Eslövs kommun Meröppet och självbetjäning bibliotek gymnasiet

Meröppet och självbetjäning bibliotek gymnasiet

Eslövs kommun

Meröppetteknik och självbetjäningsutrustning till gymnasieskolans bibliotek i Eslövs kommun

1. Administrativa föreskrifter

1.1 Upphandlingsföremål

Ni inbjuds härmed att inkomma med anbud gällande meröppetteknik och självbetjäningsutrustning till gymnasieskolans bibliotek till Barn- och utbildningsförvaltningen i Eslövs kommun.

1.2 Omfattning av uppdraget

Direktupphandlingen omfattar meröppetteknik och självbetjäningsutrustning till gymnasieskolans bibliotek.

1.3 Avtalstid och möjlighet till förlängning

Till produkterna för självbetjäning och meröppetteknik, kommer även licens och support köpas in. Avtalsperioden för support beräknas gälla från och med 2019-10-01 till och med 2023-09-30.

1.4 Upphandlingsform

Upphandlingen genomförs som en direktupphandling.

1.5 Anbudstid och anbudsinlämning

Anbud ska lämnas via Visma Direktupphandling senast 2019-09-18. Inga andra former av anbudsinlämning är tillåtna. Anbud som inkommit efter utsatt datum kommer inte att beaktas.

1.6 Behandling av personuppgifter i samband med upphandlingsprocessen

Eslövs kommun kommer under sin upphandlingsprocess att begära in personuppgifter och behandla dem i enlighet med de krav som ställs enligt dataskyddsförordningen. 

1.7 Anbud med alternativa utföranden

Anbud med alternativa utföranden accepteras inte.

1.8 Anbudets form och innehåll

Anbudet ska:

-Vara avfattat på svenska

-Innehålla samtliga efterfrågade uppgifter och handlingar.

Den sanningsförsäkran som återfinns sist i detta anbudsunderlag ska skrivas ut, undertecknas av behörig företrädare, scannas och medfölja anbudet.

1.9 Anbudets giltighetstid

Anbudet ska vara bindande i tre månader efter sista datum för anbudsinlämning.

1.10 Upplysningar under anbudstiden

Frågor skickas och besvaras endast via Visma Direktupphandling. Eventuella frågor ska ha inkommit senast 2019-09-13. Frågor inkomna efter detta datum kommer ej att besvaras. Frågor som är av intresse för samtliga tillfrågade anbudsgivare kommer, tillsammans med svar, att skickas ut avidentifierat.

1.11 Pris

Pris ska lämnas:

- I bifogad prisbilaga

Totalkostnaden ska inkludera samtliga med uppdraget tillkommande kostnader, som till exempel resor och uppehälle. Inga extra avgifter får tillkomma under avtalstiden.

1.12 Utvärdering

Den leverantör vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga för Eslövs kommun kommer att tilldelas kontraktet.

Anbudet utvärderas på följande grund:

- pris

I det fall flera anbud har samma anbudssumma eller om flera leverantörer erhåller samma poäng i utvärderingen kommer Eslövs kommun att avgöra tilldelning genom lottning.

1.13 En eller flera leverantörer

Eslövs kommun avser att teckna avtal med en leverantör.

1.14 Tilldelningsbeslut

Beslut om tilldelning av kontrakt kommer att skickas ut per e-post, genom Visma Direktupphandling, till samtliga anbudsgivare så fort utvärderingen är klar. Det är upp till anbudsgivaren att bevaka inkorgen under upphandlingsförfarandet, varför det är viktigt att angiven e-postadress når behörig och i ärendet väl insatt person.

1.15 Avbrytande av direktupphandling

Eslövs kommun förbehåller sig rätten att avbryta direktupphandlingen om anbud överstiger budgeterade medel eller med anledning av ändrade politiska beslut eller av övriga sakliga skäl.

1.16 Sekretess

När direktupphandlingen är avslutad upphör den absoluta anbudssekretessen. Anbudsgivare som önskar att sekretess ska råda efter denna tidpunkt, ska skriftligen inkomma med en begäran om sekretess, innehållande en precisering av vilka uppgifter som avses, samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera att skälen måste ha stöd av Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) för att kommunen i sin sekretessprövning ska kunna beakta begäran. Kommunen kan inte garantera att begärd information sekretessbeläggs eftersom en självständig sekretessprövning företas vid varje tillfälle en handling begärs ut.

2. Kvalificeringskrav

2.1 Komplett och undertecknat anbud

Anbudsgivaren ska inkomma med samtliga av kommunen efterfrågade uppgifter. Den sanningsförsäkran som återfinns sist i förfrågningsunderlaget ska skrivas ut, fyllas i, scannas och bifogas övriga handlingar inom utsatt tid.

2.2 Uteslutningsgrunder

Anbudsgivaren ska uteslutas från deltagande i direktupphandlingen om någon av de situationer som anges i LOU föreligger. Kravet gäller även underleverantör om sådan anlitas. Genom att underteckna anbudet intygar anbudsgivaren att omständigheterna enligt 13 kap 1-3§§ LOU (2016:1145) inte föreligger.

2.3 F-skatt mm.

Anbudsgivaren ska vara registrerad för F-skatt. Anbudsgivaren ska därmed också uppfylla lagenligt ställda krav avseende sina skatte- och avgiftsskyldigheter. Eslövs kommun kontrollerar detta.

2.4 Finansiell och ekonomisk ställning

Anbudsgivaren ska ha en god och stabil ekonomi. Anbudsgivaren ska ha minst ranking 40 enligt Creditsafe eller på annat sätt styrka företagets ekonomiska och finansiella ställning. Om anbudsgivaren har sämre ranking än 40 hos Creditsafe, finns möjlighet för anbudsgivare att på annat sätt styrka att kravet på god och stabil ekonomi är uppfyllt. I detta fall gör den upphandlande myndigheten en individuell bedömning av företagets kreditvärdighet utifrån inlämnade uppgifter.

2.5 Teknisk och yrkesmässig kapacitet

Anbudsgivaren ska inneha dokumenterade resurser och erforderlig kompetens för att kunna utföra uppdraget på ett professionellt sätt gentemot kommunen.

2.6 Personuppgiftsbiträde

Båda parter är skyldiga att hantera personuppgifter i enlighet med de krav som ställs enligt Dataskyddsförordningen. Kunden hanterar personuppgifter i egenskap av arbetsgivare och som upphandlande myndighet enligt LOU. Leverantören hanterar i sin tur personuppgifter utifrån sitt verksamhetsområde och utifrån de tjänster och lösningar som upphandlas.

De personuppgifter Kunden ansvarar för ska av Leverantören behandlas enligt Kundens instruktioner och enligt det ändamål Kunden bestämt.

I samband med att huvudavtal tecknas ska respektive Kund teckna ett personuppgiftsbiträdesavtal med Leverantören. Personuppgiftsbiträdesavtalet baseras på den mall som Sveriges Kommuner och Landsting tagit fram och justeras av Kund i enlighet med det specifika avtalsområdet.

3. Krav på varan/tjänsten

3.1 Meröppetteknik

Meröppettekniken kommer vara lokaliserad på Eslövs kommuns gymnasieskola.

Produkten ska erbjuda:

* Inpasseringskontroll

* 2 stycken kortläsare som läser kort och pinkod samt personnummer och kod

* Reservationsvagn med ett inkast

* Högtalare för automatisk röstutrop som signalerar när biblioteket är bemannat/obemannat/stänger för dagen

* Belysningsfunktion kopplad till styrboxen som tänder upp lokalen när första personen går in och som släcker ner lokalen efter stängning.

* Kontroll/styrbox med vilken bemannat/obemannat/stängt regleras

* Ska gå att integrera med kommunens biblioteksdatasystem Book-it

Det meröppna rummet ska ej vara tillgängligt från gatan, endast från ett rum till ett annat.

Leverantören ska också tillhandhålla och offerera licens- och supportavtal för produkten. En beskrivning av supportavtalet ska bifogas.

3.2 Självbetjäningsutrustning

Självbetjäningsautomaten kommer vara lokaliserad på Eslövs kommuns gymnasieskola. Produkten ska:

* Höj- och sänkbar disk till självutlåningsautomaten då funktionen måste vara tillgänglig för alla oavsett längd och funktionshinder

* Självbetjäningsautomat med kvittoskrivare, samt bildskärm med touch

* Reservationsvagn med ett inkast

* Ett minitangentbord med siffror till att slå pinkod och personnummer på som alternativ till touchskärm för de som har svårt att knappa in på skärmen

* Dator som styr programvaran samt antenn

* Rfid-platta/reader som läser av rfid-chip vid utlån och återlämning

* Programvara som gör att återlämning, utlån och möjlighet att se låntagarens lån/låntagarens reservationer på touchskärmen fungerar. Detta kommuniceras via bibliotekssystemet Book-it.

* Kablage som krävs till självbetjäningsutrustningen

* Ska gå att integrera med kommunens biblioteksdatasystem Book-it

Leverantören ska också tillhandhålla och offerera licens- och supportavtal för produkten. En beskrivning av supportavtalet ska bifogas.

3.3 Fel på varan/tjänst

Hårdvarukomponenterna, meröppetteknik och självbetjäningsutrustningen, samt programprodukterna ska omfattas av tolv (12) månaders garanti.

Därefter ska programprodukterna regelbundet uppdateras.

3.4 Leverans och utbildning

Produkterna ska levereras  och vara installerade senast 1 månad efter avtalstecknande.

Leverantören ska:

* Installera produkten på plats



* Ge utbildning till personal i Eslövs kommun i lokaler som Eslövs kommun tillhandhåller. Utbildningen ska innehålla handhavande och administration av produkterna och programvarorna.

­­­­­­­­

4. Utvärderingsmetod

Den leverantör vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga för myndigheten kommer att tilldelas kontraktet.

Utvärdering sker på följande grund:

- pris

För att ett anbud ska utvärderas ska anbudet ha inkommit inom föreskriven tid samt uppfylla kvalificeringskrav och ska-krav. Ofullständiga anbud eller anbud som innehåller oriktiga uppgifter kan komma att förkastas.

Sista anbudsdag
Avbruten

(2019-09-18)

Förfarande

Direktupphandling

Publicerad

2019-09-06

Dokumenttyp

Direktupphandling

Leveransorter

Skåne län

Diarie-/referensnummer

GoV 2019