Tvätt och hyra av arbetskläder och textilier

Direktupphandling

Beskrivning av tjänst:

Vid Chalmers tekniska högskola används arbetskläder, skyddskläder och textilier av teknisk personal, lärare, forskare och teknologer i laborativ miljö samt studenter och externa kunder vid utbildning inom Chalmers verksamhetsområden. Här i ingår också arbetskläder med fluorescerande material samt handdukar och sänglinne till våra institutioner. Den största delen av arbetskläderna äger vi och tvättar själva. I tjänsten har även förhyrning av kläder och textilier ingått även om hyrdelen minskar drastiskt och under 2018/2019 fanns ingen förhyrning. Anbudsgivare ska dock kunna tillhandahålla uthyrning av kläder och textilier om så önskas av beställare. I förhyrningen ombesörjer leverantören upphämtning, tvätt och leverans av de tvättade produkterna.

Behovet av efterfrågade tjänster varierar under året, vilket innebär både intensivare och lugnare perioder. Köparen behöver således ha möjlighet till flexibilitet i samband med beställningar. Köparens beställare ska därför kostnadsfritt kunna ändra tvätt-/hyrnings-/hämtning och leveransfrekvensen när behovet så kräver (exempelvis under sommarhalvåret kan färre antal beställningar bli aktuellt på grund av att verksamheten ligger nere, och under vinterhalvåret ökar antalet beställningar).

Beräknat värde under avtalsperioden inklusive eventuella förlängningar och optioner är 200 000 kronor. Chalmers förbinder sig inte att avropa bestämd kvantitet eller värde.

Kvalificering av leverantör

Uteslutning av anbudsgivare

I 13 kap. 1 § LOU anges uteslutningsgrunder som är förpliktigande medan 13 kap. 3 § LOU anger grunder som gör det möjligt för köparen att utesluta en anbudsgivare från deltagande i upphandlingen. Uteslutningsgrunderna gäller även om företrädare för anbudsgivaren gjort sig skyldig till överträdelserna.

Vidare får en anbudsgivare, enligt 13 kap. 3 § LOU, uteslutas från att delta i en upphandling, om köparen kan visa att anbudsgivaren är föremål för någon av de punkter som nämns i denna paragraf och inte tilltagit fullgoda åtgärder som visar på tillförlitlighet (s.k. självsanering) eller kan lämna en förklaring som medgör att ett avtal kan fullföljas trots omständigheterna.

Uteslutningsgrunder gäller även för underleverantör som anbudsgivaren avser använda för uppdraget enligt 14 kap. 7 § LOU.

Köparen har valt att applicera ovan uteslutningsgrunder som krav i denna direktupphandling.

Köparen kan komma att begära att anbudsgivare och/eller underleverantör lämnar in ett utdrag ur brottsregister eller likvärdig handling som har utfärdats av behörig myndighet i det land där anbudsgivaren är etablerad som visar att det inte finns omständigheter som enligt 13 kap. 1 § LOU utgör skäl för att utesluta anbudsgivaren ur upphandlingen.

Svar lämnas i den bifogade filen "Prisbilaga och krav arbetskläder och textilier".

Skatter, sociala avgifter och F-skatt

Enligt 13 kap. 2 § LOU ska en upphandlande myndighet utesluta en anbudsgivare från att delta i en upphandling, om upphandlande myndighet får kännedom om att anbudsgivaren enligt en lagakraftvunnen dom har åsidosatt eller ej fullgjort sina skyldigheter avseende betalning av skatter eller sociala avgifter.

Köparen har valt att applicera ovan uteslutningsgrunder som krav i denna direktupphandling.

Anbudsgivare ska därmed vara fri från betydande skulder avseende svenska skatter och sociala avgifter både hos Skatteverket och hos Kronofogdemyndigheten. Köparen kontrollerar detta och förbehåller sig rätten att i varje enskilt fall avgöra vad som kan betraktas som betydande skulder. Mindre skulder accepteras om: skulden är tvistig, skulden kan regleras innan avtal skrivs eller om överenskommelse finns med berörd myndighet.

Anbudsgivaren ska vara registrerad för F-skatt. Köparen kontrollerar att anbudsgivaren uppfyller ovanstående krav.

Utländska anbudsgivare ska uppfylla motsvarande krav utifrån de lagar/regler som gäller i det land anbudgivaren är registrerad. Anbudsgivaren ska i anbudet lämna uppgifter som styrker detta.

Ekonomisk stabilitet

Anbudsgivaren ska ha en ekonomisk stabilitet. Med ekonomisk stabilitet avses minst rating 40 enligt Creditsafe, detta kontrolleras av köparen. I de fall lägre rating visas eller rating saknas, kan anbudsgivare ändå anses uppfylla detta krav om anbudsgivaren lämnar sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. Köparen avgör om sådan förklaring anses godkänd. Köparen kan komma att ta ytterligare upplysning på anbudsgivare och eventuella underleverantörer om så anses nödvändigt. Samma kvalificeringskrav tillämpas för utländska anbudsgivare.

Utländska anbudsgivare ska lämna uppgifter i anbudet som styrker ovanstående krav.

Erfarenhet av efterfrågat uppdrag

Anbudsgivaren ska beskriva sin erfarenhet av efterfrågat uppdrag genom att i anbudet bifoga (fritextsvar) följande uppgifter för tre (3) referensuppdrag motsvarande denna upphandlings omfattning och komplexitet:

- Kort beskrivning av uppdraget motsvarande denna upphandlings omfattning och komplexitet

- Uppdragsgivare med kontaktuppgifter

- Ange tidsperiod (startmånad-slutmånad), uppdragen ska vara utförda under den senaste 3-årsperioden eller vara pågående uppdrag.

Efterfrågade uppgifter lämnas i den bifogade filen "Prisbilaga och krav arbetskläder och textilier".

Köparen kan i samband med prövningen av anbudet komma att kontakta angivna referenser för att kontrollera de av anbudsgivaren lämnade uppgifterna. De av referenserna lämnade uppgifterna ska överrensstämma med uppgifter i anbudet för att kravet ska anses vara uppfyllt. Köparen avgör om anbudsgivaren anses inneha tillräcklig teknisk och yrkesmässig kapacitet samt yrkeskunnande.

Kravspecifikation

Omfattning

I köpet ska nedan angivna tjänster/åtaganden ingå:

Anbudsgivaren ska erbjuda en komplett tvättservice gällande arbetskläder och textilier. Med komplett service avses en tjänst som inkluderar samtliga moment mellan hämtning av smutsiga arbetskläder och textilier till leverans av rena och hela arbetskläder och textilier.

Leveranstid

Samtliga moment i tjänsten ska inte överstiga sju (7) kalenderdagar i utförandetid. Exempelvis sker hämtning av smutsigt gods på dag 1-2, tvättning på dag 3-4 och leverans av rent gods dag 6-7.

Defekta produkter

Köparens egna defekta kläder och textilier ska sorteras bort av anbudsgivaren och återsändas till köparen separat med en förklarande följesedel.

Sampackning

Sampackning av textilier och arbetskläder är endast tillåtet då gods ska levereras till samma avropande köpare. Vid tveksamhet ska anbudsgivaren kontakta köpare.

Sortiment för uthyrning

Anbudsgivaren ska bifoga länk till webbplats alternativt produktblad för att delge köparen information om det sortiment inom arbetskläder och textilier som är möjligt att hyra från anbudsgivaren.

Efterfrågade uppgifter lämnas i den bifogade filen "Prisbilaga och krav arbetskläder och textilier".

Tillgång till köparens lokaler

Om dörr/entré är låst (eller passerkort inte fungerar) ska säljaren/av säljaren utskickad förare kontakta respektive utsedd kontaktperson för att bli insläppt. Avvikelserapportering ska ske samma dag.

Geografisk spridning

Köparens verksamhet är geografiskt utspridd på olika områden, därmed ska säljaren kunna hämta/leverera till flera olika adresser inom Västra Götalands län och Hallands län.

Hållbarhetskrav

Anbudsgivaren ska ha en svensktalande kontaktperson med definierat miljö- och hållbarhetsansvar som ska kunna vara rådgivande vid behov.

Licens och certifiering

Anbudsgivaren ska inneha licens för aktuellt tvätteri enligt Svanenmärkning för Textilservice 075, version 3.6 (https://www.svanen.se/att-svanenmarka/kriterier-ansokan/textilservice-075/) eller likvärdig licens.

Anbudsgivaren ska till anbudet bifoga giltig licens för det tvätteri där tjänsten kommer att utföras under avtalsperioden. Anbudsgivare som bifogar likvärdig licens ska tydligt visa hur denna uppfyller kriterier enligt efterfrågad Svanenlicens.

Anbudsgivaren ska upprätthålla och förnya aktuell licens under hela avtalsperioden enligt vid var tid senaste kriteriedokument. Kontroll kan förekomma under avtalstiden.

Transporter

Anbudsgivaren ska arbeta aktivt med att minska negativa utsläpp för transporter under avtalstiden.

Anbudsgivaren ska kortfattat beskriva för minst:

- hur arbetsgivaren arbetar med att minska utsläpp vid transporter

- vilka fordon som används vid transporter och hur dessa ska bidra till minskade utsläpp

- vilken/vilka bränsletyp/-er som används vid transporter i aktuella fordon och hur detta ska bidra till minskade utsläpp.

Efterfrågade uppgifter lämnas i den bifogade filen "Prisbilaga och krav arbetskläder och textilier".

Pris

Pris ska anges i SEK exklusive mervärdesskatt för samtliga tjänster/åtaganden som efterfrågas enligt ovan kravspecifikation samt inkludera samtliga till uppdraget tillhörande kostnader.

Priser lämnas i den bifogade prisbilagan. Observera att priser för hyra av textilier INTE kommer att utvärderas. Dessa priser är endast för information till köparen.

Avtalsvillkor

Anbudsgivaren ska acceptera samtliga ställda krav i avtalsvillkoren. 

Svar lämnas i den bifogade filen "Prisbilaga och krav arbetskläder och textilier".

Anbudsinlämning

Anbudet ska ha kommit in senast 2020-04-01

Anbudet ska vara giltigt till och med 2020-05-31 

Observera att sista dag för att ställa frågor är åtta (8) dagar innan sista dag för anbudsinlämning. I detta fall är den sista dagen att ställa frågor den 2020-03-20.

Utvärdering av anbud

Utvärdering av kvalificerade anbud kommer att göras utifrån grunden pris vilket betyder att Chalmers kommer att anta det anbud som erbjuder lägst pris utifrån ställda krav. Utvärderingen genomförs av ansvarig upphandlare på Chalmers.

Om två eller flera anbud lämnar samma pris i respektive del blir följande utslagsmoment aktuellt (angivna i rangordning):

1. Lottning

Tilldelningsbeslut

Efter utvärdering skickar köparen ett tilldelningsbesked till samtliga anbudsgivare. Beskedet innehåller namn på den/de som vunnit upphandlingen och varför denne kommer att tilldelas avtal.

Begäran om sekretess

Efter avslutad upphandling är samtliga handlingar i upphandlingen normalt offentliga. Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) 31 kap 16 § kan dock ge skydd åt enskilds affärs- eller driftförhållanden om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om särskilda uppgifter röjs. Ange i anbudet om ni önskar sekretessbelägga någon uppgift i anbudet och i sådant fall ange:

· Vilka uppgifter som önskas sekretessbeläggas

· Vilken skada leverantören skulle lida om uppgifterna röjs

Sekretessprövning sker först när någon begär att få ta del av uppgift. Garantier för att uppgifterna inte kommer att lämnas ut kan därför aldrig ges.

Efterfrågade uppgifter lämnas i den bifogade filen "Prisbilaga och krav arbetskläder och textilier".

Bilagor:

"Prisbilaga och krav arbetskläder och textilier"