Direktupphandling konsult fastighetsförvaltare

Direktupphandling av konsult fastighetsförvaltare

1. Administrativa föreskrifter

1.1 Inbjudan

Ni inbjuds härmed att inkomma med anbud gällande konsult fastighetsförvaltare till Serviceförvaltningen, Eslövs kommun.

1.2 Omfattning av uppdraget

Direktupphandlingen omfattar konsult fastighetsförvaltare med ansvar för hela kedjan i det planerade fastighetsunderhållet av kommunens fastigheter- från besiktning, uppdatera underhållsplaner till att budgetera för åtgärder samt projektleda dessa, se punkt 3.1.

1.3 Avtalstid och möjlighet till förlängning

Avtalsperioden beräknas gälla från och med 2023-01-01 till och med 2023-05-01. Kommunen har därefter rätt att förlänga avtalet 2 gånger om vardera 1 månad. Eventuell förlängning ska ske senast 2 veckor före avtalstidens utgång.

1.4 Upphandlingsform

Upphandlingen genomförs som en direktupphandling.

1.5 Anbudstid och anbudsinlämning

Anbud ska lämnas via Mercell Direktupphandling senast 2022-12-23 kl 13:00. Inga andra former av anbudsinlämning är tillåtna. Anbud som inkommit efter utsatt datum kommer inte att beaktas.

1.6 Behandling av personuppgifter i samband med upphandlingsprocessen

För att kunna genomföra denna upphandling och efterföljande avtalsförvaltning så behandlar Eslövs kommun de personuppgifter som anges i anbud och avtal. Exempel på sådana personuppgifter är namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress.

Personuppgifterna har huvudsakligen inkommit från anbud men kan även komma från allmänna tillgängliga källor som exempelvis Skatteverket eller från tredje person som exempel kreditvärderingsinstitut.

Eslövs kommun hanterar personuppgifterna enligt gällande lagstiftning. Kommunen kommer under sin upphandlingsprocess och efterföljande avtalsförvaltning att begära in personuppgifter och behandla dem i enlighet med de krav som ställs enligt dataskyddsförordningen. Tillika gäller offentlighetsprincipen för kommunen vilket innebär att om någon begär att få ta del personuppgifterna kan de komma att lämnas ut dem.

Den lagliga grunden för att behandla personuppgifterna enligt ovan har stöd i dataskyddsförordningen i enlighet med skälen avtal, myndighetsutövning eller uppgift av allmänt intresse.

Medarbetare i Eslövs kommun kommer att ta del av personuppgifterna för att kunna utföra sina arbetsuppgifter.

Kommunen publicerar även alla avtal i en avtalsdatabas. Denna är tillgänglig via intranätet för alla kommunens medarbetare. Syftet med tillgängligheten är att medarbetarna måste få del av kommunens avtal för att kunna nyttja dessa. I avtalsdatabasen kommer personuppgifter såsom leverantörens kontaktuppgifter att publiceras. Anbudsgivaren ansvarar för att informera berörda om denna behandling.

Personuppgifterna kommer att sparas av Eslövs kommun till dess att syftet med behandlingen av personuppgifterna är uppfyllt. Personuppgifterna kommer sedan att hanteras, sparas eller raderas, enligt de lagar och regler som gäller för kommunen. Detta framgår av något som kallas dokumenthanteringsplaner/informationshanteringsplan och gallringsbeslut.

Du kan läsa mer om hur Eslövs kommun hanterar personuppgifter på:

https://eslov.se/kommun-politik/politik-och-demokrati/overklaga-beslut-rattssakerhet/behandling-av-personuppgifter/

Vid frågor gällande hantering av personuppgifter i denna upphandling, använd funktionen för "Frågor och svar".

1.7 Anbud med alternativa utföranden

Anbud med alternativa utföranden accepteras inte.

1.8 Krav för anbudsinlämning

Anbudet ska:

-Vara avfattat på svenska

-Innehålla samtliga efterfrågade uppgifter och handlingar.

Vid inlämning behöver du som anbudsgivare fylla i rutan "Specifikation", om inget annat anges i detta underlag ska det i rutan "specifikation" stå direktupphandlingensnamn.

1.9 Anbudets giltighetstid

Anbudet ska vara bindande i tre månader efter sista datum för anbudsinlämning.

1.10 Upplysningar under anbudstiden

Frågor skickas och besvaras endast via Mercell Direktupphandling. Eventuella frågor ska ha inkommit senast 2022-12-21. Frågor inkomna efter detta datum kommer ej att besvaras. Frågor som är av intresse för samtliga tillfrågade anbudsgivare kommer, tillsammans med svar, att skickas ut avidentifierat.

1.11 Pris

Pris ska lämnas i bifogad fil. Systemet kommer dessutom att kräva att pris ska anges på annat ställe innan anbudet kan skickas iväg. Fyll då i beloppet 1 kr på angiven plats. Glöm inte att bifoga filen med de korrekta prisuppgifterna.

Pris ska lämnas som timpris exkl mervärdesskatt enligt bifogad anbudformulär. 

Inga extra avgifter får tillkomma under avtalstiden.

1.12 Utvärdering

Den leverantör vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga för Eslövs kommun kommer att tilldelas kontraktet.

Anbudet utvärderas på följande grund:

- bästa förhållandet mellan pris och kvalitet.

I det fall flera anbud har samma anbudssumma eller om flera leverantörer erhåller samma poäng i utvärderingen kommer Eslövs kommun att avgöra tilldelning genom lottning.

1.13 En eller flera leverantörer

Eslövs kommun avser att teckna avtal med en leverantör.

1.14 Tilldelningsbeslut

Beslut om tilldelning av kontrakt kommer att skickas ut per e-post, genom Mercell Direktupphandling, till samtliga anbudsgivare så fort utvärderingen är klar. Det är upp till anbudsgivaren att bevaka inkorgen under upphandlingsförfarandet, varför det är viktigt att angiven e-postadress når behörig och i ärendet väl insatt person.

1.15 Avbrytande av direktupphandling

Eslövs kommun förbehåller sig rätten att avbryta direktupphandlingen om anbud överstiger budgeterade medel eller med anledning av ändrade politiska beslut eller av övriga sakliga skäl.

1.16 Sekretess

När direktupphandlingen är avslutad upphör den absoluta anbudssekretessen. Anbudsgivare som önskar att sekretess ska råda efter denna tidpunkt, ska skriftligen inkomma med en begäran om sekretess vid anbudsinlämning, innehållande en precisering av vilka uppgifter som avses, samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera att skälen måste ha stöd av Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) för att kommunen i sin sekretessprövning ska kunna beakta begäran. Kommunen kan inte garantera att begärd information sekretessbeläggs eftersom en självständig sekretessprövning företas vid varje tillfälle en handling begärs ut.

2. Kvalificeringskrav

2.1 Komplett anbud

Anbudsgivaren ska inkomma med samtliga av kommunen efterfrågade uppgifter.

Anbudsgivaren ska bifoga

- Sanningsförsäkran

- Anbudsformulär

- Eventuell förklaring om ranking enligt CreditSafe saknas eller är lägre än 40.

2.2 Uteslutningsgrunder

Leverantören ska uteslutas från deltagande i upphandling om någon av de situationer som anges i 13 kap. 1 § 1-6 pp. LOU (brott) föreligger och under förutsättning att undantaget i 13 kap. 5 § LOU inte är tillämpligt.

Leverantören ska uteslutas från deltagande i upphandling om situationer som anges i 13 kap. 2 § 1 st.  LOU (obetalda skatter och socialförsäkringsavgifter) föreligger och det fastställts genom ett bindande domstolsavgörande eller myndighetsbeslut som vunnit laga kraft. 

Leverantören får, enligt 13 kap. 2 § 2 st. LOU, uteslutas om myndigheten på annat lämpligt sätt kan visa att de skyldigheter som avses i 13 kap. 2 §1 st. LOU inte har fullgjorts.

Leverantören får uteslutas från deltagande i upphandling om någon av de situationer som anges i 13 kap. 3 § 1-9 pp LOU (missförhållanden i övrigt i fråga om anbudsgivarens verksamhet) föreligger och under förutsättning att undantaget i 13 kap. 5 § LOU inte är tillämpligt.

Leverantören ska uteslutas om från deltagande i upphandling om Leverantören eller det tänkta kontraktsförhållandet, direkt eller indirekt omfattas av gällande sanktioner mot Ryssland och Belarus.

2.3 Sanningsförsäkran

Behörig företrädare för Leverantören ska acceptera och underteckna bifogad Sanningsförsäkran på minst ett (1) av följande sätt;

- Sanningsförsäkran ska skrivas ut, undertecknas av behörig företrädare för leverantören, scannas in och bifogas anbudet eller,

- Sanningsförsäkran ska undertecknas digitalt av behörig företrädare för leverantören och bifogas anbudet. 

Behörighet ska kunna styrkas på begäran.

För det fall underleverantör används i uppdraget ska "Sanningsförsäkran för underleverantör" inkomma för dennes räkning.

Sanningsförsäkran ska skrivas ut, undertecknas av behörig företrädare för underleverantören, scannas in och bifogas anbudet. Alternativt ska Sanningsförsäkran undertecknas digitalt av behörig företrädare för underleverantören och bifogas anbudet.

Behörighet ska kunna styrkas på begäran.

2.4 F-skatt mm

Anbudsgivaren ska vara registrerad för F-skatt. Anbudsgivaren ska därmed också uppfylla lagenligt ställda krav avseende sina skatte- och avgiftsskyldigheter. Eslövs kommun kontrollerar detta.

2.5 Finansiell och ekonomisk ställning



Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer ska ha en god och stabil ekonomi så att ett långsiktigt avtal med kommunen kan upprätthållas. Anbudsgivaren ska uppfylla minst 40 enligt ranking hos Creditsafe (fastställt dagen innan sista anbudsdag) eller på annat sätt kunna styrka att företagets ekonomiska och finansiella ställning motsvarar ställda krav.

När ranking är lägre och/eller saknas eller företag är under bildande, styrks den ekonomiska och finansiella ställningen genom att bifoga bokslut med revisionsberättelse och/eller den senaste balans- och resultaträkningen om detta finns tillgängligt. Ekonomisk och finansiell ställning kan även styrkas genom bankgaranti, bankintyg eller liknande innehållande en ekonomisk plan för företagets verksamhet och med beskrivning av hur uppdraget kommer att säkerställas.

Kommunen kontrollerar ranking hos Creditsafe. Anbudsgivaren ansvarar för att bifoga de intyg som efterfrågas så att kommunen kan göra en korrekt bedömning av anbudsgivarens ekonomiska och finansiella ställning när ranking är lägre eller saknas.

2.6 Teknisk och yrkesmässig kapacitet

Anbudsgivaren ska inneha dokumenterade resurser och erforderlig kompetens för att kunna utföra uppdraget på ett professionellt sätt gentemot kommunen.

3. Krav på varan/tjänsten

3.1 Fastighetsförvaltare

Som Fastighetsförvaltare ansvarar du för hela kedjan i det planerade fastighetsunderhållet av kommunens fastigheter- från besiktning, uppdatera underhållsplaner till att budgetera för åtgärder samt projektleda dessa. Du kommer också att ansvara för och medverka vid:

- Att kommunen uppfyller ansvar och myndighetskrav som fastighetsägare

- Kundkontakter med hyresgäster och lokalkontroller

- Driftoptimering av fastigheternas värme, ventilation och andra tekniska system i nära samarbete med driftingenjör

- Upphandlingar av entreprenader och ramavtal

 - Verksamhetsanpassningar av befintliga lokaler och nybyggnationer

Kvalifikationer

Eftergymnasial utbildning inom teknik/fastighetsförvaltning. 

Erfarenhet av statusbesiktningar, kostnadskalkyler samt underhållsplaner

Erfarenhet av fastighetsförvalning 

Kompetens inom LOU, entreprenadjuridik och  lokalhyresavtal

God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska

B-körkort 

Beställaren kommer att använda utvärderingsmodellen med poäng på vissa av nedanstående kvalifikationer, se punkt 4

Erfarenhet av fastighetsförvaltning av kommunala fastigheter.

Kunskap inom fastighetstekniskt system, Vitec

Erfarenhet av att upprätta underhållsplaner på kommunala fastigheter.

Erfarenhet av förvaltning av kulturmärkat byggnader

Erfarenhet av fastighetsförvaltning i Eslöv kommun. 

Möten/Arbetsplats

Konsulten ska arbeta på plats i Eslövs kommun med möjlighet till viss distansarbete. Konsulten ska ha en inställelsetid  till Eslöv på max 45 minuter vid akuta behov.

4. Utvärderingsmetod

Det anbud som, sedan skall-kraven uppfyllts, är det ekonomiskt mest fördelaktiga med utgångspunkt bästa förhållandet mellan pris och kvalitet

För att ett anbud ska utvärderas ska anbudet ha inkommit inom föreskriven tid samt uppfylla kvalificeringskrav och ska-krav. Ofullständiga anbud eller anbud som innehåller oriktiga uppgifter kan komma att förkastas.

Vid utvärderingen av anbuden kommer en utvärderingsmetod att tillämpas, där kriterier utöver pris åsätts ett ekonomiskt värde. Metoden innebär att erhållen poäng från de olika delmomenten kommer att generera avdrag på det totala anbudspriset i enlighet med en förutbestämd poängskala.

Resultatet är anbudets utvärderingspris. Utvärderingspriset används för att jämföra de olika anbuden. Det anbud som erhåller lägst utvärderingspris utgör det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn taget till pris och kvalité.

Framtagandet av anbudets utvärderingspris görs endast för att få fram det

ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Det innebär inte att Eslövs kommun kommer att betala högre eller lägre priser än de priser som anges i vinnande anbud.

Bedömning av delmomenten görs utifrån följande poängskala:

Erfarenhet av fastighetsförvaltning av kommunala fastigheter.

3 poäng

Prisavdrag: 300 SEK

10 års erfarenhet  eller mer.

Anbudsgivaren uppfyller beställarens krav mycket väl.

2 poäng

Prisavdrag: 200 SEK

7-9 års erfarenhet

Anbudsgivaren uppfyller Beställarens krav på ett tillfredställande sätt. 

1 poäng

Prisavdrag: 100 SEK

3-6 års erfarenhet

Anbudsgivaren uppfyller Beställarens krav till viss del. 

0 poäng

Prisavdrag: 0 SEK

Mindre än 3 års erfarenhet

Anbudsgivaren uppfyller de grundlägande kraven.

Övriga erfarenheter

Erfarenhet av Vitec

1 poäng

Prisavdrag: 100 SEK

Erfarenhet av att upprätta underhållsplaner på kommunala fastighet

2 poäng

Prisavdrag: 200 SEK

Erfarenhet av förvaltning av kulturmärkta byggnader

1 poäng

Prisavdrag: 100 SEK

Erfarenhet av fastighetsförvaltning i Eslövs kommun

2 poäng

Prisavdrag: 200 SEK

Beräkningen av utvärderingspris görs enligt följande formel:

Totalt anbudspris - Prisavdrag = Utvärderingspris