Analys vaktmästerifunktion inom kommunen

Behovsbeskrivning tjänster

Allmän information:

Habo kommun växer och står inför nya utmaningar och nya investeringar. Detta innebär att det påbörjats ett arbete med att se över delar av de servicefunktioner som finns inom kommunen för att säkerställa att befintliga resurser och tillgänglig teknik används på bästa sätt. Första området som kommunen valt att fokusera kring är vaktmästerifunktion och driftstjänster då en stora investeringar som sker på Kärnekulla området i Habo.

En första förstudie har gjorts av kommunen i ämnet som också bifogas denna direktupphandling. Som beskrivs i bifogad skrivelse är vaktmästeritjänster idag uppdelat på tre olika förvaltningar med olika uppgifter. Studie gjorde att ett antal frågor väcktes som kommunen med detta projektet vill analysera ytterligare.

Syftet är att hitta en effektiv organisation/teknik som löser de uppgifter som finns inom verksamhetsområdet för vaktmästeri, drift och skötsel av sporthallar på bästa sätt. Syftet är således inte att hitta besparingsmöjligheter i form av personalneddragning utan snarare att hitta effektiva arbetssätt inom ramen för nuvarande personlastyrka för att kunna hålla nere utökning av tjänster med bibehållen service nivå.

En analys innehållande förslag avseende nedan punkter är det som efterfrågas av kommunen;

- hur ska de uppgifter som idag ligger inom vaktmästeriområdet organiseras mest effektivt

- är nuvarande organisation den mest effektiva

 - analys av vilka tekniska hjälpmedel/stöd som kan implementeras för att underlätta arbete i framförallt sporthallar

-  i vilken grad kan man med hänsyn till ev krav kring säkerhet osv lägga ansvar på föreningar vad gäller drift sporthallar

- vilka arbetsuppgifter som idag utförs av vakmästeri skulle kunna läggas ut externt/fördelas annorlunda 

Arbetet bedöms genomföras både via intervjuer och besök på plats i Habo men även med hjälp av telefon och digital kommunikation. Kommunen bedömer det dock väsentligt att kunna vara nära verksamheten. I projektet kommer medarbetare som gjort förstudien att finnas tillgänglig för kommunikation kring projektet. det är också viktigt med löpande avstämningar av arbetet för att säkerställa att vi arbetar med rätt saker och gör prioriteringar under arbetes gång. Detta ska ske i samråd mellan utföraren och kommunen.

För direktupphandling gäller gränsen för direktupphandling enligt LOU som takbelopp. 

Kommunen har svårt att bedöma omfattningen på uppdraget och kan därför inte garantera några volymer.

Obligatoriska krav (ska) på tjänsten:

Det företag/konsult som utför analysen ska;

- ha stabil kreditvärdighet (40 enligt Creditsafes skala) och inga anmärkningar vad gäller skatte och avgifter.

 -ha erfarenhet av att genomföra analyser i offentlig verksamhet

Önskemål (bör) på tjänsten:

Erfarenhet av drift av sporthallar och övriga vaktmästeritjänster ses som en merit och underlättar sannolikt utförandet av uppdraget.

Teknisk god kännedom om lösningar för tex lås.

Habo kommun strävar efter ökat miljö- och hållbarhetsfokus i verksamheterna se därför bilaga kring miljöarbete i kommunen.

Tidsplan:

Då byggnationer inom kommunen är antagna budetmässigt ser kommunen att uppdraget ska kunna påbörjas under december/januari månad och vara klart senast mars 2022. Slutlig tidsplan fastställs efter tilldelning i samråd mellan Leverantör och Beställare.

Anbudets innehåll:

Till anbudet skall bifogas 

- CV för konsult/konsulter som ska genomföra uppdraget

- pris i SEK per timme i de fall kostnader för utlägg och resor tillkommer ska detta tydligt anges.

- beskrivning av tjänstens utförande

- 1 referensuppdrag där kontaktperson med namn och nummer bifogas samt en kort beskrivning av genomfört uppdrag

Anbudet skall lämnas på svenska.

Anbudet skall vara giltigt och bindande minst till och med det datum som anges i

anbudsförfrågan. Om datum ej angivits gäller tre (3) månader från sista anbudsdag.

Pris: Anges exklusive moms.

Utvärdering:

En samlad bedömning kommer att ske av följande kriterier:

- Erfarenhet av området för analysen

- Beskrivningen av hur uppdraget ska utföras och bedöms omfattning

- Pris 

Offentlighet och sekretess

Absolut sekretess (upphandlingssekretess) råder fram till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Därefter blir anbuden som huvudregel offentliga. Undantag från offentlighetsprincipen är om delar av anbudet omfattas av s.k. kommersiell sekretess.

En Leverantör som anser att uppgifter som lämnats i anbudet uppfyller villkoren för kommersiell sekretess (31 kap. 16 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) om affärs- och driftsförhållanden) ska i sitt anbud tydligt ange en begäran om sekretess. En sådan begäran ska vara preciserad med vilka uppgifter som avses samt vilken skada som Leverantören skulle lida om uppgifterna lämnas ut. Eventuell sekretessbegäran med preciseringar och motivering ska anges i nedanstående fält.

En sekretessbedömning sker alltid i samband med att en uppgift begärs ut och Beställaren kan inte garantera att en begäran om sekretess inte medför att handlingen kan komma att lämnas ut. Ett beslut om att inte lämna ut en handling på grund av sekretess kan överklagas av den som begär ut handlingen.

Ange i bilaga om anbudet ska omfattas av sekretess. Ange vilka uppgifter i anbudet som avses samt vilken skada som leverantören skulle lida om uppgifterna lämnades ut.

Hantering av personuppgifter

I enlighet med tillämplig lagstiftning om personuppgifter är Beställaren skyldig att informera om följande:

Avlämnade personuppgifter (namn, adress, CV och andra uppgifter i anbudet som är direkt eller indirekt hänförliga till någon fysisk person) utgör personuppgifter enligt tillämplig lagstiftning om hantering av personuppgifter. Beställaren är personuppgiftsansvarig för behandlingen av sådana personuppgifter. Beställaren kommer enbart att behandla uppgivna personuppgifter för att kunna pröva, administrera och arkivera anbud samt förvalta ramavtalet. Personuppgifterna kommer att behandlas av Beställaren och eventuellt anlitade underleverantörer som Beställaren anlitar.

Arkivering och gallring av personuppgifter kommer att genomföras i enlighet med tillämplig lagstiftning, bland annat LOU, Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) samt Arkivlag (1990:782).

Om frågor skulle uppkomma rörande Beställarens behandling av personuppgifter kontakta Beställarens dataskyddsombud: Johan Isaksson, 036-102802, johan.isaksson@jonkoping.se.

Upphandlingsform

Denna upphandling genomförs som direktupphandling enligt lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU).