Förvaltningschef 2021

Förvaltningschef

1. Administrativa föreskrifter

1.1 Inbjudan

Ni inbjuds härmed att inkomma med anbud gällande Förvaltningschef, Eslövs kommun.

1.2 Omfattning av uppdraget

Direktupphandlingen omfattar hel rekrytering inkl testning.

1.3 Avtalstid och möjlighet till förlängning

Avtalsperioden beräknas gälla från och med omgående tills dess att uppdraget är utfört.

1.4 Upphandlingsform

Upphandlingen genomförs som en direktupphandling.

1.5 Anbudstid och anbudsinlämning

Anbud ska lämnas via Mercell Direktupphandling senast 2021-10-24. Inga andra former av anbudsinlämning är tillåtna. Anbud som inkommit efter utsatt datum kommer inte att beaktas.

1.6 Behandling av personuppgifter i samband med upphandlingsprocessen

Eslövs kommun kommer under sin upphandlingsprocess att begära in personuppgifter och behandla dem i enlighet med de krav som ställs enligt dataskyddsförordningen. 

1.7 Anbud med alternativa utföranden

Anbud med alternativa utföranden accepteras inte.

1.8 Krav för anbudsinlämning

Anbudet ska:

-Vara avfattat på svenska

-Innehålla samtliga efterfrågade uppgifter och handlingar.

Vid inlämning behöver du som anbudsgivare fylla i rutan "Specifikation", om inget annat anges i detta underlag ska det i rutan "specifikation" stå direktupphandlingensnamn.

1.9 Anbudets giltighetstid

Anbudet ska vara bindande i tre månader efter sista datum för anbudsinlämning.

1.10 Upplysningar under anbudstiden

Frågor skickas och besvaras endast via Mercell Direktupphandling. Eventuella frågor ska ha inkommit senast 2021-10-20. Frågor inkomna efter detta datum kommer ej att besvaras. Frågor som är av intresse för samtliga tillfrågade anbudsgivare kommer, tillsammans med svar, att skickas ut avidentifierat.

1.11 Pris

- Pris ska lämnas i bilaga för hela rekryteringsuppdraget, inklusive genomförandet av personlighetstest för två (2) kandidater. Priset får ej överstiga 175 000 sek.

- Pris per styck för att vid behov komplettera med ytterligare personlighetstest, kapacitetstest och/eller motivationstest, ska lämnas. Priset får ej överstiga 8000 sek.

Totalkostnaden ska inkludera samtliga med uppdraget tillkommande kostnader, som till exempel resor och uppehälle. Inga extra avgifter får tillkomma under avtalstiden.

1.12 Utvärdering

Den leverantör vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga för Eslövs kommun kommer att tilldelas kontraktet.

Anbudet utvärderas på följande grund:

pris för rekryteringsuppdrag inklusive tillkommande tester.

I det fall flera anbud har samma anbudssumma eller om flera leverantörer erhåller samma poäng i utvärderingen kommer Eslövs kommun att avgöra tilldelning genom lottning.

1.13 En eller flera leverantörer

Eslövs kommun avser att teckna avtal med en leverantör.

1.14 Tilldelningsbeslut

Beslut om tilldelning av kontrakt kommer att skickas ut per e-post, genom Mercell Direktupphandling, till samtliga anbudsgivare så fort utvärderingen är klar. Det är upp till anbudsgivaren att bevaka inkorgen under upphandlingsförfarandet, varför det är viktigt att angiven e-postadress når behörig och i ärendet väl insatt person.

1.15 Avbrytande av direktupphandling

Eslövs kommun förbehåller sig rätten att avbryta direktupphandlingen om anbud överstiger budgeterade medel eller med anledning av ändrade politiska beslut eller av övriga sakliga skäl.

1.16 Sekretess

När direktupphandlingen är avslutad upphör den absoluta anbudssekretessen. Anbudsgivare som önskar att sekretess ska råda efter denna tidpunkt, ska skriftligen inkomma med en begäran om sekretess, innehållande en precisering av vilka uppgifter som avses, samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera att skälen måste ha stöd av Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) för att kommunen i sin sekretessprövning ska kunna beakta begäran. Kommunen kan inte garantera att begärd information sekretessbeläggs eftersom en självständig sekretessprövning företas vid varje tillfälle en handling begärs ut.

2. Kvalificeringskrav

2.1 Komplett anbud

Anbudsgivaren ska inkomma med samtliga av kommunen efterfrågade uppgifter.

2.2 Uteslutningsgrunder

Anbudsgivaren ska uteslutas från deltagande i direktupphandlingen om någon av de situationer som anges i LOU föreligger. Kravet gäller även underleverantör om sådan anlitas.

Genom att lämna anbud anbud, verifierar anbudsgivaren att nedan omständigheter inte föreligger:

omständigheter som anges i 13 kap. 1 § 1-6 pp. LOU ej föreligger 

omständigheter som anges i 13 kap. 2 § 1 st. LOU ej föreligger

omständigheter som anges i 13 kap. 3 § 1-9 pp. LOU ej föreligger

2.3 F-skatt mm.

Anbudsgivaren ska vara registrerad för F-skatt. Anbudsgivaren ska därmed också uppfylla lagenligt ställda krav avseende sina skatte- och avgiftsskyldigheter. Eslövs kommun kontrollerar detta.

2.4 Finansiell och ekonomisk ställning



Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer ska ha en god och stabil ekonomi så att ett långsiktigt avtal med kommunen kan upprätthållas. Anbudsgivaren ska uppfylla minst 40 enligt ranking hos Creditsafe (fastställt dagen innan sista anbudsdag) eller på annat sätt kunna styrka att företagets ekonomiska och finansiella ställning motsvarar ställda krav.

När ranking är lägre och/eller saknas eller företag är under bildande, styrks den ekonomiska och finansiella ställningen genom att bifoga bokslut med revisionsberättelse och/eller den senaste balans- och resultaträkningen om detta finns tillgängligt. Ekonomisk och finansiell ställning kan även styrkas genom bankgaranti, bankintyg eller liknande innehållande en ekonomisk plan för företagets verksamhet och med beskrivning av hur uppdraget kommer att säkerställas.

Kommunen kontrollerar ranking hos Creditsafe. Anbudsgivaren ansvarar för att bifoga de intyg som efterfrågas så att kommunen kan göra en korrekt bedömning av anbudsgivarens ekonomiska och finansiella ställning när ranking är lägre eller saknas.

2.5 Teknisk och yrkesmässig kapacitet

Anbudsgivaren ska inneha dokumenterade resurser och erforderlig kompetens för att kunna utföra uppdraget på ett professionellt sätt gentemot kommunen. .

2.6 Personuppgiftsbiträde

Båda parter är skyldiga att hantera personuppgifter i enlighet med de krav som ställs enligt Dataskyddsförordningen. Kunden hanterar personuppgifter i egenskap av arbetsgivare och som upphandlande myndighet enligt LOU. Leverantören hanterar i sin tur personuppgifter utifrån sitt verksamhetsområde och utifrån de tjänster och lösningar som upphandlas.

De personuppgifter Kunden ansvarar för ska av Leverantören behandlas enligt Kundens instruktioner och enligt det ändamål Kunden bestämt.

I samband med att huvudavtal tecknas ska respektive Kund teckna ett personuppgiftsbiträdesavtal med Leverantören.

3. Krav på varan/tjänsten

3.1 Rekryteringsuppdrag hel inklusive testning

­­­­­­­

3.1.1 Övergripande krav

Anbudsgivaren förbinder sig att utföra tjänsterna professionellt och fackmannamässigt. Anbudsgivaren är därvid skyldig att ta hänsyn till den verksamhet som bedrivs hos kunden, följa gällande lagar och

förordningar samt i övrigt agera i enlighet med för branschen gällande bästa praxis, god sed och etiska normer.

3.3. Rekryteringsprocess

Avtalet rekryteringstjänster omfattar totaluppdrag.

Följande delar ska ingå i en hel rekryteringsprocess. All tänkbar administration runt rekryteringsprocessen ansvarar anbudsgivaren för, kostnaden för administrationen ska ingå i lämnade priser. Intervjuer ska genomföras face-to-face och digitala intervjuer ska användas i undantagsfall när omständigheterna kräver det.

1. Uppstartsmöte; möte med den rekryteringskonsult som ska ansvara för och genomföra uppdraget, fastställande av tidplan samt genomgång av hur organisationen ser ut och förutsättningar för aktuell tjänst.

2. Kravprofil; anbudsgivaren tar fram kravprofil, kunden godkänner den.

3. Annons; anbudsgivaren utformar annons utifrån kravprofil, har dialog med kunden om slutgiltigt innehåll samt aktuella kommunikationskanaler. Tjänster ska alltid minst publiceras på vår hemsida Eslov.se. Kunden bistår anbudsgivaren med inloggning till systemstöd där annonsen görs.

4. Search; aktivt bearbetande av potentiella kandidater, search sker parallellt med att annons ligger ute.

5. Hantering av kandidater; samtliga kandidater i processen ska hanteras av anbudsgivaren, oavsett hur kandidaten "kommer in" i processen.

6. Första avstämningen; en så kallad "longlist" innan intervjuer, dialog kring antalet kandidater som fortsatt ska vara med i processen, är vi på rätt väg?

7. Första intervju; sker hos anbudsgivaren.

8. Kandidater till kunden för intervju; presentation av ett antal kandidater enligt överenskommelse ("shortlist"), anbudsgivaren bokar in samtliga aktuella kandidater för intervju hos kunden. Ansökningshandlingar för de aktuella kandidaterna ska tillgängliggöras för kunden.

9. Intervju hos kunden; sköts av kunden.

10. Andra avstämningen; dialog kring vilka kandidater som ska gå vidare för arbetspsykologiska tester med tillhörande djupintervju.

11. Test + djupintervju; ett (1) personlighetstest med tillhörande djupintervju, med möjlighet för kunden att komplettera med kapacitetstest och/eller motivationstest. Minst två (2) kandidater ska alltid testas om inte annat bestämts.

12. Tredje avstämningen; muntlig återkoppling till kunden kring resultatet och utfallet av test + djupintervju.  Dialog om hur går vi vidare?

13. Referenstagning; anbudsgivaren genomför referenstagning, muntlig återkoppling till kunden.

14. Slutintervju; sköts av kunden.

15. Beslut; kunden fattar beslut om anställning. Anbudsgivaren sköter dialog med övriga kandidater.

3.2 Testverktyg

Gemensamma krav för samtliga offererade testverktyg:

Ska stödja kompetensbaserad rekrytering

Ska förutom på svenska finnas tillgängliga på engelska

Kandidat ska få en textuell beskrivning

Samtliga tester ska kunna tillgängliggöras och anpassas för olika former av funktionsnedsättning

Testet ska utgå från relevanta normgrupper. Med relevant normgrupp menas här inkluderande testmetoder baserade på personer boende i Sverige. Normgruppen ska innefatta en spridning i kön, ålder och utbildningsnivå.

Ska vara granskat enligt EFPA:s regler eller likvärdigt av DNV (Det Norske Veritas) alternativt likvärdigt organ. Testet ska vara godkänt.

3.2.1 Personlighetstest

Testet ska vara utformat för att användas i arbetsrelaterade sammanhang.

Testet ska vara baserat på femfaktorsmodellen, Big-five-teorin

3.2.2 Kapacitetstest

Testet ska mäta generell begåvning (G-faktorn)

Testet ska vara lämpligt att använda vid urval i rekrytering. Användningsområdet ska vara urval i arbetsrelaterade/rekryteringssammanhang, i syfte att välja en slutkandidat.

3.2.3 Motivationstest

Testet ska mäta faktorer i arbetet som motiverar och bidrar till en individs arbetstillfredsställelse.

Testet ska mäta de faktorer som påverkar motivation i förhållande till arbetet

Testet ska ge en bild av hur motivation påverkas av förhållanden på arbetsplatsen

3.4 Genomförande

Från det att anbudsgivaren har tilldelats ett specifikt uppdrag ska anbudsgivaren kunna påbörja uppdraget inom en (1) vecka. Uppdraget ska genomföras enligt överenskommen tidplan

4. Utvärderingsmetod

Den leverantör vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga för myndigheten kommer att tilldelas kontraktet.

Utvärdering sker på följande grund 

- pris

För att ett anbud ska utvärderas ska anbudet ha inkommit inom föreskriven tid samt uppfylla kvalificeringskrav och ska-krav. Ofullständiga anbud eller anbud som innehåller oriktiga uppgifter kan komma att förkastas.