Digitalt provplattform

Digital provplattform till grundskola, gymnasieskola och vuxenutbildning

1. Administrativa föreskrifter

1.1 Inbjudan

Ni inbjuds härmed att inkomma med anbud gällande digital provplattform till Barn- och utbildningsförvaltningen, Eslövs kommun.

1.2 Omfattning av uppdraget

Direktupphandlingen omfattar en digital provplattform för kommunens skolenheter inom grundskola årskurs 6-9, gymnasieskola och vuxenutbildning. Antal elever som kommer använda plattformen är:

Grundskola årskurs 6-9: 1600 elever

Gymnasieskola: 750 elever

Vuxenutbildning: 300 elever

Option

Grundskola årskurs 4-5: 830 elever

Grundskola årskurs F-3: 1700 elever

Samliga skolenheter i kommunen, personal och elever, använder Google Workspace for Education som samarbetsplattform och Google Classroom är en mycket använd funktion i undervisningen. Elever och personal har Chromebooks och PC som personliga digitala verktyg.

1.3 Avtalstid och möjlighet till förlängning

Avtalsperioden beräknas gälla från och med 2025-01-01 till och med 2026-12-31. Kommunen har därefter rätt att förlänga avtalet 2 gång/er om vardera 12 månad/er. Eventuell förlängning ska ske skriftlig senast sex (6) månader före avtalstidens utgång.

1.4 Upphandlingsform

Upphandlingen genomförs som en direktupphandling.

1.5 Anbudstid och anbudsinlämning

Anbud ska lämnas via Mercell Direktupphandling senast 2024-12-08. Inga andra former av anbudsinlämning är tillåtna. Anbud som inkommit efter utsatt datum kommer inte att beaktas.

1.6 Behandling av personuppgifter i samband med upphandlingsprocessen

För att kunna genomföra denna upphandling och efterföljande avtalsförvaltning så behandlar Eslövs kommun de personuppgifter som anges i anbud och avtal. Exempel på sådana personuppgifter är namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress.

Personuppgifterna har huvudsakligen inkommit från anbud men kan även komma från allmänna tillgängliga källor som exempelvis Skatteverket eller från tredje person som exempel kreditvärderingsinstitut.

Eslövs kommun hanterar personuppgifterna enligt gällande lagstiftning. Kommunen kommer under sin upphandlingsprocess och efterföljande avtalsförvaltning att begära in personuppgifter och behandla dem i enlighet med de krav som ställs enligt dataskyddsförordningen. Tillika gäller offentlighetsprincipen för kommunen vilket innebär att om någon begär att få ta del personuppgifterna kan de komma att lämnas ut dem.

Den lagliga grunden för att behandla personuppgifterna enligt ovan har stöd i dataskyddsförordningen i enlighet med skälen avtal, myndighetsutövning eller uppgift av allmänt intresse.

Medarbetare i Eslövs kommun kommer att ta del av personuppgifterna för att kunna utföra sina arbetsuppgifter.

Kommunen publicerar även alla avtal i en avtalsdatabas. Denna är tillgänglig via intranätet för alla kommunens medarbetare. Syftet med tillgängligheten är att medarbetarna måste få del av kommunens avtal för att kunna nyttja dessa. I avtalsdatabasen kommer personuppgifter såsom leverantörens kontaktuppgifter att publiceras. Anbudsgivaren ansvarar för att informera berörda om denna behandling.

Personuppgifterna kommer att sparas av Eslövs kommun till dess att syftet med behandlingen av personuppgifterna är uppfyllt. Personuppgifterna kommer sedan att hanteras, sparas eller raderas, enligt de lagar och regler som gäller för kommunen. Detta framgår av något som kallas dokumenthanteringsplaner/informationshanteringsplan och gallringsbeslut.

Du kan läsa mer om hur Eslövs kommun hanterar personuppgifter på:

https://eslov.se/kommun-politik/politik-och-demokrati/overklaga-beslut-rattssakerhet/behandling-av-personuppgifter/

Vid frågor gällande hantering av personuppgifter i denna upphandling, använd funktionen för "Frågor och svar".

1.7 Anbud med alternativa utföranden

Anbud med alternativa utföranden accepteras inte.

1.8 Krav för anbudsinlämning

Anbudet ska:

-Vara avfattat på svenska

-Innehålla samtliga efterfrågade uppgifter och handlingar.

Vid inlämning behöver du som anbudsgivare fylla i rutan "Specifikation", om inget annat anges i detta underlag ska det i rutan "specifikation" stå direktupphandlingensnamn.

1.9 Anbudets giltighetstid

Anbudet ska vara bindande i tre månader efter sista datum för anbudsinlämning.

1.10 Upplysningar under anbudstiden

Frågor skickas och besvaras endast via Mercell Direktupphandling. Eventuella frågor ska ha inkommit senast 2024-12-02. Frågor inkomna efter detta datum kommer ej att besvaras. Frågor som är av intresse för samtliga tillfrågade anbudsgivare kommer, tillsammans med svar, att skickas ut avidentifierat.

1.11 Pris

Pris ska lämnas som en totalkostnad enligt beskrivning

Pris ska lämnas i bifogad fil. Glöm inte att bifoga filen med de korrekta prisuppgifterna. 

Totalkostnaden ska inkludera samtliga med uppdraget tillkommande kostnader som anges i detta förfrågningsunderlag, som till exempel resor och uppehälle. Inga extra avgifter får tillkomma under avtalstiden.

1.12 Utvärdering

Den leverantör vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga för Eslövs kommun kommer att tilldelas kontraktet.

Anbudet utvärderas på följande grund:

- pris

I det fall flera anbud har samma anbudssumma eller om flera leverantörer erhåller samma poäng i utvärderingen kommer Eslövs kommun att avgöra tilldelning genom lottning.

1.13 En eller flera leverantörer

Eslövs kommun avser att teckna avtal med en leverantör.

1.14 Tilldelningsbeslut

Beslut om tilldelning av kontrakt kommer att skickas ut per e-post, genom Mercell Direktupphandling, till samtliga anbudsgivare så fort utvärderingen är klar. Det är upp till anbudsgivaren att bevaka inkorgen under upphandlingsförfarandet, varför det är viktigt att angiven e-postadress når behörig och i ärendet väl insatt person.

1.15 Avbrytande av direktupphandling

Eslövs kommun förbehåller sig rätten att avbryta direktupphandlingen om anbud överstiger budgeterade medel eller med anledning av ändrade politiska beslut eller av övriga sakliga skäl.

1.16 Sekretess

När direktupphandlingen är avslutad upphör den absoluta anbudssekretessen. Anbudsgivare som önskar att sekretess ska råda efter denna tidpunkt, ska skriftligen inkomma med en begäran om sekretess, innehållande en precisering av vilka uppgifter som avses, samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera att skälen måste ha stöd av Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) för att kommunen i sin sekretessprövning ska kunna beakta begäran. Kommunen kan inte garantera att begärd information sekretessbeläggs eftersom en självständig sekretessprövning företas vid varje tillfälle en handling begärs ut.

1.17 Bilagor

Till anbudsförfrågan bifogas fyra (4) bilagor:

Bilaga 1: Personuppgiftsbiträdesavtal

Bilaga 2: Prisbilaga

Bilaga 3: Kravspecifikation

Bilaga 4: Anbudsförsäkran

2. Kvalificeringskrav

2.1 Komplett anbud

Anbudsgivaren ska inkomma med samtliga av kommunen efterfrågade uppgifter.

2.2 Uteslutningsgrunder

Leverantören ska uteslutas från deltagande i upphandling om någon av de situationer som anges i 13 kap. 1 § 1-6 pp. LOU (brott) föreligger och under förutsättning att undantaget i 13 kap. 5 § LOU inte är tillämpligt.

Leverantören ska uteslutas från deltagande i upphandling om situationer som anges i 13 kap. 2 § 1 st.  LOU (obetalda skatter och socialförsäkringsavgifter) föreligger och det fastställts genom ett bindande domstolsavgörande eller myndighetsbeslut som vunnit laga kraft. 

Leverantören får, enligt 13 kap. 2 § 2 st. LOU, uteslutas om myndigheten på annat lämpligt sätt kan visa att de skyldigheter som avses i 13 kap. 2 §1 st. LOU inte har fullgjorts.

Leverantören får uteslutas från deltagande i upphandling om någon av de situationer som anges i 13 kap. 3 § 1-9 pp LOU (missförhållanden i övrigt i fråga om anbudsgivarens verksamhet) föreligger och under förutsättning att undantaget i 13 kap. 5 § LOU inte är tillämpligt.

Leverantören ska uteslutas om från deltagande i upphandling om Leverantören eller det tänkta kontraktsförhållandet, direkt eller indirekt omfattas av gällande sanktioner mot Ryssland och Belarus.

2.3 Anbudsförsäkran

Behörig företrädare för Leverantören ska acceptera och underteckna bifogad Anbudsförsäkran på minst ett (1) av följande sätt;

- Anbudsförsäkran ska skrivas ut, undertecknas av behörig företrädare för leverantören, scannas in och bifogas anbudet eller,

- Anbudsförsärkan ska undertecknas digitalt av behörig företrädare för leverantören och bifogas anbudet. 

Behörighet ska kunna styrkas på begäran.

För det fall underleverantör används i uppdraget ska Leverantören inkomma med Anbudsförsäkran för dennes räkning. Anbudsförsäkran finns i bilaga 4.

2.4 F-skatt mm

Anbudsgivaren ska vara registrerad för F-skatt. Anbudsgivaren ska därmed också uppfylla lagenligt ställda krav avseende sina skatte- och avgiftsskyldigheter. Eslövs kommun kontrollerar detta.

2.5 Finansiell och ekonomisk ställning



Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer ska ha en god och stabil ekonomi så att ett långsiktigt avtal med kommunen kan upprätthållas. Anbudsgivaren ska uppfylla minst 40 enligt ranking hos Creditsafe (fastställt dagen innan sista anbudsdag) eller på annat sätt kunna styrka att företagets ekonomiska och finansiella ställning motsvarar ställda krav.

När ranking är lägre och/eller saknas eller företag är under bildande, styrks den ekonomiska och finansiella ställningen genom att bifoga bokslut med revisionsberättelse och/eller den senaste balans- och resultaträkningen om detta finns tillgängligt. Ekonomisk och finansiell ställning kan även styrkas genom bankgaranti, bankintyg eller liknande innehållande en ekonomisk plan för företagets verksamhet och med beskrivning av hur uppdraget kommer att säkerställas.

Kommunen kontrollerar ranking hos Creditsafe. Anbudsgivaren ansvarar för att bifoga de intyg som efterfrågas så att kommunen kan göra en korrekt bedömning av anbudsgivarens ekonomiska och finansiella ställning när ranking är lägre eller saknas.

2.6 Teknisk och yrkesmässig kapacitet

Anbudsgivaren ska inneha dokumenterade resurser och erforderlig kompetens för att kunna utföra uppdraget på ett professionellt sätt gentemot kommunen. Som bevis på ovanstående ska anbudsgivare till anbudet bifoga följande information:

1. En kort presentation av anbudsgivaren, max 2 A4-sidor, innehållande: affärsidé, organisation och ledning, översiktlig kompetensbild/-struktur och geografisk etablering. Presentationen ska bifogas anbudet i separat bilaga

2. För att styrka anbudsgivarens kapacitet ska tre (3) likvärdigt utförda uppdrag under de senaste tre (3) åren uppges. Observera att med likvärdiga uppdrag avses uppdrag från offentlig verksamhet (kommun/landsting/statlig myndighet) som minst motsvarar den storlek och omfattning av tjänsten såsom den beskrivs i detta förfrågningsunderlag.

De tre uppdragen under den senaste treårsperioden ska bifogas anbudet i separat bilaga.

För varje uppdrag ska en kontaktperson (namn, tel och e-post) anges.

Eslövs kommun kan komma att kontakta angivna kontaktpersoner för att verifiera lämnade uppgifter.

2.7 Personuppgiftsbiträdsavtal

Båda parter är skyldiga att hantera personuppgifter i enlighet med de krav som ställs enligt Dataskyddsförordningen. Kunden hanterar personuppgifter i egenskap av arbetsgivare och som upphandlande myndighet enligt LOU. Leverantören hanterar i sin tur personuppgifter utifrån sitt verksamhetsområde och utifrån de tjänster och lösningar som upphandlas.

De personuppgifter Kunden ansvarar för ska av Leverantören behandlas enligt Kundens instruktioner och enligt det ändamål Kunden bestämt. I samband med att Huvudavtal tecknas ska  Kund teckna ett personuppgiftsbiträdesavtal med Leverantören. Se bifogat personuppgiftsbiträdesavtal i bilaga 1.

3. Krav på varan/tjänsten

Samtliga krav angivna som obligatoriska eller markerade med "ska" i bilaga 3 Kravspecifikation, måste uppfyllas. 

3.1 Övergripande krav­­­­­­­

Följande övergripande krav ska uppfyllas:

* Tjänsten ska utgöra en kommersiellt tillgänglig, färdigutvecklad provplattform som uppfyller de krav som ställs i detta dokument med bilagor.

* Lösningen ska tillhandahållas som en molntjänst. All behandling och lagring av data ska ske inom EU, uppfylla krav enligt GDPR och leverantören och eventuella underleverantörer ska inte omfattas av reglering som kan kräva utlämning av data till tredje land. Kunden ska ha rätt att häva avtalet om förhållandet skulle förändras under avtalsperioden.

* Felrättning, uppdatering och uppgradering av programvaran ska ske kontinuerligt, så att den senaste versionen alltid tillhandahålls.

* Administratörer och Användare ska uppfatta Tjänsten som snabb med korta responstider.

* Tjänsten ska vara skyddat mot skadlig programvara och nätverksattacker. Leverantören ska tillförsäkra att all data och information som lagras i Tjänsten hanteras på ett sådant sätt att den inte kan förstöras, förvanskas eller förloras. Leverantören ska således ansvara för att säkerhetskopior finns för all data. 

3.2 Ska och bör-krav

Krav som ställs på lösningen finns angivna i Bilaga 3 Kravspecifikation. Samtliga ska-krav i bilagan är obligatoriska och ska uppfyllas för att anbudet ska bli accepterat. De bör-krav som anbudsgivaren uppfyller ska markeras med Ja i kolumn D. Bör krav kommer generera ett prisavdrag vid beräkning av anbudspriset (se mer under 4.1 Utvärdering Bör-krav i bilaga 3 och beräkning av anbudssumman).

3.3 Support och underhåll

Anbudet och anbudspriset skall omfatta support- och underhållsavtal där eventuell årlig kostnad för licens (uppgraderingar) skall ingå. Omfattningen av support och innehåll skall framgå av anbudet. Leverantören ansvarar för att hålla systemet uppdaterat under hela avtalsperioden. 

Leverantören ska löpande informera Kunden om IT-systemutveckling och nya versioner. Uppgraderingar, uppdateringar och versioner ska vara kvalitetssäkrade av Leverantören före leverans. Leverantören ska därför ha en metodik för Leveranskontroller och verifieringar vid uppdateringar/uppgraderingar (releaser).

Upptäcks/uppkommer fel och brister i levererad funktion/anpassning ska felrättning göras snarast utan extra kostnad för Kunden. Information i IT-systemet samt kundanpassad tilläggsfunktionalitet får inte gå förlorad vid uppgraderingar, uppdateringar och versionsbyte.

Supporten skall vara på svenska, kunna ske helgfria vardagar mellan kl 08:00 och 17:00 via telefon eller e-post. Supporten ska även vara tillgänglig under hela sommaren. Svarstiden får högst vara 2 arbetstimmar för mobiltelefon och högst en arbetsdag för mail.

3.4 Införande och manualer                                                                            

En plan för driftsättningsprocessen ska bifogas anbudet.

Manualer till systemet ska finnas tillgängliga på Leverantörens webbplats och vara tillgängliga för Kunden. Manualerna ska möjliggöra att Kundens personal självständigt ska kunna använda dom för relevanta funktioner i systemet med ett minimalt behov av användarsupport från Leverantören. 

Kostnaden för driftssättningsprocessen och manualer ska inkluderas i anbudspriset. 

4. Utvärderingsmetod

Den leverantör vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga för myndigheten kommer att tilldelas kontraktet.

Utvärdering sker på följande grund :

- pris

För att ett anbud ska utvärderas ska anbudet ha inkommit inom föreskriven tid samt uppfylla samtliga  kvalificeringskrav och ska-krav. Ofullständiga anbud eller anbud som innehåller oriktiga uppgifter kan komma att förkastas.

4.1 Utvärdering Bör-krav i bilaga 3 och beräkning av anbudssumman

Svar på Bör-kraven anges genom att Leverantören markerar om kravet uppfylls i bilaga 3 Kravspecifikation.Samtliga Bör-krav som Leverantören svarar ja på ska ingå i offererad lösning och eventuella kostnader för dessa ska inkluderas i anbudspriset.

Anbudssumman är lika med anbudspriset minus totala prisavdraget utifrån uppnådda bör-krav. Lägst anbudssumma vinner.

För det fall fler än ett anbud får samma anbudssumma kommer anbuden särskiljas genom lottning.