Lekplatsbesiktning

Behovsbeskrivning tjänster

Allmän information:

Habo kommun har för avsikt att upphandla lekplatsbesiktning av kommunens lekplatser.

Säkerhetsbesiktning av lekplatser enligt standarderna SS-EN 1176 och 1177 samt mot svensk lagstiftning ska göras årligen för Habo kommuns lekplatser Denna besiktning ska utföras av en oberoende besiktningsperson med erforderlig kompetens.

Även installationsbesiktningar vid ny- eller ombyggnad av lekplatser ingår i uppdraget. I snitt brukar det handla om 1 installatonsbesiktning per år. Inga mängder garanteras och det kan variera mellan åren.

I Habo kommun finns i nuläget 27 lekplatser på allmän platsmark och 19 lekplatser på skola/förskola/LSS-boende. Habo kommun håller för närvarande på med en övergripande översyn av sina lekplatser. Under de närmaste åren finns planer på att riva vissa lekplatser, förnya andra lekplatser och dessutom bygga ett antal nya lekplatser. Totalt beräknas antalet lekplatser på allmän platsmark minska med upp till 5 lekplatser under den närmaste femårsperioden.

Omfattning av tjänstens utförande 

Upphandlingen avser besiktning av lekplatsutrustning med tillhörande stötdämpande underlag. Besiktningen ska genomföras på grundval av senaste utgåvan av Svensk Standards Europanorm SS-EN 1176-1177. Sarger och inspringningsskydd i direkt anslutning till lekredskap ska ses över, och fel och brister ska dokumenteras.

Samtliga lekredskap ska besiktigas och dokumenteras i besiktningsrapporten. Om inga fel finns ska det framgå att inga fel har identifierats.

Konsulternas arvoden skall innefatta samtliga kostnader för arbetet inkluderat övertidstillägg, försäkringar, arbetsgivaravgifter, restid, traktamenten, konsultation per telefon samt påslag för administration. För installationsbesiktning som inte kan samordnas med årlig besiktning utgår dock ersättning för resa enligt ett fast pris. Detta ska stämmas av med kommunen innan genomförande.

Inga övriga kostnader får tillkomma.

Allmän platsmark

Idag finns 27 lekplatser på allmän platsmark. Lekplatserna på allmän platsmark har idag i snitt 4,9 lekredskap per lekplats, och antalet lekredskap per lekplats variererar mellan  totalt 3-8 st.

Lekplatserna är belägna i Habo, Fagerhult, Furusjö, Baskarp och Brandstorp.

Kommunal fastighetsmark (skola/förskola/lss-boende)

Idag finns 19 lekplatser på kommunal fastighetsmark. Lekplatserna på kommunal fastighetsmark har idag i snitt 12,4 lekredskap per lekplats, och antalet lekredskap per lekplats  variererar mellan totalt 5-26 st. (Med en lekplats avses en skola/förskola eller lss-boende)

Lekplatserna är belägna i Habo, inklusive Habo kyrkby, Fagerhult, Furusjö och Brandstorp.

För årlig besiktning gäller följande:

En besiktningsrapport per lekplats ska upprättas. I besiktningsrapporten ska fel och brister graderas A, B och C där A är risk för allvarlig skada och C är liten risk för mindre skada. Fel och brister på lekutrustning och stötdämpande underlag ska förtydligas med fotodokumentation samt hänvisning till aktuellt stycke i ovan nämnda standarder eller lagkrav. Rapporterna ska levereras i pdf-format via e-post till beställaren senast 6 veckor efter avslutad besiktning.

Utöver detta ska en separat rapport med sammanställning av alla A-fel på samtliga lekplatser upprättas och sändas till beställaren senast 2 veckor efter avslutad besiktning.

Eventuella siktanalyser eller HIC-tester av stötdämpande underlag ska godkännas av beställaren innan de utförs.

Kontroll och undersökning av huruvida träkärna i träredskap är rötfri ska godkännas av beställaren innan de utförs.

För installationsbesiktning gäller följande:

  En besiktningsrapport per lekplats ska upprättas. Kostnad för HIC-test respektive siktanalys ska ingå i  priset för installationsbesiktning.

Samtliga priser ska vara exklusive moms

Habo kommun ska ha option på att lägga till ev tillkommande lekplatser inom ramen för tecknat avtal.

Pris ska lämnas på samtliga poster nedan, ifylles i bilaga:

Årlig besiktning- Pris per lekplats på allmän platsmark

Årlig besiktning- Pris per lekplats på skola/förskola/gruppboende

Installationsbesiktning 1-2 redskap

Installationsbesiktning 3-5 redskap

Installationsbesiktning 6-8 redskap

Installationsbesiktning 9-11 redskap

Installationsbesiktning 12-15 redskap

Installationsbesiktning 16-18 redskap

Installationsbesiktning 19-21 redskap

Installationsbesiktning 22-25 redskap

Installationsbesiktning 26-30 redskap

Extra resekostnad i samband med installationsbesiktning som inte kan samordnas med den  årliga besiktningen, fast pris.

Obligatoriska krav (ska) på tjänsten:

Besiktningen ska genomföras av en besiktningsperson certifierad av Sereno Certifiering AB. Kopia på giltigt besiktningscertifikat ska bifogas anbudet.

I de fall offererad konsult uteblir skall företag kunna ersätta denne med person med minst lika kompetens som den offererade till samma kostnad. Det är Beställaren som avgör om ersättande konsult kan godkännas för uppdraget.

Önskemål (bör) på tjänsten:

Habo kommun önskar under avtalstiden ha option på att inom ramen för gällande avtal lägga till tjänster som kan komma att utvecklas som digitaliserar processen. Om ni som leverantör redan har denna tjänst får ni gärna beskriva den separat och ange pris för detta om möjligt.

Tidsplan:

Avtalet ska gälla från 2020-06-01 och fyra år framåt med möjlighet att avsluta avtalet efter 18 månader.

Anbudets innehåll:

Till anbudet skall bifogas alla de uppgifter, bilagor, intyg och bevis som efterfrågas

- kopia giltigt besiktningscertifikat

- pris i SEK i prisbilaga

- beskrivning av tjänstens utförande

- minst ett referensuppdrag

Anbudet skall lämnas på svenska.

Anbudet skall vara giltigt och bindande minst till och med det datum som anges i

anbudsförfrågan. Om datum ej angivits gäller tre (3) månader från sista anbudsdag.

Pris: Anges exklusive moms.

Utvärdering:

En samlad bedömning kommer att ske av följande kriterier:

-pris 

- erfarenhet konsult

- referensuppdrag

- levernatörens ekonomiska ställning

Detta kan då vara tex pris, kompetens och erfarenhet

Offentlighet och sekretess

Absolut sekretess (upphandlingssekretess) råder fram till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Därefter blir anbuden som huvudregel offentliga. Undantag från offentlighetsprincipen är om delar av anbudet omfattas av s.k. kommersiell sekretess.

En Leverantör som anser att uppgifter som lämnats i anbudet uppfyller villkoren för kommersiell sekretess (31 kap. 16 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) om affärs- och driftsförhållanden) ska i sitt anbud tydligt ange en begäran om sekretess. En sådan begäran ska vara preciserad med vilka uppgifter som avses samt vilken skada som Leverantören skulle lida om uppgifterna lämnas ut. Eventuell sekretessbegäran med preciseringar och motivering ska anges i nedanstående fält.

En sekretessbedömning sker alltid i samband med att en uppgift begärs ut och Beställaren kan inte garantera att en begäran om sekretess inte medför att handlingen kan komma att lämnas ut. Ett beslut om att inte lämna ut en handling på grund av sekretess kan överklagas av den som begär ut handlingen.

Ange i bilaga om anbudet ska omfattas av sekretess. Ange vilka uppgifter i anbudet som avses samt vilken skada som leverantören skulle lida om uppgifterna lämnades ut.

Hantering av personuppgifter

I enlighet med tillämplig lagstiftning om personuppgifter är Beställaren skyldig att informera om följande:

Avlämnade personuppgifter (namn, adress, CV och andra uppgifter i anbudet som är direkt eller indirekt hänförliga till någon fysisk person) utgör personuppgifter enligt tillämplig lagstiftning om hantering av personuppgifter. Beställaren är personuppgiftsansvarig för behandlingen av sådana personuppgifter. Beställaren kommer enbart att behandla uppgivna personuppgifter för att kunna pröva, administrera och arkivera anbud samt förvalta ramavtalet. Personuppgifterna kommer att behandlas av Beställaren och eventuellt anlitade underleverantörer som Beställaren anlitar.

Arkivering och gallring av personuppgifter kommer att genomföras i enlighet med tillämplig lagstiftning, bland annat LOU, Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) samt Arkivlag (1990:782).

Om frågor skulle uppkomma rörande Beställarens behandling av personuppgifter kontakta Beställarens dataskyddsombud: Johan Isaksson, 036-102802, johan.isaksson@jonkoping.se.

Upphandlingsform

Denna upphandling genomförs som direktupphandling enligt lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU).