System för skolskjutsplanering

System för skolskjutsplanering

1. Administrativa föreskrifter

1.1 Upphandlingsföremål

Ni inbjuds härmed att inkomma med anbud gällande IT-system för skolskjutsplanering till Barn- och utbildningsförvaltningen, Eslövs kommun.

1.2 Omfattning av uppdraget

Direktupphandlingen omfattar IT-system som ska fungera som stöd vid kommunens skolskjutsplanering. Systemet ska kombinera fakta med kartinformation såsom adresser, avstånd, bussturer och hållplatser. All information ska presenteras i överskådliga kartor och rapporter, och vara på svenska.

1.3 Avtalstid och möjlighet till förlängning

Avtalsperioden beräknas gälla från och med 2021-01-01 till och med 2023-12-31 Eslövs kommuns har rätt att förlänga avtalet vid två (2) tillfällen om vardera 12 månader.

1.4 Upphandlingsform

Upphandlingen genomförs som en direktupphandling.

1.5 Anbudstid och anbudsinlämning

Anbud ska lämnas via Visma Direktupphandling senast 2020-11-09. Inga andra former av anbudsinlämning är tillåtna. Anbud som inkommit efter utsatt datum kommer inte att beaktas.

1.6 Behandling av personuppgifter i samband med upphandlingsprocessen

Eslövs kommun kommer under sin upphandlingsprocess att begära in personuppgifter och behandla dem i enlighet med de krav som ställs enligt dataskyddsförordningen. Se bilaga "Behandling av personuppgifter i Eslövs kommun" (bilaga 2).

1.7 Anbud med alternativa utföranden

Anbud med alternativa utföranden accepteras inte.

1.8 Anbudets form och innehåll

Anbudet ska:

-Vara avfattat på svenska

-Innehålla samtliga efterfrågade uppgifter och handlingar.

Den sanningsförsäkran (bilaga 1) som bifogas till detta anbudsunderlag ska skrivas ut, undertecknas av behörig företrädare, scannas och medfölja anbudet.

1.9 Anbudets giltighetstid

Anbudet ska vara bindande i tre månader efter sista datum för anbudsinlämning.

1.10 Upplysningar under anbudstiden

Frågor skickas och besvaras endast via Visma Direktupphandling. Eventuella frågor ska ha inkommit senast 2020-11-02. Frågor inkomna efter detta datum kommer ej att besvaras. Frågor som är av intresse för samtliga tillfrågade anbudsgivare kommer, tillsammans med svar, att skickas ut avidentifierat.

1.11 Pris

Pris ska lämnas uppdelat på två poster:

-  Införande av systemet inklusive introduktions utbildningar för två (2) personer

-  Årsavgift för hela systemet enligt beskrivning enligt detta förfrågningsunderlag inklusive drift, support och innehåll och utgå från två (2) (användare) hos kommunen.

Totalkostnaden ska inkludera samtliga med uppdraget förenade kostnader. Inga extra avgifter får tillkomma.

1.12 Utvärdering

Den leverantör vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga för Eslövs kommun kommer att tilldelas kontraktet.

Anbudet utvärderas på följande grund:

- pris

I det fall flera anbud har samma anbudssumma eller om flera leverantörer erhåller samma poäng i utvärderingen kommer Eslövs kommun att avgöra tilldelning genom lottning.

1.13 En eller flera leverantörer

Eslövs kommun avser att teckna avtal med en leverantör.

1.14 Tilldelningsbeslut

Beslut om tilldelning av kontrakt kommer att skickas ut per e-post, genom Visma Direktupphandling, till samtliga anbudsgivare så fort utvärderingen är klar. Det är upp till anbudsgivaren att bevaka inkorgen under upphandlingsförfarandet, varför det är viktigt att angiven e-postadress når behörig och i ärendet väl insatt person.

1.15 Avbrytande av direktupphandling

Eslövs kommun förbehåller sig rätten att avbryta direktupphandlingen om anbud överstiger budgeterade medel eller med anledning av ändrade politiska beslut eller av övriga sakliga skäl.

1.16 Sekretess

När direktupphandlingen är avslutad upphör den absoluta anbudssekretessen. Anbudsgivare som önskar att sekretess ska råda efter denna tidpunkt, ska skriftligen inkomma med en begäran om sekretess, innehållande en precisering av vilka uppgifter som avses, samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera att skälen måste ha stöd av Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) för att kommunen i sin sekretessprövning ska kunna beakta begäran. Kommunen kan inte garantera att begärd information sekretessbeläggs eftersom en självständig sekretessprövning företas vid varje tillfälle en handling begärs ut.

1.17 Upphandlingsdokumentets bilagor

Till upphandlingsdokumentet hör följande bilagor:

Bilaga 1: Sanningsförsäkran.

Bilaga 2: Behandling av personuppgifter i Eslövs kommun

Bilaga 3: Personuppgiftsbiträdesavtal

2. Kvalificeringskrav

2.1 Komplett och undertecknat anbud

Anbudsgivaren ska inkomma med samtliga av kommunen efterfrågade uppgifter. Den sanningsförsäkran som återfinns sist i förfrågningsunderlaget ska skrivas ut, fyllas i, scannas och bifogas övriga handlingar inom utsatt tid.

2.2 Uteslutningsgrunder

Anbudsgivaren ska uteslutas från deltagande i direktupphandlingen om någon av de situationer som anges i LOU föreligger. Kravet gäller även underleverantör om sådan anlitas. Genom att underteckna anbudet intygar anbudsgivaren att omständigheterna enligt 13 kap 1-3§§ LOU (2016:1145) inte föreligger.

2.3 F-skatt mm.

Anbudsgivaren ska vara registrerad för F-skatt. Anbudsgivaren ska därmed också uppfylla lagenligt ställda krav avseende sina skatte- och avgiftsskyldigheter. Eslövs kommun kontrollerar detta.

2.4 Finansiell och ekonomisk ställning

Anbudsgivaren ska ha en god och stabil ekonomi. Anbudsgivaren ska ha minst ranking 40 enligt Creditsafe eller på annat sätt styrka företagets ekonomiska och finansiella ställning. Om anbudsgivaren har sämre ranking än 40 hos Creditsafe, finns möjlighet för anbudsgivare att på annat sätt styrka att kravet på god och stabil ekonomi är uppfyllt. I detta fall gör den upphandlande myndigheten en individuell bedömning av företagets kreditvärdighet utifrån inlämnade uppgifter.

2.5 Teknisk och yrkesmässig kapacitet

Anbudsgivaren ska inneha dokumenterade resurser och erforderlig kompetens för att kunna utföra uppdraget på ett professionellt sätt gentemot kommunen. Som bevis på ovanstående ska anbudsgivare till anbudet bifoga följande information:

1. En kort presentation av anbudsgivaren, max två (2) A4-sidor, innehållande: affärsidé, organisation och ledning, översiktlig kompetensbild/-struktur och geografisk etablering. Presentationen ska bifogas anbudet i separat bilaga

2. För att styrka anbudsgivarens kapacitet ska tre (3) likvärdigt utförda uppdrag under de senaste tre (3) åren uppges. Observera att med likvärdiga uppdrag avses uppdrag från offentlig verksamhet (kommun/landsting/statlig myndighet) som minst motsvarar den storlek och omfattning av tjänsten såsom den beskrivs i detta förfrågningsunderlag. Referensuppdragen ska också integrera uppgifter från elevregistret Procapita in i skolskjutsprogrammet. De tre uppdragen under den senaste treårsperioden ska bifogas anbudet i separat bilaga.

För varje uppdrag ska en kontaktperson (namn, tel och e-post) anges. Eslövs kommun kan komma att kontakta angivna kontaktpersoner för att verifiera lämnade uppgifter.

3. Beskrivning av support och typ av support.

4. Uppgift om tillgänglig teknisk personal och enheter särskilt sådana som är ansvariga för kvalitetskontrollen.

2.6 Personuppgiftsbiträde

Båda parter är skyldiga att hantera personuppgifter i enlighet med de krav som ställs enligt Dataskyddsförordningen. Eslövs kommun hanterar personuppgifter i egenskap av arbetsgivare och som upphandlande myndighet enligt LOU. Leverantören hanterar i sin tur personuppgifter utifrån sitt verksamhetsområde och utifrån de tjänster och lösningar som upphandlas.

De personuppgifter kommunen ansvarar för ska av anbudsgivaren behandlas enligt kommunens instruktioner och enligt det ändamål kommunen bestämt. Se bifogat personuppgiftsbiträdesavtal (bilaga 3) som ska undertecknas i samband med att huvudavtalet tecknas.

3. Krav på varan/tjänsten

Leverantören ska uppfylla samtliga ställda krav. leverantören ska kunna visa att ställda krav uppfylls i enlighet med den utredning/verifiering som efterfrågas av kommunen.

3.1 Anpassningar till Eslövs kommuns skolskjutsreglemente

Systemet ska vara anpassat till Eslövs kommuns skolskjutsreglemente, och måste kunna hantera följande parametrar:

- Sträcka mellan bostad och skola som berättigar skolskjuts.

- Sträcka mellan bostad och uppsamlingsplats/hållplats som inte får överskridas

- Restid som inte får överskridas

- Väntetid i anslutning till skoldagen som inte får överskridas

- Väntetid vid byte av färdsätt eller fordon som inte får överskridas

- Trafiksäkerhetsmodell som begränsar (ger undantag) handläggning enligt punkt 1 och 2 ovan.

Programmet ska kunna hantera olika nivåer för olika årskurser.

3.2 Eslövs kommuns skolskjutsregler och skollag

Systemet ska baserat på Eslövs kommuns skolskjutsregler och skollagen:

- Tilldela de skolskjutsberättigade eleverna färdsätt, ordinarie linjetrafik och särskild upphandlad skolskjutstrafik,

- Planera skolskjutskapacitet för särskild upphandlad skolskjutstrafik

Systemet ska också baserat på elevens (geokodade) bostadsadress, skolans adress och upptagningsområde, ta fram och handlägga de skolskjutsberättigade eleverna beaktat skollagens och Eslövs kommuns skolskjutsregler samt andra förordningar. Geokodning ska ske mot det ajourhållna adressregistret i kommunens lokala fastighetsbas.

3.3 Tidtabeller och hållplatser

Systemet ska kunna inhämta:

- Information från Skånetrafikens tidtabelldatabas,

- Förändringar av tidtabellsdata ska kunna importeras i systemet vid behov.

3.4 Planering

Systemet ska kunna:

- ange enskilda vägavsnitt som mindre lämpliga skolvägar och därefter automatiskt undantas från fortsatt skolskutsplanering,

- ange respektive linjes beläggning, körsträcka och körtid,

- föreslå ny färdrutt eller anpassning av befintlig linje för elever som ej kunnat matchas till befintliga linjer,

- hantera särskilda skäl på individnivå vilket gör att eleven inte bör åka med andra. Exempel på orsaker kan vara funktionshinder och ålder.

3.5 Ruttplanering och analys

Systemet ska kunna:

- lagra flera olika simuleringar av skolskjutsorganisation per skola,

- lagra flera olika simuleringar av alternativa rutter per skola,

- ge möjligheter att beräkna avstånd och planera transporter för manuellt registrerade eller importerade adresser. Utöver detta ska man kunna generera avståndsytor från befintliga eller planerade skolor, för att kunna analysera kommande behovsbild för skolskjutsar.

3.6 Elevunderlag och analys

Systemet ska kunna användas för att göra prognoser och analyser när det gäller kommande elevunderlag inom olika områden (upptagningsområden) i kommunen,

3.7 Transportör och fordonskapacitet

Systemet ska omfatta funktionalitet för att administrera eller förändra transportör och fordonskapacitet.

3.8 Kartfunktioner

Systemet ska omfatta:

- En kartfunktion i vilken handläggare ska kunna överblicka och sortera elever, anvisade skolor, skolors upptagningsområde, turer, fordon och trafiksäkerhetsmodell,

en mätfunktion för att mäta en elevs sträcka över vägnätet mellan bostad och skola samt bostad och uppsamlingsplats/hållplats i kombination med kommunens vägnät. Vägnätet ska baseras på Nationella Vägdatabasen (NVDB) som även innehåller gång- och cykelvägar i kommunen,

- Leverera kartor i PDF-format över befintliga skolskjutslinjer,

- Leverera kartor i PDF-format över preliminära gränser för skolskjuts.

3.9 Administration och administrativa funktioner

Systemet ska kunna administrera och erbjuda:

- Justera skolskjutsen när eleven byter bostadsadress,

- Generera skolskjutsbrev avseende berättigande eller avslag, samt information om skolskjutsresa

- Ärendehantering för elever för att underlätta dialog och eventuella överklagande till förvaltningsrätten i enlighet med skollagen

- Notera synpunkter och fordon för att underlätta dialog med transportör.

- Utskriftsfunktioner

3.10 Rapporter

Systemet ska:

- Kunna ge möjlighet till att skapa egna rapporter vilka ska kunna anpassas efter behov samt med möjlighet att dölja information,

- Leverera lista över hållplatser per rutt som rapport,

- Leverera lista över aktuella hämt-/lämningstider vid hållplatser per rutt som rapport,

- Lista över beläggning på bussen i form av antal individer och ålder per rutt.

3.11 Arkivering och lagring

Systemet ska följa de krav som ställts av Riksarkivet för arkivering av elektroniska handlingar.

Leverantören ska tillförsäkra sig att all data och information tillhörig kommunen hanteras på ett sådant sätt att den inte kan förstöras, förvanskas eller förloras.

3.12 Behörigheter och handläggare i Eslövs kommun

Systemet ska:

- Praktiskt kunna nyttjas och hanteras av ett begränsat antal centrala handläggare inom Eslövs kommun,

- Ge möjligheter att skapa olika behörighetsnivåer för användare för att läsa, ändra, registrera och ta bort.

3.13 Inloggning

Inloggningen till systemet ska tillhandahållas av leverantören och hanteras separat i relation till kommunens befintliga struktur.

3.14 Installation och konfiguration

Nya versioner och uppdateringar av systemet ska ingå i kostnaden för systemet samt meddelas kommunen senast två (2) veckor innan.

3.15 Systemets tillgänglighet

Med tillgänglighet menas tillgång till systemet med full funktionalitet. Systemet ska alltid vara tillgängligt, förutom för planerade avbrott. De planerade avbrotten får högst uppgå till sammanlagt tolv (12) timmar per avtalsår samt erforderligt tid för versionsuppdateringar samt systemunderhåll. Planerade avbrott ska leverantör ha varslat kommunen om avbrotten i god tid, och ske i så stor utsträckning som möjligt före kl 7 och efter kl 18.

3.16 Integrationer och systemkopplingar

Systemet ska kunna ta emot information från elevregistret Procapita/KIR och Tieto Education. Detta ska gå att göra i filformatet Excel och XML. Från Procapita/KIR och Tieto Education ska uppgifterna om kommunens skolor, klasser, elever och vårdnadshavare, adresser till elever och vårdnadshavare, hämtas . Integration ska även ske med barn i ålder 3-5 år för att möjliggöra prognosarbete.

Integationen ska ingå i årsavgiften för systemet.

Om systemet har möjligheter att automatiskt integeras mot Procapita, ska detta anges i anbudet.

3.17 Support

Med support avses frågor som berör den dagliga driften som inte är av utvecklingskaraktär. Leverantören ska tillhandahålla support och underhåll av avtalad systemlösning under hela leveranstiden. Priset för support och underhåll ingår i den årliga kostnaden för systemet. Leverantören ska arbeta proaktivt och utföra sina åtagande enligt kraven i denna upphandling. I leverantörens åtagande ingår att:

- Tillhandhålla helpdesk med möjlighet för kommunen att få kontakt med leverantören i supportfrågor.

- Ärenden som anmäls till supporten ska hanteras skyndsamt och med hög servicenivå, och om ett ärende inte kan lösas vid första kontakten med helpdesk ska kontinuerlig återkoppling avseende status göras till kommunen. Tillgång till supporten ska finnas under kontorstid ca kl 8.00-17.00 helgfri vardag. Vid avvikande öppentider bör kommunen meddelas så som vid sommar semenster, internutbildningar m m.

- Supporten ska bemannas av lämpliga, kvalificerade och kompetenta medarbetare, på ett fackmannamässigt sätt och med iakttagande av god yrkessed.

- All support ska ges på svenska.

- Supportärende ska kunna rapporteras in via telefon och/eller mejl. Återkoppling och kontakt ska ske via telefon i de fall kommunen anger detta i supportärendet. Leverantören ska alltid lämna kontaktuppgifter som möjliggör att kommunen kan återkoppla via telefon till ansvarig handläggare i ett supportärende om behov finns för detta.

- Information om kända fel och status på dessa ska omgående och löpande publiceras på leverantörens hemsida eller annat lätt tillgängligt forum.

- Leverantören har en skyldighet att upplysa kommunen om när support och underhåll inte ingår i årliga avgiften och om debitering istället kommer ske på löpande räkning. Leverantören ska då uppskatta tid, kostnad och presentera detta skriftligen för kommunen. Kommunen ska godkänna förslaget innan arbetet påbörjas.

3.18 Webbplats

Elever, vårdnadshavare, skolor och transportörer ska ha möjlighet att via systemets webb-plats få anpassad skolskjutsinformation.

3.19 Uppdateringar, uppgraderingar och versionsbyte

Uppgraderingar samt framtagande av dessa ingår i den årliga kostnaden för systemet. Leverantören förbinder sig att fortlöpande tillhandahålla kommunen de förbättringar och/eller ändringar som resulterar i nya versioner. Även dessa ingår i den årliga kostnaden för systemet.

Integrationsgränssnitt uppgraderas vid behov kostnadsfritt för att fortsätta fungera enligt avtalad specifikation.

Kartinformationen i systemet ska kunna uppdateras så fort det har skett en förändring.

3.20 Utveckling

Leverantören ska så länge giltiga avtal finns mellan leverantören och kommunen:

- Bedriva ett löpande utvecklingsarbete i syfte att förbättra och effektivisera systemlösningen inklusive tillhörande tjänster.

- Arbeta proaktivt och hålla sig a jour med ny och kommande lagstiftning. Systemet ska kontinuerligt utvecklas för att möta sådana förändringar.

- Löpande och i god tid informera kommunen om kommande förbättringar, utbyggnader eller nytillkommen funktionalitet och övrigt utvecklingsarbete för systemet.

4. Utvärderingsmetod

Den leverantör vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga för myndigheten kommer att tilldelas kontraktet.

Utvärdering sker på följande grund:

- pris

För att ett anbud ska utvärderas ska anbudet ha inkommit inom föreskriven tid samt uppfylla kvalificeringskrav och ska-krav. Ofullständiga anbud eller anbud som innehåller oriktiga uppgifter kan komma att förkastas.