandling av tjänst för digitala utskick

Offertförfrågan/direktupphandling                      

Inledning

Haninge kommun, Stadsbyggnadsförvaltning, organisationsnummer 212000-0084 (”Kommunen”) bjuder in till en direktupphandling av en tjänst för digitala utskick.

Krav på leverantören

Kvalificering av leverantör

Anbudsgivaren ska intyga att förhållanden enligt LOU (2016:1145) 13 Kap. 1–2 § första stycket inte föreligger vid anbudslämnandet. Leverantören ska också intyga att förhållanden enligt LOU (2016:1145) 13 Kap. 2 § andra stycket och 3 § inte föreligger vid anbudslämnandet.

Ekonomisk ställning

Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer ska ha en stabil ekonomisk bas och ha tillgång till resurser som svarar mot anbudets omfattning och innehåll.

Kvalitetsarbete

Anbudsgivaren ska bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete inom företaget. Anbudsgivaren ska på begäran utan dröjsmål inkomma med uppgifter som styrker det systematiska kvalitetsarbetet.

Resurser och kompetens

I Anbudsgivarens åtagande ingår att allt arbete ska vara fackmässigt utfört av yrkeskunnig personal det är därför viktigt att Anbudsgivaren har tillräckliga resurser och kompetens för att kunna tillgodose Beställarens behov framställda i detta förfrågningsunderlag

Omfattning av uppdraget

Stadsbyggnadsförvaltning i Haninge kommun planerar att under 2024 genomföra en pilot med utskick av digital och fysisk post via en extern tjänsteleverantör. Syftet med piloten är att utvärdera tillämpbart samt nyttan för verksamheten och för mottagarna. Piloten kommer att utvärderas löpande.

Den erbjudna tjänsten

- ska erbjuda både digitala och fysiska utskick.

- ska kopplas mot Mina meddelande för att nå olika digitala brevlådor.

- ska erbjuda ett val med fysiskt utskick om mottagaren inte har en digital brevlåda.

- ska kunna skicka fysiska dokument upp till A3 format.

- ska erbjuda ett sk. REST-API med full funktionalitet för integration mot Haninges verksamhetssystem.

- ska erbjuda en möjlighet för Haninge att själva integrera mot ovan nämna API med enbart stöd av en dokumentation.

- ska erbjuda en möjligt att nå detta gränssnitt dygnet runt.

- ska även innehålla en webbaserad "konsol" med möjlighet att följa upp gjorda utskick.

- ska även innehålla en webbaserad tjänst med möjlighet att göra enstaka utskick.

- ska erbjuda ett avtal som sträcker sig fram till 2024-12-31 utan krav på förlängning

- ska även kunna erbjuda ett avtal för 2025 och 2026.

- ska kunna erbjuda ett avtal utan krav på volymer.

Ett ska-krav är det krav som måste uppfyllas för att gå vidare i bedömningsprocessen.

Kontroll av leverantör och lämnad offert

Kommunen kommer att kontrollera att samtliga krav uppfylls på varan och/eller tjänsten samt leverantören. Den offert som bäst uppfyller ställda krav och bedömningspunkterna i enlighet med offertförfrågan kommer att få uppdraget.

Utvärdering

Förutsatt att inkomna offerter uppfyller samtliga krav kommer den offert som innehåller bäst pris att antas. Offerten kommer att bedömas utifrån

- Lägsta pris

- Ska krav (alla ska krav måste vara uppfyllda)

Längsta pris ska beräknas med en eventuell fast kostnad för ovanstående krav på funktionalitet, fram till och med 2024-12-31 plus en rörlig kostnad för 1000 digitala brev och 100 fysiska brev som skickas som enstaka utskick under denna period. De fysiska breven är ett A4 80g-papper med ett C5 fönsterkuvert och skickat med B-post. Inga garantier om volymer kan dock lämnas. Antal utskick är endast avsett för att beräkna ett referenspris.

Underlag för hur referenspris har beräknats ska framgå av offerten.

Kommunen kan komma att kalla representanter för offerten till avstämningsmöte/intervju i syfte att kvalitetssäkra offerten. Ersättning för detta utgår inte.

Offertens innehåll

Offerten ska vara skriftlig, författad på svenska och vara utformad enligt det som efterfrågas i offertförfrågan.

Leverantören ska i sin offert ange följande:

- Leverantörens företagsnamn

- Organisationsnummer

- Adress

- Telefonnummer

- Mejladress

- Kontaktperson

- Kontaktuppgifter till kontaktpersonen

- Prisuppgifter

- Efterfrågade dokument

- Avtalstecknare (Fúllständgit namn, titel, mejladress)

Pris

Prisupgifter kan lämnas som en prislista med det innehåll leverantören finner bäst.

Fakturering ska ske månadsvis och kan ske i förskott för fasta avgifter och i efterskott för rörliga avgifter.

Sista dag för inlämning av offert

Offerten ska lämnas in genom TendSign senast 2024-05-01.

Frågor och svar

Alla frågor rörande offertförfrågan ska ställas i TendSign senast 2025-04-29 och kommer att besvaras snarast möjligt till alla leverantörer.  

Avtalstid/köpets tillfälle

Köpet träder i kraft från och med 2024-05-06 och gäller till och med 2024-12-31, med möjlighet till förlängning 1+1 dock högst tre år.

Om avtalets värde under avtalstiden överskrider 700 kkr kommer avtalstiden löpa ut vid det tillfälle överskridandet sker.

Avbrytande direktupphandling

Kommunen kan komma att avbryta direktupphandlingen om ekonomiska förutsättningar saknas och/eller vid ändrade förutsättningar till följd av politiska eller kommunala beslut.

Bilagor

Kommunens Betalnings och fakturavillkor

E-handelsbilaga Haninge- och Nynäshamns kommun. Gäller för avtal som ska avropas och beställning ska utföras i Proceedo.

Sanningsförsäkran, vid direktupphandling över 100 000 kr (kvalificering av leverantören)

Meddelande om antagen offert

Efter utvärdering kommer samtliga leverantörer som lämnat en offert att få skriftligt besked om de blivit utsedda att få leverera detta uppdrag/varan eller inte.