Handhållen XRF-spektrometer

Handhållen XRF-spektrometer

1. Administrativa föreskrifter

1.1 Upphandlingsföremål

Ni inbjuds härmed att inkomma med anbud gällande handhållen XRF-spektrometer till Miljö och samhällsbyggnadsförvaltningen och miljöavdelningen, Eslövs kommun.

1.2 Omfattning av uppdraget

Direktupphandlingen omfattar upphandling av handhållet instrument som kan analysera metaller och kemiska sammansättningar, men även har en modul för analys av förorenad mark, kraven i sin helhet på varan/tjänsten anges under punkt 3.

1.3 Avtalstid och möjlighet till förlängning

Avtalsperioden beräknas gälla från och med 201218 till och med 231217.

Serviceavtalet ska vara på 3 år (201218 till och med 231217), med möjlighet till förlängning upp till 24 månader.

1.4 Upphandlingsform

Upphandlingen genomförs som en direktupphandling.

1.5 Anbudstid och anbudsinlämning

Anbud ska lämnas via Visma Direktupphandling senast 201213. Inga andra former av anbudsinlämning är tillåtna. Anbud som inkommit efter utsatt datum kommer inte att beaktas.

1.6 Behandling av personuppgifter i samband med upphandlingsprocessen

Eslövs kommun kommer under sin upphandlingsprocess att begära in personuppgifter och behandla dem i enlighet med de krav som ställs enligt dataskyddsförordningen. Dokumentet "Behandling av personuppgifter Eslövs kommun", ska fyllas i.

1.7 Anbud med alternativa utföranden

Anbud med alternativa utföranden accepteras inte.

1.8 Anbudets form och innehåll

Anbudet ska:

-Vara avfattat på svenska

-Innehålla samtliga bifogade, av leverantören ifyllda, bilagor (Personuppgiftsbiträdesavtal inkl. underbiträden, 20201127a.docx och

Sanningsförsäkran 20201201.docx)

-Innehålla övriga efterfrågade uppgifter och handlingar.

Den sanningsförsäkran som bifogas detta anbudsunderlag ska skrivas ut, undertecknas av behörig företrädare, scannas och medfölja anbudet.

1.9 Anbudets giltighetstid

Anbudet ska vara bindande i tre månader efter sista datum för anbudsinlämning.

1.10 Upplysningar under anbudstiden

Frågor skickas och besvaras endast via Visma Direktupphandling. Eventuella frågor ska ha inkommit senast 201210. Frågor inkomna efter detta datum kommer ej att besvaras. Frågor som är av intresse för samtliga tillfrågade anbudsgivare kommer, tillsammans med svar, att skickas ut avidentifierat.

1.11 Pris

- Pris ska lämnas som en totalkostnad enligt beskrivning

Totalkostnaden ska inkludera samtliga med uppdraget tillkommande kostnader, som till exempel resor och uppehälle. Inga extra avgifter får tillkomma under avtalstiden.

1.12 Utvärdering

Den leverantör vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga för Eslövs kommun kommer att tilldelas kontraktet.

Anbudet utvärderas på följande grund

- bästa förhållandet mellan pris och kvalitet, där kvaliteten utgörs av ska-kraven i denna upphandling. Den anbudslämnare som uppfyller kraven och lämnar lägst pris, kommer att tilldelas kontrakt.

I det fall flera anbud har samma anbudssumma eller om flera leverantörer erhåller samma poäng i utvärderingen kommer Eslövs kommun att avgöra tilldelning genom lottning.

1.13 En eller flera leverantörer

Eslövs kommun avser att teckna avtal med en leverantör.

1.14 Tilldelningsbeslut

Beslut om tilldelning av kontrakt kommer att skickas ut per e-post, genom Visma Direktupphandling, till samtliga anbudsgivare så fort utvärderingen är klar. Det är upp till anbudsgivaren att bevaka inkorgen under upphandlingsförfarandet, varför det är viktigt att angiven e-postadress når behörig och i ärendet väl insatt person.

1.15 Avbrytande av direktupphandling

Eslövs kommun förbehåller sig rätten att avbryta direktupphandlingen om anbud överstiger budgeterade medel eller med anledning av ändrade politiska beslut eller av övriga sakliga skäl.

1.16 Sekretess

När direktupphandlingen är avslutad upphör den absoluta anbudssekretessen. Anbudsgivare som önskar att sekretess ska råda efter denna tidpunkt, ska skriftligen inkomma med en begäran om sekretess, innehållande en precisering av vilka uppgifter som avses, samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera att skälen måste ha stöd av Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) för att kommunen i sin sekretessprövning ska kunna beakta begäran. Kommunen kan inte garantera att begärd information sekretessbeläggs eftersom en självständig sekretessprövning företas vid varje tillfälle en handling begärs ut.

2. Kvalificeringskrav

2.1 Komplett och undertecknat anbud

Anbudsgivaren ska inkomma med samtliga av kommunen efterfrågade uppgifter. Den sanningsförsäkran som återfinns sist i förfrågningsunderlaget ska skrivas ut, fyllas i, scannas och bifogas övriga handlingar inom utsatt tid.

2.2 Uteslutningsgrunder

Anbudsgivaren ska uteslutas från deltagande i direktupphandlingen om någon av de situationer som anges i LOU föreligger. Kravet gäller även underleverantör om sådan anlitas. Genom att underteckna anbudet intygar anbudsgivaren att omständigheterna enligt 13 kap 1-3§§ LOU (2016:1145) inte föreligger.

2.3 F-skatt mm.

Anbudsgivaren ska vara registrerad för F-skatt. Anbudsgivaren ska därmed också uppfylla lagenligt ställda krav avseende sina skatte- och avgiftsskyldigheter. Eslövs kommun kontrollerar detta.

2.4 Finansiell och ekonomisk ställning

Anbudsgivaren ska ha en god och stabil ekonomi. Anbudsgivaren ska ha minst ranking 40 enligt Creditsafe eller på annat sätt styrka företagets ekonomiska och finansiella ställning. Om anbudsgivaren har sämre ranking än 40 hos Creditsafe, finns möjlighet för anbudsgivare att på annat sätt styrka att kravet på god och stabil ekonomi är uppfyllt. I detta fall gör den upphandlande myndigheten en individuell bedömning av företagets kreditvärdighet utifrån inlämnade uppgifter.

2.5 Teknisk och yrkesmässig kapacitet

Anbudsgivaren ska inneha dokumenterade resurser och erforderlig kompetens för att kunna utföra uppdraget på ett professionellt sätt gentemot kommunen. Som bevis på ovanstående ska anbudsgivare till anbudet bifoga följande information:

En kort presentation av anbudsgivaren, max 2 A4-sidor, innehållande: affärsidé, organisation och ledning, översiktlig kompetensbild/-struktur och geografisk etablering. Presentationen ska bifogas anbudet i separat bilaga.

2.6 Personuppgiftsbiträde

Båda parter är skyldiga att hantera personuppgifter i enlighet med de krav som ställs enligt Dataskyddsförordningen. Kunden hanterar personuppgifter i egenskap av arbetsgivare och som upphandlande myndighet enligt LOU. Leverantören hanterar i sin tur personuppgifter utifrån sitt verksamhetsområde och utifrån de tjänster och lösningar som upphandlas.

De personuppgifter Kunden ansvarar för ska av Leverantören behandlas enligt Kundens instruktioner och enligt det ändamål Kunden bestämt.

I samband med att huvudavtal tecknas ska respektive Kund teckna ett personuppgiftsbiträdesavtal med Leverantören. Personuppgiftsbiträdesavtalet baseras på den mall som Sveriges Kommuner och Landsting tagit fram och justeras av Kund i enlighet med det specifika avtalsområdet.

3. Krav på varan/tjänsten

3.1 Instrumentet

- Instrumentet ska vara handhållet.

- Instrumentet ska kunna analysera förorenad mark. (Bifoga en beskrivning av hur)

- Instrumentet ska kunna analysera förinställda metaller. (Bifoga en beskrivning av vilka metaller som kan analyseras)

- Instrumentet ska ha ett användarvänligt operativsystem. (Bifoga en beskrivning av vilket operativsystem som instrumentet har)

- Instrumentet ska ha bluetooth, usb-port eller annat uttag för att kunna exportera mätdata. (Bifoga en beskrivning av lösningen)

- Instrumentet ska ha minneskapacitet för lagring av mätresultat. (Bifoga en beskrivning av hur)

3.2 Tillbehör

- Programvara för att kunna exportera data.

- Eventuellt kabel för export ska ingå.

- Programvara för att kunna analysera mätdata ska ingå.

- Batteri samt en extra uppsättning batteri ska ingå.

- Batteriladdare ska ingå.

- Väska för frakt och förvaring ska ingå.

- Ställ/stativ för stadig mätning, utan operatörs närhet, bör ingå. (Bifoga i förekommande fall en beskrivning av lösning)

3.3 Utbildning

- Introduktion av instrument ska ingå.

- Utbildning, inom 6 månader från avtalets början, för 20 personer ska ingå.

- Manualer ska vara på svenska eller engelska.

- Tillstånd från strålskyddsinstitutet ska ingå efter utförd introduktion.

3.4 Service & underhåll

- Årlig service under 3 år ska ingå, med möjlighet att förlänga ytterligare 2 år. (Bifoga beskrivning av hålltider för servicen samt servicekostnad)

- Support på vardagar mellan 8-16.30 ska ingå. (Bifoga en beskrivning av lösning samt kostnad för framtida support)

- Supportpersonal ska vara svensktalande.

3.5 Leverans

- Instrument och tillbehör ska levereras senast 2020-12-30

3.6 Mervärde

- Leverans av upphandlat material kan ske senast 2020-12-23

­­­­

4. Utvärderingsmetod

Den leverantör vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga för myndigheten kommer att tilldelas kontraktet.

Utvärdering sker på följande grund:

- bästa förhållandet mellan pris och kvalitet, där kvaliteten utgörs av ska-kraven i denna upphandling. Den anbudslämnare som uppfyller kraven och lämnar lägst pris, kommer att tilldelas kontrakt.

- Pris ska lämnas som en totalkostnad enligt beskrivning

Totalkostnaden ska inkludera samtliga med uppdraget tillkommande kostnader, som till exempel resor och uppehälle. Inga extra avgifter får tillkomma under avtalstiden.

I det fall flera anbud har samma anbudssumma eller om flera leverantörer erhåller samma poäng i utvärderingen kommer Eslövs kommun att avgöra tilldelning genom lottning.

För att ett anbud ska utvärderas ska anbudet ha inkommit inom föreskriven tid samt uppfylla kvalificeringskrav och ska-krav. Ofullständiga anbud eller anbud som innehåller oriktiga uppgifter kan komma att förkastas.

Utvärderingen går till på följande sätt:

1. Kontroll av att leverantören uppfyller kvalificeringskrav

2. Kontroll att efterfrågad vara uppfyller ska-krav

3. Jämförelse av anbudspriser