Eslövs kommun Systemstöd för skolval till förskoleklass och grundskolan

Systemstöd för skolval till förskoleklass och grundskolan

Eslövs kommun

Systemstöd för skolval till förskoleklass och grundskolan

1. Administrativa föreskrifter

1.1 Inbjudan

Ni inbjuds härmed att inkomma med anbud gällande systemstöd för skolval till kommunens skolenheter i förskoleklass och årskurs 7 till Barn- och utbildningsförvaltningen, Eslövs kommun.

1.2 Omfattning av uppdraget

Direktupphandlingen omfattar leverans av ett digitalt  webbbaserat systemstöd för ansökningar och handläggning av skolplaceringar avseende skolval till kommunens skolenheter. Tjänstens omfattning avser cirka 800 elevplaceringar årligen och ansökningar till förskoleklass och årskurs 7. Uppdraget omfattar även uppsättning och drift av IT-systemet, implementering av IT-systemet, support och vidareutveckling av IT-systemet. 

Tjänsten ska möjliggöra ett effektivt och tydligt arbetssätt inom området att behandla ansökningar om skolplacering samt tillkommande beslutsstöd. IT-systemet kommer nyttjas och administreras av användare inom Barn- och utbildningsförvaltningen i Eslövs kommun.

IT-systemet ska kunna hantera de urvalskriterier som Eslövs kommun beslutar om, och varje elevs skolplacering utifrån urvalskriterierna ska kunna identifieras. Kommunens urvalskriterier kan komma att ändras under avtalsperioden, så IT-systemet ska kunna hantera vedertagna urvalskriterier i skolvalssammanhang.  Kommunens urvalskriterier för läsår 22/23 återfinns i bilaga 1.

Införandeprojektet planerar att påbörjas i samband med avtalsstart och planerad driftstart är november 2021. 

1.3 Avtalstid och möjlighet till förlängning

Avtalsperioden beräknas gälla från och med 2021-11-01 till och med 2023-10-31. Kommunen har därefter rätt att förlänga avtalet 2 gånger om vardera 12 månader. Eventuell förlängning ska ske skriftlig senast sex (6) månader före avtalstidens utgång.

1.4 Upphandlingsform

Upphandlingen genomförs som en direktupphandling.

1.5 Anbudstid och anbudsinlämning

Anbud ska lämnas via Mercell Direktupphandling senast 2021-10-11. Inga andra former av anbudsinlämning är tillåtna. Anbud som inkommit efter utsatt datum kommer inte att beaktas.

1.6 Behandling av personuppgifter i samband med upphandlingsprocessen

Eslövs kommun kommer under sin upphandlingsprocess att begära in personuppgifter och behandla dem i enlighet med de krav som ställs enligt dataskyddsförordningen. Se bilaga "Behandling av personuppgifter i Eslövs kommun" (bilaga 2).

1.7 Anbud med alternativa utföranden

Anbud med alternativa utföranden accepteras inte.

1.8 Krav för anbudsinlämning

Anbudet ska:

-Vara avfattat på svenska

-Innehålla samtliga efterfrågade uppgifter och handlingar.

Vid inlämning behöver du som anbudsgivare fylla i rutan "Specifikation", om inget annat anges i detta underlag ska det i rutan "specifikation" stå direktupphandlingens namn.

1.9 Anbudets giltighetstid

Anbudet ska vara bindande i tre månader efter sista datum för anbudsinlämning.

1.10 Upplysningar under anbudstiden

Frågor skickas och besvaras endast via Mercell Direktupphandling. Eventuella frågor ska ha inkommit senast 2021-10-07. Frågor inkomna efter detta datum kommer ej att besvaras. Frågor som är av intresse för samtliga tillfrågade anbudsgivare kommer, tillsammans med svar, att skickas ut avidentifierat.

1.11 Pris

Pris ska lämnas som en totalkostnad enligt beskrivning

Totalkostnaden ska inkludera samtliga med uppdraget tillkommande kostnader, som till exempel resor och uppehälle. Inga extra avgifter får tillkomma under avtalstiden.

1.12 Utvärdering

Den leverantör vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga för Eslövs kommun kommer att tilldelas kontraktet.

Anbudet utvärderas på följande grund:

- bästa förhållandet mellan pris och kvalitet

I det fall flera anbud har samma anbudssumma eller om flera leverantörer erhåller samma poäng i utvärderingen kommer Eslövs kommun att avgöra tilldelning genom lottning.

1.13 En eller flera leverantörer

Eslövs kommun avser att teckna avtal med en leverantör.

1.14 Tilldelningsbeslut

Beslut om tilldelning av kontrakt kommer att skickas ut per e-post, genom Mercell Direktupphandling, till samtliga anbudsgivare så fort utvärderingen är klar. Det är upp till anbudsgivaren att bevaka inkorgen under upphandlingsförfarandet, varför det är viktigt att angiven e-postadress når behörig och i ärendet väl insatt person.

1.15 Avbrytande av direktupphandling

Eslövs kommun förbehåller sig rätten att avbryta direktupphandlingen om anbud överstiger budgeterade medel eller med anledning av ändrade politiska beslut eller av övriga sakliga skäl.

1.16 Sekretess

När direktupphandlingen är avslutad upphör den absoluta anbudssekretessen. Anbudsgivare som önskar att sekretess ska råda efter denna tidpunkt, ska skriftligen inkomma med en begäran om sekretess, innehållande en precisering av vilka uppgifter som avses, samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera att skälen måste ha stöd av Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) för att kommunen i sin sekretessprövning ska kunna beakta begäran. Kommunen kan inte garantera att begärd information sekretessbeläggs eftersom en självständig sekretessprövning företas vid varje tillfälle en handling begärs ut.

1.17 Bilagor till förfrågningsunderlaget 

Förfrågningsunderlaget består, utöver detta dokument, av följande handlingar:

Bilaga 1: Urvalskriterier Eslövs kommun

Bilaga 2: Behandling av personuppgifter i Eslövs kommun

Bilaga 3: Personuppgiftsbiträdesavtal 

Bilaga 4: Kravspecifikation

2. Kvalificeringskrav

2.1 Komplett anbud

Anbudsgivaren ska inkomma med samtliga av kommunen efterfrågade uppgifter.

2.2 Uteslutningsgrunder

Anbudsgivaren ska uteslutas från deltagande i direktupphandlingen om någon av de situationer som anges i LOU föreligger. Kravet gäller även underleverantör om sådan anlitas.

Genom att lämna anbud, verifierar anbudsgivaren att nedan omständigheter inte föreligger:

omständigheter som anges i 13 kap. 1 § 1-6 pp. LOU ej föreligger 

omständigheter som anges i 13 kap. 2 § 1 st. LOU ej föreligger

omständigheter som anges i 13 kap. 3 § 1-9 pp. LOU ej föreligger

2.3 F-skatt mm.

Anbudsgivaren ska vara registrerad för F-skatt. Anbudsgivaren ska därmed också uppfylla lagenligt ställda krav avseende sina skatte- och avgiftsskyldigheter. Eslövs kommun kontrollerar detta.

2.4 Finansiell och ekonomisk ställning



Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer ska ha en god och stabil ekonomi så att ett långsiktigt avtal med kommunen kan upprätthållas. Anbudsgivaren ska uppfylla minst 40 enligt ranking hos Creditsafe (fastställt dagen innan sista anbudsdag) eller på annat sätt kunna styrka att företagets ekonomiska och finansiella ställning motsvarar ställda krav.

När ranking är lägre och/eller saknas eller företag är under bildande, styrks den ekonomiska och finansiella ställningen genom att bifoga bokslut med revisionsberättelse och/eller den senaste balans- och resultaträkningen om detta finns tillgängligt. Ekonomisk och finansiell ställning kan även styrkas genom bankgaranti, bankintyg eller liknande innehållande en ekonomisk plan för företagets verksamhet och med beskrivning av hur uppdraget kommer att säkerställas.

Kommunen kontrollerar ranking hos Creditsafe. Anbudsgivaren ansvarar för att bifoga de intyg som efterfrågas så att kommunen kan göra en korrekt bedömning av anbudsgivarens ekonomiska och finansiella ställning när ranking är lägre eller saknas. 

2.5 Teknisk och yrkesmässig kapacitet

Anbudsgivaren ska inneha dokumenterade resurser och erforderlig kompetens för att kunna utföra uppdraget på ett professionellt sätt gentemot kommunen. Som bevis på ovanstående ska anbudsgivare till anbudet bifoga följande information:

För att styrka anbudsgivarens kapacitet ska två (2) likvärdigt utförda uppdrag under de senaste tre (3) åren, räknat från sista anbudsdag, uppges. Observera att med likvärdiga uppdrag avses uppdrag från offentlig verksamhet (kommun/landsting/statlig myndighet) som minst motsvarar den storlek och omfattning av tjänsten såsom den beskrivs i detta förfrågningsunderlag och skett på ett tillfredställande vis för kunden.

De tre uppdragen under den senaste treårsperioden ska bifogas anbudet i separat bilaga.

Referensuppdragen ska avse olika uppdragsgivare med olika organisationsnummer. För varje uppdrag ska en kontaktperson (namn, tel och e-post) anges.

Eslövs kommun kan komma att kontakta angivna kontaktpersoner för att verifiera lämnade uppgifter. Observera att kontaktpersonerna ska vara vidtalade och kunna verifiera lämnade uppgifter under en period om cirka tre veckor efter sista anbudsdag. 

2.6 Personuppgiftsbiträde och systematiskt informationssäkerhetsarbete

Båda parter är skyldiga att hantera personuppgifter i enlighet med de krav som ställs enligt Dataskyddsförordningen. Eslövs kommun hanterar personuppgifter i egenskap av arbetsgivare och som upphandlande myndighet enligt LOU. De personuppgifter kommunen ansvarar för ska av anbudsgivaren behandlas enligt kommunens instruktioner och enligt det ändamål kommunen bestämt. Se bifogat personuppgiftsbiträdesavtal (bilaga 3) som ska undertecknas i samband med att huvudavtalet tecknas.

Anbudsgivare ska, för de delar av verksamheten som berörs av leveransen, ha ett systematiskt informationssäkerhetsarbete enligt SS-EN ISO/IEC 27001 eller motsvarande standard. Det ska omfatta bland annat att samtliga säkerhetskritiska administrativa och tekniska processer är dokumenterade och vilar på en formell grund där roller, ansvar och befogenheter finns tydligt definierade.

Anbudsgivaren ska bifoga en beskrivning av sitt informationssäkerhetsarbete. Om anbudsgivaren innehar certifiering ISO 27001 eller liknande, vilken säkerställer systematiskt informationssäkerhetsarbete enligt ovan, kan kopia på certifikatet bifogas. Då behövs ingen ytterligare redogörelse finnas med i anbudet.

Anbudsgivaren ansvarar för att säkerställa att medarbetare som utför uppdrag åt kommunen har bakgrundskontrollerats innan utförande. Anbudsgivaren ska se till att personal tillhandahålls lämplig utbildning för ökad medvetenhet och kunskap inom områden som rör integritet/dataskydd och informationssäkerhet. Detsamma gäller för konsulter som genomför uppdrag i enlighet med detta avtal.

3. Krav på varan/tjänsten

3.1 Inledning

Leverantören ska uppfylla samtliga ställda krav som anges i anbudsunderlaget och medföljande bilagorna.

3.2 Likvärdiga lösningar

Om det i upphandlingsdokumentet hänvisas till tekniska standarder, prestanda- eller funktionskrav, ursprung, tillverkning, varumärke, miljömärken etc med tillhörande specifikation är likvärdiga lösningar accepterade under förutsättning att anbudsgivaren visar att anbudet stämmer överens med respektive standard, funktionskrav etc. Varje hänvisning ska således tolkas så at likvärdiga lösningar accepteras. 

3.3 Tjänstespecifika krav

Tjänstespecifika krav framgår av bilaga 4 Kravspecifikation. Bilaga 4 Kravspecifikation innehåller krav på den systemlösning som efterfrågas i denna upphandling, inom följande områden:

Bilaga 4 innehåller obligatoriska krav och så kallade bör-krav. Bör-kraven är inte obligatoriska för anbudsgivaren att uppfylla men genererar ett fiktivt prisavdrag vid uppfyllnad (se under avsnittet Utvärderingsmetod). 

3.4 Implementation - Projektplan

Anbudsgivaren ska bifoga ett förslag till införandeplan för implementering av systemet i Eslövs kommun. Planen ska minst innehålla:

* Tidsplanering med utgångspunkt att avtal sluts senast 2021-10-31.

* Beskrivning av införande aktiviteter för att få systemet i drift. Exempel på aktiviteter är utbildningsinsatser och genomgångar i systemet för representater från Eslövs kommun. Aktiviteterna ska vara tidsuppskattade.

* Beskrivning vilka kompetenser som behövs i Eslövs kommun vid de olika införande aktiviteterna. 

Anbudsgivaren ska bemanna sin interna organisation med medarbetare som har relevant kompetens och förmåga att genomföra införandeplanen inom utsatt tid och till efterfrågad kvalitet. 

3.5 Systemets tillgänglighet

Med tillgänglighet menas tillgång till systemet med full funktionalitet. Systemet ska alltid vara tillgängligt, förutom för planerade avbrott. De planerade avbrotten får högst uppgå till sammanlagt tolv (12) timmar per avtalsår samt erforderligt tid för versionsuppdateringar samt systemunderhåll. Planerade avbrott ska leverantör ha varslat kommunen om i god tid, och ske i så stor utsträckning som möjligt före kl 7 och efter kl 18.

3.6 Konsultinsatser under avtalstid

Leverantören ska kunna erbjuda konsultinsatser, såsom tekniker och utvecklare, under avtalstiden. Detta ska kunna erbjudas dels för kundanpassningar och dels för åtgärder som ingår i leverantörens åtagande enligt detta avtal. Kommunen ska kostnadsfritt kunna kontakta leverantören för att diskutera en eventuellt konsultsinats.

Kommunen och leverantören ska innan beställning av konsultinsats skriftligen överenskomma om uppdragets omfattning samt antal konsulter. Beställning av konsultuppdrag ska göras av kommunen utsedd kontaktperson. 

Leverantören ska i samråd med utsedd kontaktperson i kommunen komma överens om när i tid konsultinsats ska utföras. Vid behov som av kommunens kontaktperson bedöms som angelägna, ska leverantören kunna tillhandahålla konsultinsats inom 10 arbetsdagar från beställning.

Kommunen har rätt att avbeställa sådana delar av konslutuppdrag som inte har genomförts eller begränsa dess omfattning. Vid avbeställning har leverantören rätt att erhålla ersättning för utfört arbete och nedlagda kostnader. Utförda arbeta och nedlagda kostnader ska vara styrkta av leverantören. 

Timpriset för konsultinsatser ska anges i anbudet, men ligger inte till grund för utvärderingen av anbuden. 

3.7 Support

Med support avses frågor som berör den dagliga driften som inte är av utvecklingskaraktär. Leverantören ska tillhandahålla support och underhåll av avtalad systemlösning under hela leveranstiden. Priset för support och underhåll ingår i den årliga kostnaden för systemet. Leverantören ska arbeta proaktivt och utföra sina åtagande enligt kraven i denna upphandling.

I leverantörens åtagande ingår att:

- Tillhandhålla helpdesk med möjlighet för kommunen att få kontakt med leverantören i supportfrågor.

- Ärenden som anmäls till supporten ska hanteras skyndsamt och med hög servicenivå, och om ett ärende inte kan lösas vid första kontakten med helpdesk ska kontinuerlig återkoppling avseende status göras till kommunen.

- Tillgång till supporten ska finnas under kontorstid ca kl 8.00-17.00 helgfri vardag. Vid avvikande öppettider bör kommunen meddelas så som vid sommar semester, internutbildningar m m.

- Supporten ska bemannas av lämpliga, kvalificerade och kompetenta medarbetare, på ett fackmannamässigt sätt och med iakttagande av god yrkessed.

- All support ska ges på svenska.

- Supportärende ska kunna rapporteras in via telefon och/eller mejl. Återkoppling och kontakt ska ske via telefon i de fall kommunen anger detta i supportärendet. Leverantören ska alltid lämna kontaktuppgifter som möjliggör att kommunen kan återkoppla via telefon till ansvarig handläggare i ett supportärende om behov finns för detta.

- Information om kända fel och status på dessa ska omgående och löpande publiceras på leverantörens hemsida eller annat lätt tillgängligt forum.

- Leverantören har en skyldighet att upplysa kommunen om när support och underhåll inte ingår i årliga avgiften och om debitering istället kommer ske på löpande räkning. Leverantören ska då uppskatta tid, kostnad och presentera detta skriftligen för kommunen. Kommunen ska godkänna förslaget innan arbetet påbörjas.

3.8 Installation och konfiguration

Nya versioner och uppdateringar av systemet ska ingå i kostnaden för systemet samt meddelas kommunen senast två (2) veckor innan.

3.9 Uppdateringar, uppgraderingar och versionsbyte

Uppgraderingar samt framtagande av dessa ingår i den årliga kostnaden för systemet. Leverantören förbinder sig att fortlöpande tillhandahålla kommunen de förbättringar och/eller ändringar som resulterar i nya versioner. Även dessa ingår i den årliga kostnaden för systemet.

Integrationsgränssnitt uppgraderas vid behov kostnadsfritt för att fortsätta fungera enligt avtalad specifikation. Kartinformationen i systemet ska kunna uppdateras så fort det har skett en förändring.

3.10 Utveckling

Leverantören ska så länge giltiga avtal finns mellan leverantören och kommunen:

- Bedriva ett löpande utvecklingsarbete i syfte att förbättra och effektivisera systemlösningen inklusive tillhörande tjänster.

- Arbeta proaktivt och hålla sig a jour med ny och kommande lagstiftning. Systemet ska kontinuerligt utvecklas för att möta sådana förändringar.

- Löpande och i god tid informera kommunen om kommande förbättringar, utbyggnader eller nytillkommen funktionalitet och övrigt utvecklingsarbete för systemet.

3.11 Kundportal

Leverantören ska tillhandahålla en webbaserad kundportal där kommunens administratörer kan ta del av nyheter, kända fel och möjliga utbildningstillfällen som leverantören tillhandahåller. Vidare ska kontaktuppgifter till supporten finnas i portalen. 

3.12 Fel i systemet

Med fel i systemet menas att systemet inte uppfyller avtalad kravspecifikation eller att systemet avviker från vad som följer av uppdraget ska utföras på ett fackmannamässigt sätt. Vid klassificering av fel har kommunen tolkningsföreträde. Om leverantören anser att kommunen missbrukar sitt tolkningsföreträde ska aktuell fråga om felklassificering hänskjutas till kundansvarig respektive systemansvariges närmaste chefer för detta avtal för avgörande. Fram till klassificering är utredd ska felet hanteras enligt kommunens tolkning. 

Åtgärdande av fel ska ske skyndsamt och på permanent basis, och där det behövs eller är lämpligt efter omständigheterna ske genom tillhandahållning av felrättning, eller om kommunen skriftligen godkänner det, i form av tillfällig lösning. Åtgärdande av fel ingår i den årliga kostnaden för systemet. Leverantören är skyldig att på egen bekostnad avhjälpa fel i systemet. 

Felrättningar ska ske enligt punkterna nedan:

* Korrigering av systemets komponenter, baserat på kommunens och övriga kunders felrapporteringar, ska ske löpande av leverantören.

* Leverantören släpper löpande uppdatering för fel som rättats, dessa är fritt tillgängliga för kommunen utan kostnad.

* Felrättningar innehåller fullständiga installations- och revisionsbeskrivning t ex vilka specifika fel som rättats.

* Felrättningar som leverantören gör, testas, följs upp och garanteras av leverantören själv innan rättningen levereras till kommunen.

Leverantören ansvarar inte för:

* Fel förorsakande av kommunens användning av systemet med annan än av leverantören godkänd utrustning, tillbehör, programvara på ett sätt som påverkar dess funktion.

* Fel förorsakande genom kommunen företagna ändringar eller ingrepp i systemet som skett utan leverantörens samtycke eller genom kommunens försummelse.

* Fel förorsakande av virus eller andra utifrån kommande angrepp, såvida inte det introducerades av leverantören genom dessa försummelse eller fel orsakade av tredje man på annat sätt eller genom andra omständigheter utom leverantörens kontroll såsom fel i utrustning, tillbehör eller programvara som ej ingår i leveransen. 

­­­­­­­­4. Utvärderingsmetod

För att ett anbud ska utvärderas ska anbudet ha inkommit inom föreskriven tid samt uppfylla kvalificeringskrav och ska-krav. Ofullständiga anbud eller anbud som innehåller oriktiga uppgifter kan komma att förkastas.

4.1 Pris

Anbudsgivare ska i anbudet lämna fast pris per år. Pris ska anges i anbudet fördelat på följande poster:

* Fast pris på systemstödet inklusive drift och support.

* Pris för införande av systemet i Eslövs kommun enligt beskrivning i avsnitt 3.4

* Tim pris för konsulter som kan komma att avropas under avtalstiden (ligger inte till grund för utvärderingen).

Priserna ska anges i SEK exklusive mervärdesskatt och ska inkludera alla med uppdraget förenade kostnader och utlägg. 

4.2 Utvärderingsmodell

Den leverantör vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga för kommuner kommer att tilldelas avtalet. Utvärdering sker på följande grund:

1. Fast pris på systemstödet inklusive drift och support

2. Bör-krav som ger prisavdrag

4.3 Bör-krav som ger prisavdrag

Anbudsgivare ska i bilaga 4 Kravspecifikation med bör-krav ange om det offererade IT systemstödet uppfyller ställda krav som ger prisavdrag.

Bör-kraven ska besvaras med ja eller nej i enlighet med vad som framgår av kravspecifikationen. Jakande bör-krav ska erhållas under hela avtalsperioden. För att erhålla prisavdrag på det enskilda börkravet krävs att anbudsgivare har svarat ja på aktuellt bör-krav. 

De krav som ger prisavdrag är inte obligatoriska utan kommer att tillmätas betydelse inom ramen för utvärderingen. Anbudsgivare erhåller prisavdrag i utvärderingen per respektive krav i enlighet med vad som anges i kravspecifikationen.

Notera att ska-krav är obligatoriska krav i upphandlingen och kommer inte att poängsättas. 

Varje bör-krav ger ett prisavdrag på 1 818 kronor.

4.4 Exempel på uträkning av utvärderingspriset

Anbudsgivaren anger i anbudet ett fast pris på systempriset inklusive drift och support om 100 000 kronor per år. Anbudsgivaren uppfyller tio (10) bör-krav.

Uträkning av anbudsgivarens utvärderingspris sker enligt följande:

Offererat fast pris per år: 100 000 kronor

Erhållet prisavdrag: 18 180 kronor

Utvärderingspris (efter prisavdrag): 81 820 kronor

4.5 Slutlig utvärdering

Resultatet av utvärderingen fås genom att prisavdraget som anbudsgivare erhåller genom kraven enligt avsnitt 4.3 dras av från anbudsgivarens offererade pris för systemstödet. Den anbudsgivare som efter prisavdraget erhåller lägst utvärderingspris tilldelas kontrakt. 

Om två (2) eller flera anbud erhåller samma utvärderingspris kommer lottning att ske för att avgöra vilket anbud som tilldelas avtalet.

Sista anbudsdag
Anbudstiden utgått

(2021-10-18)

Förfarande

Direktupphandling

Publicerad

2021-09-24

Dokumenttyp

Direktupphandling

Leveransorter

Skåne län

Diarie-/referensnummer

BoF.2021.1185