Fönsterputs 24

Behovsbeskrivning tjänster

Allmän information:

Habo kommun, beläget strax utanför Jönköping, har ett 60 tal fastigheter i kommunen där det i varierande omfattning finns behov av fönsterputsning, dels årlig och dels enstaka tillfällen. Därav har kommunen nu för avsikt att upphandla ett ramavtal för tjänsten fönsterputs på 4 år.

Det är främst skolor men även kontor, vårdcentrum mm. Merparten av byggnaderna är i ett plan men det förekommer även höga fönsterpartier och fönster i flera våningar. Vi bifogar en lista på fastigheterna, se "Prisfil" där adress framgår för att ni ska kunna bilda er en uppfattning om omfattningen. Vi har även en fastighet där glaspartier ska putsas som ej går att bese utifrån, se bilaga "Habo Arena" samt "Prisbilaga". Vi har ingen möjlighet att ta emot platsbesök personligen och det kommer inte vara möjligt att bese insidorna av lokalerna före tilldelning av kontrakt.

Frågor kring uppdraget hänvisar vi till frågor och svar i detta system.

Utförandet av tjänsten

Tilldelad leverantör kommer få tillgång till en lista med kontaktuppgifter (namn, mail, telefon) till ca 35 olika kontaktpersoner i Habo kommun. Leverantören ansvar för att kontakta samtliga dessa för att boka in om fönsterputsning ska genomföras och i så fall när i tid det ska utföras samt om det rör sig och både in-/utvädig tvätt eller endast utvändig. Vid kontakten ska man även säkerställa att lokalerna är tillgängliga för utförandet av tjänsten. För att  minska miljöpåverkan/antalet transporter önskar Habo kommun att leverantören begränsar antalet fönsterputsningsveckor så långt det är möjligt.

Vid putsning ska hela fönstren putsas samt delar runt omkring så som fönsterbleck, spröjs och bågar. I de fall spröjs förekommer är dedt viktigt att dessa demonteras och monteras på ett korrekt sätt. Om något mot förmodan går sönder ska kontaktpersonen informeras.

Putsning ska ske dagtid. Exakt tid och instruktion sker enligt överenskommelse mellan leverantör och kontaktperson.

Fönsterputs ska kunna genomföras 1-2 ggr per år både in- och utvändigt eller endast utvädigt utifrån bedömt behov/beställning. Putsning sker i första hand under våren och hösten. Med hänsyn till objektens art (t ex skolor och vårdinrättningar) ska putsning utföras på ett sådant sätt att verksamheterna i eller utanför de olika lokalerna inte störs.

Personal

Den person som utför uppdrag ska ha erforderlig utbildning/kunskap inom efterfrågat område. Leverantörens personal och eventuell underleverantörs personal ska förstå svenska och ha god förmåga att uttrycka sig på svenska.

Personen ska kunna veta vilka förutsättningar, verktyg och hjälpmedel som krävs för att putsa fönstren. Det är leverantörens skyldighet att säkerställa vilka verktyg eller hjälpmedel som behövs för att utföra uppdraget.

Habo kommun tillämpar rökfri miljö och all personal anställd hos leverantören som utför arbete på kommunens byggnader ska informeras om detta.

Personen ska ha en korrekt klädsel som tydligt visar vilket företag som medarbetaren kommer från genom företagets logotyp, namn och eller ID-bricka. Privata kläder tillåts inte.

Leverantören ska ansvara för att all personal som med anledning av uppdraget vistas inom skola, förskola och fritidshem, är kontrollerade mot belastningsregistret. Enligt lag får ingen personal arbeta inom dessa områden om de har dömts för brott mot minderåriga. Utdrag ur belastningsregistret för den/de som ska utföra uppdraget ska kunna uppvisas i samband med kontraktsstart. Detta gäller även arbetsledare samt löpande om personal byts ut under avtalsperioden. Stickprovskontroller kan komma att göras under avtalsperioden.

Leverantören ansvarar för personens arbetsmiljö, dvs att korrekt klädsel och skyddsutrustning används enligt gällande lagar och regler. Det är leverantörens ansvar att säkerställa så att fönsterputsningen sker på ett säkert sätt med exempelvis lift eller stege.

Leverantören ansvarar för att det finns arbetsrättsliga villkor för verksamhetens personal detsamma gäller även för underleverantörers personal. Villkoren syftar till att säkerställa att leverantören erbjuder skäliga arbetsvillkor till arbetstagarna vid utförandet av kontraktet. Villkoren ska gälla både i Anbudsgivarens egen verksamhet och hos de underleverantörer som direkt medverkar till att fullgöra kontraktet. De arbetsrättsliga villkoren omfattar lön, semester och arbetstid lägst enligt svensk arbetstidslag eller för branschen gällande kollektivavtal eller likvärdigt. Anbudsgivaren ska på begäran kunna visa upp kollektivavtal eller likvärdig handling.

Övriga ska-krav på tjänsten:

Anbudsgivaren ska vara registrerad i bolagsregistret för den typ av verksamhet som upphandlingen avser.

Registrering för F-skatt ska finnas samt att krav avseende skatter och avgifter ska vara uppfyllda.

Anbudsgivaren ska ha god och stabil ekonomi för att kunna upprätthålla en avtalsrelation. Creditvärdighet minst 40 enligt Creditsafe eller liknade rating institut. Detta granskas av kommunen varför inga bilagor behöver lämnas in som styrker detta.

Habo kommun strävar efter hållbarhet och leverantören ska därför använda produkter som uppfyller Bra miljöval, Svanen eller liknande och säkerställa att inga förbjuda kemikalier används under avtalstiden.

Leverantören ska tidigare ha utfört uppdrag i samma storleksklass. Bifoga kort beskrivning av tidigare uppdrag (minst 2) och ange kontaktperson för referenstagning.

Önskemål (bör) på tjänsten:

-Leverantören bör ha ett miljöledningssystem tex ISO 14001.

-Leverantören bör ha utfört arbete mot offentlig sektor.

-Vid utförandet av tjänsten bör leverantören använda fordon som är klassade med EURO 6

-Vid utförandet av tjänsten bör leverantören använda fordon som drivs med förnybara energikällor (t ex grön el, bioetanol, biogas, vätgas)

Tidsplan mm:

Upprättade av ramavtal med beräknad start senast 11 maj 2024. Löptid 4 år med 6 månaders uppsägningstid som tidigast kan sker efter 18 månader. Avtalet beräknas omsätta ca 500.000 kr och har ett takbelopp på 700 000 kr.

Inga garanterade volymer, omsättningen kan variera mellan åren. Under avtalstiden kan också objekt tillkomma eller avgå. Om objekt tillkommer så ska de omfattas av villkoren i avtalet samt faktureras per timme enligt samma beräkningsgrund som de prissatta objekten.

Fakturering ska ske per referens enligt ök med kontaktpersonen. På fakturan ska tydligt framgå vilket objekt som putsats.

Utförande av uppdragen kommer att beställas från olika verksamheter men det är viktigt att leverantören bidrar till en samordning för att uppnå mest ekonomiskt och miljömässigt fördelaktiga utförande.

Indexjustering

Prisreglering under avtalstiden kan komma att ske. 2024 gäller fast pris, efter detta sker prisreglering enligt konsumentprisindex (KPI). Basmånad är augusti 2023 (405,97). Uppräkningsmånad är november 2024, 2025 o.s.v.  Omräknat pris tillämpas från februari månad följande år.Innan ny prislista kan träda i kraft ska indexberäkningen kontrolleras och godkännas av Habo kommun. Meddelande om indexjustering ska sändas minst 30 dagar före ikraftträdande. Retroaktiv reglering ersätts inte. Om publiceringen av ovan index upphör ska indexklausulen omförhandlas. Om Part begär prisjustering och en överenskommelse om nytt pris ej kan träffas enligt ovan, sägs avtalet upp med 6 (sex) månaders uppsägningstid under vilken den senaste prisöverenskommelsen gäller.

Anbudets innehåll:

Till anbudet skall bifogas

- minst 2 referens uppdrag med kontaktuppgifter till kund

- komplett ifylld prisbilaga med pris (SEK) per fastighet + timpris för ev. tillkommande avrop

- beskrivning av tjänstens utförande och vilka produkter som används

- bekräftelse på att samtliga ska-krav uppfylls

- beskrivning över vilka och hur tidigare nämnda bör-krav uppfylls

Anbudet skall lämnas på svenska.

Anbudet skall vara giltigt och bindande minst till och med det datum som anges i anbudsförfrågan. Om datum ej angivits gäller tre (3) månader från sista anbudsdag.

Pris: Anges exklusive moms. Priser ska inkludera "allt" (t ex lön, arbetgivaravgifter, restider, transportkostnader, utrustning och material mm)

Utvärdering:

En samlad bedömning kommer att ske av följande kriterier:

- Pris

- Referensuppdrag

- Krav uppfyllelse

Offentlighet och sekretess

Absolut sekretess (upphandlingssekretess) råder fram till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Därefter blir anbuden som huvudregel offentliga. Undantag från offentlighetsprincipen är om delar av anbudet omfattas av s.k. kommersiell sekretess.

En Leverantör som anser att uppgifter som lämnats i anbudet uppfyller villkoren för kommersiell sekretess (31 kap. 16 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) om affärs- och driftsförhållanden) ska i sitt anbud tydligt ange en begäran om sekretess. En sådan begäran ska vara preciserad med vilka uppgifter som avses samt vilken skada som Leverantören skulle lida om uppgifterna lämnas ut. Eventuell sekretessbegäran med preciseringar och motivering ska anges i nedanstående fält.

En sekretessbedömning sker alltid i samband med att en uppgift begärs ut och Beställaren kan inte garantera att en begäran om sekretess inte medför att handlingen kan komma att lämnas ut. Ett beslut om att inte lämna ut en handling på grund av sekretess kan överklagas av den som begär ut handlingen.

Ange i bilaga om anbudet ska omfattas av sekretess. Ange vilka uppgifter i anbudet som avses samt vilken skada som leverantören skulle lida om uppgifterna lämnades ut.

Hantering av personuppgifter

I enlighet med tillämplig lagstiftning om personuppgifter är Beställaren skyldig att informera om följande:

Avlämnade personuppgifter (namn, adress, CV och andra uppgifter i anbudet som är direkt eller indirekt hänförliga till någon fysisk person) utgör personuppgifter enligt tillämplig lagstiftning om hantering av personuppgifter. Beställaren är personuppgiftsansvarig för behandlingen av sådana personuppgifter. Beställaren kommer enbart att behandla uppgivna personuppgifter för att kunna pröva, administrera och arkivera anbud samt förvalta ramavtalet. Personuppgifterna kommer att behandlas av Beställaren och eventuellt anlitade underleverantörer som Beställaren anlitar.

Arkivering och gallring av personuppgifter kommer att genomföras i enlighet med tillämplig lagstiftning, bland annat LOU, Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) samt Arkivlag (1990:782).

Om frågor skulle uppkomma rörande Beställarens behandling av personuppgifter kontakta Beställarens dataskyddsombud: Johan Isaksson, 036-102802, johan.isaksson@jonkoping.se.

Upphandlingsform

Denna upphandling genomförs som direktupphandling enligt lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU).