Digitalt skolskjutssystem

Digitalt skolskjutsprogram

1. Administrativa föreskrifter

1.1 Inbjudan

Ni inbjuds härmed att inkomma med anbud gällande digitalt skolskjutssystem till Barn- och utbildningsförvaltningen i Eslövs kommun. Systemet som efterfrågas i detta upphandlingsunderlag är ett heltäckande system för skolskjutsverksamheten gällande både ansökan via e-tjänst, myndighetsutövning, planering av skolbussturer, förarstöd på skolbussar för chaufförerna, uppföljning och säkerhet.

1.2 Omfattning av uppdraget

Direktupphandlingen omfattar ett heltäckande system för skolskjutsverksamheten gällande både ansökan via e-tjänst, myndighetsutövning, planering av skolbussturer, förarstöd på skolbussar för chaufförerna, uppföljning och säkerhet.

Tjänstens omfattning avser cirka 900 skolskjutsberättigade elever årligen, och körs av elva (11) skolbussar. Uppdraget omfattar även uppsättning och drift av IT-systemet, implementering av IT-systemet, support och vidareutveckling av IT-systemet. 

Systemet ska var installerat och klart att använda senast 2024-04-01. 

1.3 Avtalstid och möjlighet till förlängning

Avtalsperioden beräknas gälla från och med 2024-03-01 till och med 2025-02-29. Kommunen har därefter rätt att förlänga avtalet 2 gång/er om vardera 12 månad/er. Eventuell förlängning ska ske skriftlig senast sex (6) månader före avtalstidens utgång.

1.4 Upphandlingsform

Upphandlingen genomförs som en direktupphandling.

1.5 Anbudstid och anbudsinlämning

Anbud ska lämnas via Mercell Direktupphandling senast 2024-01-07. Inga andra former av anbudsinlämning är tillåtna. Anbud som inkommit efter utsatt datum kommer inte att beaktas.

1.6 Behandling av personuppgifter i samband med upphandlingsprocessen

För att kunna genomföra denna upphandling och efterföljande avtalsförvaltning så behandlar Eslövs kommun de personuppgifter som anges i anbud och avtal. Exempel på sådana personuppgifter är namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress.

Personuppgifterna har huvudsakligen inkommit från anbud men kan även komma från allmänna tillgängliga källor som exempelvis Skatteverket eller från tredje person som exempel kreditvärderingsinstitut.

Eslövs kommun hanterar personuppgifterna enligt gällande lagstiftning. Kommunen kommer under sin upphandlingsprocess och efterföljande avtalsförvaltning att begära in personuppgifter och behandla dem i enlighet med de krav som ställs enligt dataskyddsförordningen. Tillika gäller offentlighetsprincipen för kommunen vilket innebär att om någon begär att få ta del personuppgifterna kan de komma att lämnas ut dem.

Den lagliga grunden för att behandla personuppgifterna enligt ovan har stöd i dataskyddsförordningen i enlighet med skälen avtal, myndighetsutövning eller uppgift av allmänt intresse.

Medarbetare i Eslövs kommun kommer att ta del av personuppgifterna för att kunna utföra sina arbetsuppgifter.

Kommunen publicerar även alla avtal i en avtalsdatabas. Denna är tillgänglig via intranätet för alla kommunens medarbetare. Syftet med tillgängligheten är att medarbetarna måste få del av kommunens avtal för att kunna nyttja dessa. I avtalsdatabasen kommer personuppgifter såsom leverantörens kontaktuppgifter att publiceras. Anbudsgivaren ansvarar för att informera berörda om denna behandling.

Personuppgifterna kommer att sparas av Eslövs kommun till dess att syftet med behandlingen av personuppgifterna är uppfyllt. Personuppgifterna kommer sedan att hanteras, sparas eller raderas, enligt de lagar och regler som gäller för kommunen. Detta framgår av något som kallas dokumenthanteringsplaner/informationshanteringsplan och gallringsbeslut.

Du kan läsa mer om hur Eslövs kommun hanterar personuppgifter på:

https://eslov.se/kommun-politik/politik-och-demokrati/overklaga-beslut-rattssakerhet/behandling-av-personuppgifter/

Vid frågor gällande hantering av personuppgifter i denna upphandling, använd funktionen för "Frågor och svar".

1.7 Anbud med alternativa utföranden

Anbud med alternativa utföranden accepteras inte.

1.8 Krav för anbudsinlämning

Anbudet ska:

-Vara avfattat på svenska

-Innehålla samtliga efterfrågade uppgifter och handlingar.

Vid inlämning behöver du som anbudsgivare fylla i rutan "Specifikation", om inget annat anges i detta underlag ska det i rutan "specifikation" stå direktupphandlingens namn.

1.9 Anbudets giltighetstid

Anbudet ska vara bindande i tre månader efter sista datum för anbudsinlämning.

1.10 Upplysningar under anbudstiden

Frågor skickas och besvaras endast via Mercell Direktupphandling. Eventuella frågor ska ha inkommit senast 2024-01-02. Frågor inkomna efter detta datum kommer ej att besvaras. Frågor som är av intresse för samtliga tillfrågade anbudsgivare kommer, tillsammans med svar, att skickas ut avidentifierat.

1.11 Pris

Pris ska lämnas i bifogad fil (bilaga 5). Systemet kommer dessutom att kräva att pris ska anges på annat ställe innan anbudet kan skickas iväg. Fyll då i beloppet 1 kr på angiven plats. 

Totalkostnaden ska inkludera samtliga med uppdraget tillkommande kostnader, som till exempel resor och uppehälle. Inga extra avgifter får tillkomma under avtalstiden.

1.12 Utvärdering

Den leverantör vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga för Eslövs kommun kommer att tilldelas kontraktet.

Anbudet utvärderas på följande grund:

- bästa förhållandet mellan pris och användarvänlighet

I det fall flera anbud har samma anbudssumma eller om flera leverantörer erhåller samma poäng i utvärderingen kommer Eslövs kommun att avgöra tilldelning genom lottning.

1.13 En eller flera leverantörer

Eslövs kommun avser att teckna avtal med en leverantör.

1.14 Tilldelningsbeslut

Beslut om tilldelning av kontrakt kommer att skickas ut per e-post, genom Mercell Direktupphandling, till samtliga anbudsgivare så fort utvärderingen är klar. Det är upp till anbudsgivaren att bevaka inkorgen under upphandlingsförfarandet, varför det är viktigt att angiven e-postadress når behörig och i ärendet väl insatt person.

1.15 Avbrytande av direktupphandling

Eslövs kommun förbehåller sig rätten att avbryta direktupphandlingen om anbud överstiger budgeterade medel eller med anledning av ändrade politiska beslut eller av övriga sakliga skäl.

1.16 Sekretess

När direktupphandlingen är avslutad upphör den absoluta anbudssekretessen. Anbudsgivare som önskar att sekretess ska råda efter denna tidpunkt, ska skriftligen inkomma med en begäran om sekretess, innehållande en precisering av vilka uppgifter som avses, samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera att skälen måste ha stöd av Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) för att kommunen i sin sekretessprövning ska kunna beakta begäran. Kommunen kan inte garantera att begärd information sekretessbeläggs eftersom en självständig sekretessprövning företas vid varje tillfälle en handling begärs ut.

2. Kvalificeringskrav

2.1 Komplett anbud

Anbudsgivaren ska inkomma med samtliga av kommunen efterfrågade uppgifter.

2.2 Uteslutningsgrunder

Leverantören ska uteslutas från deltagande i upphandling om någon av de situationer som anges i 13 kap. 1 § 1-6 pp. LOU (brott) föreligger och under förutsättning att undantaget i 13 kap. 5 § LOU inte är tillämpligt.

Leverantören ska uteslutas från deltagande i upphandling om situationer som anges i 13 kap. 2 § 1 st.  LOU (obetalda skatter och socialförsäkringsavgifter) föreligger och det fastställts genom ett bindande domstolsavgörande eller myndighetsbeslut som vunnit laga kraft. 

Leverantören får, enligt 13 kap. 2 § 2 st. LOU, uteslutas om myndigheten på annat lämpligt sätt kan visa att de skyldigheter som avses i 13 kap. 2 §1 st. LOU inte har fullgjorts.

Leverantören får uteslutas från deltagande i upphandling om någon av de situationer som anges i 13 kap. 3 § 1-9 pp LOU (missförhållanden i övrigt i fråga om anbudsgivarens verksamhet) föreligger och under förutsättning att undantaget i 13 kap. 5 § LOU inte är tillämpligt.

Leverantören ska uteslutas om från deltagande i upphandling om Leverantören eller det tänkta kontraktsförhållandet, direkt eller indirekt omfattas av gällande sanktioner mot Ryssland och Belarus.

2.3 Sanningsförsäkran

Behörig företrädare för Leverantören ska acceptera och underteckna bifogad Sanningsförsäkran (bilaga 3) på minst ett (1) av följande sätt;

- Sanningsförsäkran ska skrivas ut, undertecknas av behörig företrädare för leverantören, scannas in och bifogas anbudet eller,

- Sanningsförsäkran ska undertecknas digitalt av behörig företrädare för leverantören och bifogas anbudet. 

Behörighet ska kunna styrkas på begäran.

För det fall underleverantör används i uppdraget ska "Sanningsförsäkran för underleverantör" inkomma för dennes räkning.

Sanningsförsäkran ska skrivas ut, undertecknas av behörig företrädare för underleverantören, scannas in och bifogas anbudet. Alternativt ska Sanningsförsäkran undertecknas digitalt av behörig företrädare för underleverantören och bifogas anbudet.

Behörighet ska kunna styrkas på begäran.

2.4 F-skatt mm

Anbudsgivaren ska vara registrerad för F-skatt. Anbudsgivaren ska därmed också uppfylla lagenligt ställda krav avseende sina skatte- och avgiftsskyldigheter. Eslövs kommun kontrollerar detta.

2.5 Finansiell och ekonomisk ställning



Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer ska ha en god och stabil ekonomi så att ett långsiktigt avtal med kommunen kan upprätthållas. Anbudsgivaren ska uppfylla minst 60 enligt ranking hos Creditsafe (fastställt dagen innan sista anbudsdag) eller på annat sätt kunna styrka att företagets ekonomiska och finansiella ställning motsvarar ställda krav.

När ranking är lägre och/eller saknas eller företag är under bildande, styrks den ekonomiska och finansiella ställningen genom att bifoga bokslut med revisionsberättelse och/eller den senaste balans- och resultaträkningen om detta finns tillgängligt. Ekonomisk och finansiell ställning kan även styrkas genom bankgaranti, bankintyg eller liknande innehållande en ekonomisk plan för företagets verksamhet och med beskrivning av hur uppdraget kommer att säkerställas.

Kommunen kontrollerar ranking hos Creditsafe. Anbudsgivaren ansvarar för att bifoga de intyg som efterfrågas så att kommunen kan göra en korrekt bedömning av anbudsgivarens ekonomiska och finansiella ställning när ranking är lägre eller saknas. 

2.6 Teknisk och yrkesmässig kapacitet

Anbudsgivaren ska inneha dokumenterade resurser och erforderlig kompetens för att kunna utföra uppdraget på ett professionellt sätt gentemot kommunen. Som bevis på ovanstående ska anbudsgivare till anbudet bifoga följande information:

1. En kort presentation av anbudsgivaren, max 2 A4-sidor, innehållande: affärsidé, organisation och ledning, översiktlig kompetensbild/-struktur och geografisk etablering. Presentationen ska bifogas anbudet i separat bilaga

2. För att styrka anbudsgivarens kapacitet ska två (2) referenskommuner som haft systemet i full drift i minst ett läsår.

De två uppdragen ska ha genomförts under den senaste treårsperioden ska bifogas anbudet i separat bilaga.

För varje uppdrag ska en kontaktperson (namn, tel och e-post) anges.

Eslövs kommun kan komma att kontakta angivna kontaktpersoner för att verifiera lämnade uppgifter.

2.7 Personuppgiftsbiträdsavtal

Båda parter är skyldiga att hantera personuppgifter i enlighet med de krav som ställs enligt Dataskyddsförordningen. Kunden hanterar personuppgifter i egenskap av arbetsgivare och som upphandlande myndighet enligt LOU. Leverantören hanterar i sin tur personuppgifter utifrån sitt verksamhetsområde och utifrån de tjänster och lösningar som upphandlas.

De personuppgifter Kunden ansvarar för ska av Leverantören behandlas enligt Kundens instruktioner och enligt det ändamål Kunden bestämt. I samband med att Huvudavtal tecknas ska  Kund teckna ett personuppgiftsbiträdesavtal med Leverantören. Se bifogat (bilaga 3) personuppgiftsbiträdesavtal.

2.8 Tillstånd

Anbudsgivare ska inneha samtliga tillstånd och godkännanden från myndigheter som behövs för att utföra uppdraget.

Anbudsgivare ska svara för att samtliga lagar och förordningar som uppställs av myndigheter, däribland säkerhets-, miljö-, arbetsmiljö- och arbetarskyddskrav uppfylls.

Motsvarande gäller för av anbudsgivaren anlitad underleverantör.

3. Krav på varan/tjänsten

Samtliga krav som anges nedan samt i bifogad bilaga (bilaga 4) ska uppfyllas.

3.1 Ruttplanering

Systemet ska tillåta användare att skapa fasta rutter för skolbussar. Systemet ska hjälpa användaren att knyta ihop resenärer med rutter automatiskt. Användaren ska enkelt kunna se vilka resenärer som inte fått tilldelade rutter. Vidare ska systemet tillåta användaren att skapa resor för till exempel slöjd, hemkunskap eller modersmål så kallade beställningsresor. Systemet ska låta andra användare göra avrop som planeras och tilldelas tillgängliga fordon för utförande.

För övriga krav kring området Ruttplanering, se kravbilaga krav 2.1-2.35. 

3.2 E-tjänst vårdnadshavare

För att underlätta för vårdnadshavare och andra så ska det till systemet finnas en e-tjänst vilken tillåter beställaren att kommunicera inom systemet samt kommunicera med bland annat vårdnadshavare inom systemet.

För övriga krav kring området E-tjänst vårdnadshavare, se kravbilaga krav 3.1-3.26. 

3.3 Förarstöd

Systemet ska användas i fordonen som stöd för förare. Förarstödet ska vara uppkopplat mot planeringen i realtid så att senaste planeringen alltid finns tillgänglig och ska användas i utförandet av både fasta rutter och beställningsresor. De fordon som använder förarstödet ska kunna följas live via en trafikledningsvy. Förarstödet ska tillåta elever att avisera att de går ombord respektive av fordonet, checka in och ut ur fordonet, med fysiska eller digitala värdebevis.

För övriga krav kring området Utrustning förarstöd, se kravbilaga krav 5.1-5.24. 

3.4 Utbildning och installation                                                                               

En plan för driftsättningsprocessen ska bifogas anbudet. Planen för driftsättningsprocessen ska innehålla beskrivning av utbildningsinsatser med det övergripande målet att Kundens personal självständigt ska kunna använda för dem relevanta funktioner i systemet med ett minimalt behov av användarsupport från Leverantören. Kostnader för driftsättning av systemet för projektledning, utbildning, ev migrering, integrationer, installationsstöd, teststöd, teknisk- och användarsupport/kundtjänst, acceptanstest, testdriftsperiod ska ingå i anbudet. 

Övrig utbildning som kan krävas vid t ex uppgraderingar ska ingå i årskostnaden för systemet. Utbildning vid köp av tilläggsfunktioner ingår ej.

3.5 Support och underhåll

Anbudet skall omfatta support- och underhållsavtal där eventuell årlig kostnad för licens (uppgraderingar) skall ingå. Omfattningen av support och innehåll skall framgå av anbudet. Leverantören ansvarar för att hålla systemet uppdaterat under hela avtalsperioden. 

Leverantören ska löpande informera Kunden om IT-systemutveckling och nya versioner. Uppgraderingar, uppdateringar och versioner ska vara kvalitetssäkrade av Leverantören före leverans. Leverantören ska därför ha en metodik för Leveranskontroller och verifieringar vid uppdateringar/uppgraderingar (releaser). Upptäcks/uppkommer fel och brister i levererad funktion/anpassning ska felrättning göras snarast utan extra kostnad för Kunden. Information i IT-systemet samt kundanpassad tilläggsfunktionalitet får inte gå förlorad vid uppgraderingar, uppdateringar och versionsbyte.

Supporten skall vara på svenska, kunna ske helgfria vardagar mellan kl 08:00 och 17:00 via telefon eller e-post. Supporten ska även vara tillgänglig under hela sommaren.

Svarstiden får högst vara 2 arbetstimmar för mobiltelefon och högst en arbetsdag för mail.

3.6 Övrigt

Samtliga presenterade funktioner ska kunna användas i skarp drift vid avtalsstart.

Funktioner i detta förfrågningsunderlag ska inte kosta extra att utveckla eller anpassa till Eslövs kommuns verksamhet.

4. Utvärderingsmetod

Den leverantör vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga för myndigheten kommer att tilldelas kontraktet.

Utvärdering sker på grunden bästa förhållandet mellan kriterierna:

- Pris

- Användarvänlighet

För att ett anbud ska utvärderas ska anbudet ha inkommit inom föreskriven tid samt uppfylla kvalificeringskrav och ska-krav. Ofullständiga anbud eller anbud som innehåller oriktiga uppgifter kan komma att förkastas.

Beräkningen av utvärderingspris görs enligt följande formel:

Totalt anbudspris - Prisavdrag = Utvärderingspris

Användarvänligheten kommer att bedömas av två (2) utvärderingsgrupper:

- Grupp 1: Handläggare i systemet, tre (3) personer

- Grupp 2: E-tjänster och värdebevisanvändning, fem (5) personer

Grupperna bedömer funktionaliteten på en skala med -, 0, 5 eller 10 poäng, där:

Stort mervärde: 2 poäng

Anbudsgivarens lösning/funktion ligger på en mycket väl godkänd nivå. Detta leder i sin tur till ett betydande mervärde för kommunen. Lösningen/funktionen bedöms tillgodose kommunens behov på ett exemplariskt vis.

Mervärde: 1 poäng

Anbudsgivarens lösning/funktion ligger på en väl godkänd nivå. Detta leder i sin tur till ett mervärde för kommunen. Lösningen/funktionen bedöms tillgodose kommunens behov även om vissa enstaka brister av mindre betydelse förekommer.

Godkänt: 0 poäng

Anbudsgivarens lösning/funktion ligger på en fullgod kvalitetsnivå och uppfyller de grundläggande behoven inom kommunen. Lösningen/funktionen upplevs som tillräcklig även om ett antal brister förekommer.

Ej Godkänd: -

Anbudsgivarens lösning/funktion innehåller sådana kvalitetsbrister som gör att den inte når upp till fullgod nivå.

Prisavdrag framgår av nedanstående tabell:

Poäng                          Prisavdrag SEK

30                                 60 000

25                                 50 000

20                                 40 000

15                                 30 000

10                                 20 000

5                                   10 000

0                                    0

Bedömningarna kommer således att göras individuellt. Observera att offererat system ska demonstreras i "skarp" miljö, d v s leverantören ska lägga upp en kommunanvändare med offererat system tillgängligt för utvärderingen. Utvärderingen kommer ske på plats i Eslöv eller på distans 2024-01-18 och 2024-01-19 . Anbudsgivare ombeds vänligen att reservera dagarna tills exakt tid meddelas, vilket kommer att ske omedelbart efter sista anbudsdag. 

De fyra (4) anbudsgivare som har lämnat lägst pris, uppfyller samtliga krav och har möjlighet att kunna utses som vinnande anbudsgivare kommer att bjudas in till systemdemonstration för utvärdering av systemets funktionalitet. Ytterligare anbudsgivaren kan bjudas in till systemdemonstration om anbudsgivarna inte kan skiljas ut. Demonstrationen ska maximalt pågå under tre (3) timmar (totalt för båda grupperna).

Vid demonstrationen vid utvärderingen ska anbudsgivare visa ärendegång för:

Grupp 1: Handläggare i systemet

Ansökan

Handläggning av ansökan

Hantering av läsårstider och schematider

Transportplanering för eleverna

Beslut och meddelande av beslut

Informera utförare (busschaufförer)

Lägga in hållplatser, farliga vägar, trafikbedömning

Knyta ihop resenärer med rutter automatisk

Visning av vilka resenärer som inte fått tilldelade rutter

Planera/lägga in/ändra en rutt

Grupp 2: E-tjänster och värdebevisanvändning

Funktionerna ska visas både ur ett vårdnadshavare och ett handläggarperspektiv

Ansökan via e-tjänst 

Användning av värdebevis

Visa rutt

Notis och presentation vid förändringar 

Kriteriet Handläggare i systemet kan max generera 20 poäng, och kriterier E-tjänster och värdebevisanvändning kan max generera 10 poäng.