Mjukglassmaskin till Arbetsmarknadsenheten, Eslövs kommun

Mjukglassmaskin till Arbetsmarknadsenheten, Eslövs kommun

1. Administrativa föreskrifter

1.1 Upphandlingsföremål

Ni inbjuds härmed att inkomma med anbud gällande mjukglassmaskin till Arbetsmarknadsenheten inom Barn- och utbildningsförvaltningen, Eslövs kommun.

1.2 Omfattning av uppdraget

Direktupphandlingen omfattar en mjukglassmaskin samt ett tre årigt serviceavtal för denna.

1.3 Beskrivning av Arbetsmarknadsenhetens vår- och sommarverksamhet Våfflan

Café Våfflan är ett vår- och sommarcafé i Trollsjöområdet i Eslöv som drivs av Arbetsmarknadsenheten, Eslövs kommun. Caféet bedrivs som en arbetsmarknadsinsats för att hjälpa deltagare som är inskrivna på Arbetsmarknadsenheten att komma ut i arbete. Café Våfflan säljer stora mängder glass under högsäsong, och erbjuder styckglass från hel glasskarta, 18 smaker kulglass samt enklare maträtter och våfflor.

1.4 Avtalstid

Mjukglassmaskinen ska vara levererad till Våfflan, Eslövs kommun senast 2020-12-21.

Serviceavtalet beräknas gälla från och med 2021-01-01 till och med 2024-12-31, med möjligheter att sedan förlängas ytterligare två (2) år.

1.5 Upphandlingsform

Upphandlingen genomförs som en direktupphandling.

1.6 Anbudstid och anbudsinlämning

Anbud ska lämnas via Visma Direktupphandling senast 2020-12-07. Inga andra former av anbudsinlämning är tillåtna. Anbud som inkommit efter utsatt datum kommer inte att beaktas.

1.7 Anbud med alternativa utföranden

Anbud med alternativa utföranden accepteras inte.

1.8 Anbudets form och innehåll

Anbudet ska:

-Vara avfattat på svenska

-Innehålla samtliga efterfrågade uppgifter och handlingar.

Den sanningsförsäkran som återfinns i bilaga 1 i detta anbudsunderlag ska skrivas ut, undertecknas av behörig företrädare, scannas och medfölja anbudet.

1.9 Anbudets giltighetstid

Anbudet ska vara bindande i tre månader efter sista datum för anbudsinlämning.

1.10 Upplysningar under anbudstiden

Frågor skickas och besvaras endast via Visma Direktupphandling. Eventuella frågor ska ha inkommit senast 2020-12-01. Frågor inkomna efter detta datum kommer ej att besvaras. Frågor som är av intresse för samtliga tillfrågade anbudsgivare kommer, tillsammans med svar, att skickas ut avidentifierat.

1.11 Pris

Pris ska lämnas som en totalkostnad enligt beskrivningen i detta förfrågningsunderlag. I anbudet ska en specificering av priset anges fördelat på:

- Inköp av mjukglassmaskin

- Pris på årlig service enligt beskrivning i punkt 3.3. Priset på servicen ska vara fast under tre (3) år från 2021-01-01.

Totalkostnaden ska inkludera samtliga med uppdraget tillkommande kostnader. Inga extra avgifter får tillkomma under avtalstiden.

Anbudet ska även innehålla prisuppgifter för reparationsarbeten. Dessa prisuppgifter kommer inte vara med i prisutvärderingen.

Priset för reparationsarbeten ska anges per timme, och vara fast under avtalets första två (2) år. Timpriset ska inkludera samtliga till tjänsten tillhörande kostnader exklusive material. Inställelsetiden för reparationer ska anges.

1.12 Utvärdering

Den leverantör vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga för Eslövs kommun kommer att tilldelas kontraktet.

Anbudet utvärderas på följande grund:

- pris

I det fall flera anbud har samma anbudssumma kommer Eslövs kommun att avgöra tilldelning genom lottning.

1.13 En eller flera leverantörer

Eslövs kommun avser att teckna avtal med en leverantör.

1.14 Tilldelningsbeslut

Beslut om tilldelning av kontrakt kommer att skickas ut per e-post, genom Visma Direktupphandling, till samtliga anbudsgivare så fort utvärderingen är klar. Det är upp till anbudsgivaren att bevaka inkorgen under upphandlingsförfarandet, varför det är viktigt att angiven e-postadress når behörig och i ärendet väl insatt person.

1.15 Avbrytande av direktupphandling

Eslövs kommun förbehåller sig rätten att avbryta direktupphandlingen om anbud överstiger budgeterade medel eller med anledning av ändrade politiska beslut eller av övriga sakliga skäl.

1.16 Sekretess

När direktupphandlingen är avslutad upphör den absoluta anbudssekretessen. Anbudsgivare som önskar att sekretess ska råda efter denna tidpunkt, ska skriftligen inkomma med en begäran om sekretess, innehållande en precisering av vilka uppgifter som avses, samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera att skälen måste ha stöd av Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) för att kommunen i sin sekretessprövning ska kunna beakta begäran. Kommunen kan inte garantera att begärd information sekretessbeläggs eftersom en självständig sekretessprövning företas vid varje tillfälle en handling begärs ut.

2. Kvalificeringskrav

2.1 Komplett och undertecknat anbud

Anbudsgivaren ska inkomma med samtliga av kommunen efterfrågade uppgifter. Den sanningsförsäkran som återfinns sist i förfrågningsunderlaget ska skrivas ut, fyllas i, scannas och bifogas övriga handlingar inom utsatt tid.

2.2 Uteslutningsgrunder

Anbudsgivaren ska uteslutas från deltagande i direktupphandlingen om någon av de situationer som anges i LOU föreligger. Kravet gäller även underleverantör om sådan anlitas. Genom att underteckna anbudet intygar anbudsgivaren att omständigheterna enligt 13 kap 1-3§§ LOU (2016:1145) inte föreligger.

2.3 F-skatt mm.

Anbudsgivaren ska vara registrerad för F-skatt. Anbudsgivaren ska därmed också uppfylla lagenligt ställda krav avseende sina skatte- och avgiftsskyldigheter. Eslövs kommun kontrollerar detta.

2.4 Finansiell och ekonomisk ställning

Anbudsgivaren ska ha en god och stabil ekonomi. Anbudsgivaren ska ha minst ranking 40 enligt Creditsafe eller på annat sätt styrka företagets ekonomiska och finansiella ställning. Om anbudsgivaren har sämre ranking än 40 hos Creditsafe, finns möjlighet för anbudsgivare att på annat sätt styrka att kravet på god och stabil ekonomi är uppfyllt. I detta fall gör den upphandlande myndigheten en individuell bedömning av företagets kreditvärdighet utifrån inlämnade uppgifter.

2.5 Teknisk och yrkesmässig kapacitet

Anbudsgivaren ska inneha dokumenterade resurser och erforderlig kompetens för att kunna utföra uppdraget och leverera varan på ett professionellt sätt gentemot kommunen. Som bevis på ovanstående ska anbudsgivare till anbudet bifoga följande information:

1. En kort presentation av anbudsgivaren, max 2 A4-sidor, innehållande: affärsidé, organisation och ledning, översiktlig kompetensbild/-struktur och geografisk etablering. Presentationen ska bifogas anbudet i separat bilaga

2. För att styrka anbudsgivarens kapacitet ska leverantören ha levererat tre (3) mjukglassmaskiner under det senaste året (2020). För varje leverans ska en kontaktperson (namn, tel och e-post) anges.

Eslövs kommun kan komma att kontakta angivna kontaktpersoner för att verifiera lämnade uppgifter.

3. Krav på varan

3.1 Tekniska specifikationer

Maskinen ska:

- Vara av bänkmodell och kunna placeras på en bänk av trä

- Djup får ej överstiga 850 mm

- Bredd får ej överstiga 600 mm

- Höjd får ej överstiga 850 mm

- Vara självpastöriserande med diskintervall på ca en (1) gång/månad

- Ha en kapacitet på minst 3 glassar per minut

- Vara vattenkyld

- Ha en termometer som kontrollerar maskinens temperatur

- Kunna servera minst en smak

- Samtliga tekniska data ska anges i anbudet

- Väga max 170 kg

- Anslutas till 3-fas uttag och max 400 V.

- Sladd längd cirka 1 m

Instruktionsbok och märkningar på maskinen ska vara på svenska.

3.2 Garanti

Fullgarantitiden ska vara minst två (2) år, och material garantitiden ska vara minst tre (3) år. 

3.3 Rengöring, service och reparationer

Redskap och instruktioner för att kunna rengöra maskinen ska medfölja inköpet av mjukglassmaskinen.

Leverantören ska en (1) gång per år utföra service på mjukglassmaskinen. Servicen ska ske på plats i Eslöv där maskinen finns, och genomföras under perioden april-september. Kostnaden för servicen ska ingå i totalkostnaden i anbudet och specificeras enligt punkt 1.11 ovan.

Vid fel eller behov av reparation av mjukglassmaskinen, ska leverantören kunna erbjuda reparation och avhjälpning av fel enligt kostnad som anges i punkt 1.11 ovan. Leverantören ska efter felanmälan utföra reparation eller avhjälpa fel inom skälig tid. Om reparation eller avhjälpning av fel inte kan göras i Eslöv eller om reparationen blir långvarig ska leverantören utan kostnad erbjuda och leverera en likvärdig mjukglassmaskin tills ordinarie maskin åter är på plats.

3.4 Leverans

Mjukglassmaskinen ska levereras och monteras på anvisad plats i Eslövs kommun. Denna kostnad ska vara inkluderad i totalpriset för anbudet. ­­­­­­­­

4. Utvärderingsmetod

Den leverantör vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga för myndigheten kommer att tilldelas kontraktet.

Utvärdering sker på följande grund:

- pris

För att ett anbud ska utvärderas ska anbudet ha inkommit inom föreskriven tid samt uppfylla kvalificeringskrav och ska-krav. Ofullständiga anbud eller anbud som innehåller oriktiga uppgifter kan komma att förkastas.