Tillfälliga städtjänster

Behovsbeskrivning tjänster

Allmän information:

Habo kommun avser att teckna ramavtal med flera leverantörer gällande tillfälliga städtjänster. Vårt

fastighetsbeståndet är uppdelat mellan dels skolor och förskolor men också kommunhus och vårdcentrum mm. Vi har idag egen personal som utför det löpande städarbetet och detta administreras via vårt tekniska kontor.

Det är när vår egen personal inte finns tillgänglig som Habo kommun har behov av samarbetspartners tex i samband med sjukdom eller annan frånvaro. Som leverantör kan ni förvänta er arbeten så som städ av skolor, i kontor och vårdenheter osv. Uppdragen är i första hand av kortare karaktär men även längre uppdrag kan förekomma.

Volymer för kontrakten är mycket svårt att bedöma då behoven kan variera kraftigt men uppskattas till 50 000 kr per år. Kommunen kan inte garantera några volymer och verklig volym kan bli både högre och lägre.

Obligatoriska krav (ska) på tjänsten:

Det är viktigt för oss att leverantören har tillgång till personal med kort varsel då det ofta rör sig om behov i samband med sjukdom. Den personal som erbjuds ska ha erfarenhet av städning , kunna kommunicera på svenska och vara flexibel.

Vissa uppdrag kräver bil och körkort varför leverantören ska ha tillgång till personal som uppfyller detta krav.

Leverantören ska ha personal på plats som kan svara på frågor och ta emot beställning av tjänst mellan kl 7-16 vardagar.

Vid beställning av tjänst ska person kunna vara på plats seanst dagen efter beställning förutsatt att beställningen är gjord senast kl 16 dagen innan.

Material tillhandahålls i de flesta fall av beställaren. I annat fall ska särskild överenskommelse träffas och det är då viktigt att det material som används uppfyller gällande miljökrav som finns inom kommunen.

Önskemål (bör) på tjänsten:

Vi värdesätter om efterfrågad personal kan finnas på plats snabbare än dagen efter samt möjlighet till att ha samma personal vid flera tillfällen.

Erfarenhet av kommunal verksamhet

Tidsplan:

Löpande uppdrag som ej kan tidsbestämmas i förväg.

Ramavtalen önskar kommunen har på plats ca 15 november.

Avtal kommer att tecknas på 2 år med möjlighet till förlängning 1+1 år.

Anbudets innehåll:

Till anbudet skall bifogas

- pris i SEK/tim

- beskrivning av tjänstens utförande

- referensuppdrag (minst 1 referensuppdrag önskas)

Anbudet skall lämnas på svenska.

Anbudet skall vara giltigt och bindande minst till och med det datum som anges i

anbudsförfrågan. Om datum ej angivits gäller tre (3) månader från sista anbudsdag.

Pris: Anges exklusive moms.

Utvärdering:

En samlad bedömning kommer att ske av följande kriterier:

- Pris

- Erfarenhet

- Kvalitet

Avtal kommer att tecknas med 3 leverantörer med ranordning förutsatt att kraven uppfylls och antalet anbud uppgår till minst 3.

Avrop från ramavtalen kommer att ske via rangordning. Om inte den leverantör som blir ranordnad nr 1 svarar eller har möjlighet att erbjuda personal till nästa dag kontaktas nr 2 osv.

Offentlighet och sekretess

Absolut sekretess (upphandlingssekretess) råder fram till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Därefter blir anbuden som huvudregel offentliga. Undantag från offentlighetsprincipen är om delar av anbudet omfattas av s.k. kommersiell sekretess.

En Leverantör som anser att uppgifter som lämnats i anbudet uppfyller villkoren för kommersiell sekretess (31 kap. 16 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) om affärs- och driftsförhållanden) ska i sitt anbud tydligt ange en begäran om sekretess. En sådan begäran ska vara preciserad med vilka uppgifter som avses samt vilken skada som Leverantören skulle lida om uppgifterna lämnas ut. Eventuell sekretessbegäran med preciseringar och motivering ska anges i nedanstående fält.

En sekretessbedömning sker alltid i samband med att en uppgift begärs ut och Beställaren kan inte garantera att en begäran om sekretess inte medför att handlingen kan komma att lämnas ut. Ett beslut om att inte lämna ut en handling på grund av sekretess kan överklagas av den som begär ut handlingen.

Ange i bilaga om anbudet ska omfattas av sekretess. Ange vilka uppgifter i anbudet som avses samt vilken skada som leverantören skulle lida om uppgifterna lämnades ut.

Hantering av personuppgifter

I enlighet med tillämplig lagstiftning om personuppgifter är Beställaren skyldig att informera om följande:

Avlämnade personuppgifter (namn, adress, CV och andra uppgifter i anbudet som är direkt eller indirekt hänförliga till någon fysisk person) utgör personuppgifter enligt tillämplig lagstiftning om hantering av personuppgifter. Beställaren är personuppgiftsansvarig för behandlingen av sådana personuppgifter. Beställaren kommer enbart att behandla uppgivna personuppgifter för att kunna pröva, administrera och arkivera anbud samt förvalta ramavtalet. Personuppgifterna kommer att behandlas av Beställaren och eventuellt anlitade underleverantörer som Beställaren anlitar.

Arkivering och gallring av personuppgifter kommer att genomföras i enlighet med tillämplig lagstiftning, bland annat LOU, Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) samt Arkivlag (1990:782).

Om frågor skulle uppkomma rörande Beställarens behandling av personuppgifter kontakta Beställarens dataskyddsombud: Johan Isaksson, 036-102802, johan.isaksson@jonkoping.se.

Upphandlingsform

Denna upphandling genomförs som direktupphandling enligt lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU).