Aktivitetsbox i Eskilsparken

Offertförfrågan/direktupphandling                      

Inledning

Haninge kommun,SBF/Park och teknik, organisationsnummer 212000-0084 (”Kommunen”) bjuder in till en direktupphandling av Aktivitetsbox i Eskilsparken.

Krav på leverantören

Kvalificering av leverantör

Anbudsgivaren ska intyga att förhållanden enligt LOU (2016:1145) 13 Kap. 1–2 § första stycket inte föreligger vid anbudslämnandet. Leverantören ska också intyga att förhållanden enligt LOU (2016:1145) 13 Kap. 2 § andra stycket och 3 § inte föreligger vid anbudslämnandet.

Ekonomisk ställning

Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer ska ha en stabil ekonomisk bas och ha tillgång till resurser som svarar mot anbudets omfattning och innehåll.

Kvalitetsarbete

Anbudsgivaren ska bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete inom företaget. Anbudsgivaren ska på begäran utan dröjsmål inkomma med uppgifter som styrker det systematiska kvalitetsarbetet.

Resurser och kompetens

I Anbudsgivarens åtagande ingår att allt arbete ska vara fackmässigt utfört av yrkeskunnig personal det är därför viktigt att Anbudsgivaren har tillräckliga resurser och kompetens för att kunna tillgodose Beställarens behov framställda i detta förfrågningsunderlag

Omfattning av uppdraget

Inköp, installation och förvaltning av aktivitetsboxar.

- Ska finnas i tre olika storlekar 

- Ska kunna öppnas med hjälp av en app och giltigt digitalt ID

- Ska vara gratis att låna utrustning, men avgift tas ut om du inte returnerar

- Boxarna ska ha under 5 fack, 5-10 fack eller fler än 10 fack 

- Ska finnas utrustning för sommar- och vinteraktiviteter

- Ska finnas utrustning för sport, spel och träning

- Verksamhet ska kunna beställa byte av innehåll i boxarna

- Vissa fack ska kunna låsas för befintlig verksamhet på plats, till exempel fritidsgård

- Boxarna ska levereras inom 12 veckor efter beställning

- Boxarna ska gå att säga upp med tre månaders varsel

- Leverantören ska ange fem pågående kunder av aktivitetsboxar

Ett ska-krav är det krav som måste uppfyllas för att gå vidare i bedömningsprocessen.

Kontroll av leverantör och lämnad offert

Kommunen kommer att kontrollera att samtliga krav uppfylls på varan och/eller tjänsten samt leverantören. Den offert som bäst uppfyller ställda krav och bedömningspunkterna i enlighet med offertförfrågan kommer att få uppdraget.

Utvärdering

Förutsatt att inkomna offerter uppfyller samtliga krav kommer den offert som innehåller bäst pris att antas. Offerten kommer att bedömas utifrån

- Lägsta pris

- Ska krav (alla ska krav måste vara uppfyllda)

Kommunen kan komma att kalla representanter för offerten till avstämningsmöte/intervju i syfte att kvalitetssäkra offerten. Ersättning för detta utgår inte.

Offertens innehåll

Offerten ska vara skriftlig, författad på svenska och vara utformad enligt det som efterfrågas i offertförfrågan.

Leverantören ska i sin offert ange följande:

- Leverantörens företagsnamn

- Organisationsnummer

- Adress

- Telefonnummer

- Mejladress

- Kontaktperson

- Kontaktuppgifter till kontaktpersonen

- Prisuppgifter (inkludera inköp, installation och förvaltning)

- Efterfrågade dokument

- Avtalstecknare (Fullständigt namn, titel, mejladress)

Pris

Leverantören ska ange fast pris för 2024-2025 men med möjlighet att justera pris tre månader innan årskiftet följande år.

Faktura för inköp och installation ska faktureras vid leverans och förvaltning faktureras halvårsvis. 

Sista dag för inlämning av offert

Offerten ska lämnas in genom TendSign senast 2024-03-15.

Frågor och svar

Alla frågor rörande offertförfrågan ska ställas i TendSign senast 2024-03-12 och kommer att besvaras snarast möjligt till alla leverantörer.  

Avtalstid/köpets tillfälle

Köpet träder i kraft från och med 2024-03-27 och gäller till och med 2028-03-27. 

Om avtalets värde under avtalstiden överskrider 700 kkr kommer avtalstiden löpa ut vid det tillfälle överskridandet sker.

Avbrytande direktupphandling

Kommunen kan komma att avbryta direktupphandlingen om ekonomiska förutsättningar saknas och/eller vid ändrade förutsättningar till följd av politiska eller kommunala beslut.

Bilagor

Kommunens Betalnings och fakturavillkor

E-handelsbilaga Haninge- och Nynäshamns kommun. Gäller för avtal som ska avropas och beställning ska utföras i Proceedo.

Sanningsförsäkran, vid direktupphandling över 100 000 kr (kvalificering av leverantören).

Meddelande om antagen offert

Efter utvärdering kommer samtliga leverantörer som lämnat en offert att få skriftligt besked om de blivit utsedda att få leverera detta uppdrag/varan eller inte.