Festivalproducent för This is Alby

1. Direktupphandling konsult enligt ABK 09

1.1 Uppdraget

Offertförfrågan avser avtal avseende konsultuppdrag för "Festivalproducent för This is Alby" enligt denna förfrågan.

1.1.1 Inledning

Botkyrka Kommun inbjuder ER att inkomma med offertsvar på denna förfrågan.

Villkoren specificeras i detta underlag och ställda krav.

I dessa anvisningar används följande förkortningar:

B = Beställaren

K = Konsulten

1.1.2. Upphandlande enhet

Kultur- och fritidsförvaltningen, enheten Kulturprogram och stöd

Botkyrka kommun

147 85 Tumba

1.1.3. Bakgrund

Botkyrka kommun, genom kultur- och fritidsförvaltningen, producerar sedan ett antal år en festival för alla Botkyrkabor i slutet av augusti månad. Festivalen består av de två delarna This is Alby, urban musikfestival av och för unga Botkyrkabor, och Vi är Botkyrka, familjefestival i Hågelbyparken. I genomförandet av This is Alby samarbetar kommunen med Riksteatern som bidrar till festivalen med scen, teknik och relaterad personal.

Vi söker nu en producent för scen och program till årets This is Alby. Vid din sida kommer du att ha en junior projektledare/assistent anställd av kommunen. Festivalen äger rum 25 augusti 2018, preliminärt klockan 18.00-23.00 på Alby torg. Scenprogrammet ska i huvudsak utgöras av medverkan av lokala artister men också nationella och eventuellt internationella ”dragplåster”. Totalt förväntas programmet omfattas av upp till 15 artister/programpunkter. Botkyrka kommun fattar slutgiltigt beslut om programmet.

This is Alby arrangeras av kultur- och fritidsförvaltningen i Botkyrka kommun utifrån en tydlig idé om att unga Botkyrkabor ska vara medskapande av och delaktiga i planeringen och genomförandet av festivalen. Vi ser framför oss att du som producent både delar värderingen att medskapandeprocesser är en viktig kvalitet i kulturell verksamhet och också har dokumenteras erfarenhet av att själv leda sådana processer bland unga.

Medskapandeprocessen bland de unga Botkyrkaborna gör att planeringen av This is Alby sker i olika faser under en längre period med uppstart av arbetet redan i februari 2018. Uppdraget beräknas omfatta drygt 160 timmars arbete fördelat på perioden februari-september 2018, med tyngdpunkt på juni och augusti månader.

1.1.4. Av beställaren bifogade handlingar

1.2. Administrativa förutsättningar

1.2.1. Avtalsform för uppdraget är ABK 09.

Avtalsform för uppdraget är ABK 09. Tillägg och ändringar redovisas nedan.

1.2.2. Beställarens ombud

Ombud vid genomförande och frågor:

Ulf Andersson-Greek

e-post ulf.andersson-greek@botkyrka.se

Ombud kontraktsskrivning:

Ulf Andersson-Greek

e-post ulf.andersson-greek@botkyrka.se

Ombud under direktupphandlingen:

Ulf Andersson-Greek

e-post ulf.andersson-greek@botkyrka.se

1.2.3. Kontraktsföremålet

Uppdraget omfattar i huvudsak nedan uppgifter:

- Ansvara för och leda arbetet att arrangera med scen och lägga musikaliskt och eventuellt annat program för scenen i nära samarbete med kultur- och fritidsförvaltningen, Riksteatern och en ung referens- och arbetsgrupp bestående av unga Botkyrkabor. I detta ingår att förse Riksteatern med efterfrågat underlag i planering och genomförande av deras bidrag till festivalen.

- Arbetsleda och coacha en junior projektledare/assistent i planering och genomförande av festivalen i en medskapande process. Den juniora projektledaren har i sin tur har uppdraget att leda den unga referens- och arbetsgruppen. Den juniora projektledarens och den unga referens- och arbetsgruppens behov och önskemål gällande scenprogrammet ska vägleda ditt arbete.

- Ansvara för kontraktera upp till 3 nationella och eventuellt internationella musikartister/-grupper samt ett tiotal lokala artister inom den urbana musikgenren samt konferencier utifrån angiven budget, tidsplan och andra riktlinjer. Avtalen tecknas av Botkyrka kommun utifrån ditt underlag.

Leverera bild- och textmaterial gällande det antagna scenprogrammet till kommunen enligt anvisning

- Utifrån kommunens anvisningar svara för att festivalen bemannas av funktionärer bestående av unga Botkyrkabor, relaterat till scenlogistik och artistmottagande. Så sker i nära samarbete med den juniora projektledaren/assistenten. Botkyrka kommun tecknar funktionärernas anställningsavtal utifrån ditt underlag.

- Delta som operativ arbetsledare för scen och program under festivaldagen

- Inlämna kort skriftlig rapport efter avslutat arbete enligt anvisning.

- I övrigt bistå Botkyrka kommun i att planera och genomföra This is Alby.

Uppdraget beräknas omfatta drygt 160 timmars arbete fördelat på perioden februari-september 2018, med tyngdpunkt på juni och augusti månader.

1.2.4. Önskat färdigdatum

Uppdraget ska vara genomfört och avrapporterat per september 2018.

1.2.6. Offertsvar

Svar på offerten lämnas under avsnitt 1.6 i denna förfrågan. Av offerten ska tydligt framgå vilken kompetens och erfarenhet uppdragstagaren har för att genomföra uppdraget.

1.2.7. Avtalssmöte/Startmöte

Beställaren kallar efter avslutad direktupphandling till avtalssmöte/startmöte. Kostnader för detta ska ingå i offererat pris.

1.2.8. Fakturering

Leverantörsfakturor ställda till Botkyrka kommun ska ha ett BK-nummer och ett namn på beställaren som referens.

BK-numret 51770000 ska anges efter texten "er referens" på fakturan.

Faktura ska skickas till:

Botkyrka kommun

Fack 760280

R 067

106 37 STOCKHOLM

Fakturor som saknar BK-referensnr, är ospecificerade eller på annat sätt är felaktiga, kommer att returneras utan åtgärd.

Vid felaktigt fakturabelopp ska kreditfaktura omgående ställas ut efter påpekande.

För detta avtal gäller BK-nummer: 51770000

1.2.9. Frågor

Har anbudsgivaren frågor avseende avropsförfrågan eller tillhörande dokument, ska dessa frågor ställas via direktupphandlingsverktyget eller via e-post.

1.2.10. Offertens form och innehåll

I offerten ska tydligt framgå vilken kompetens uppdragstagaren har för att genomföra uppdraget. Offerten bör särskilt beskriva uppdragstagarens tidigare erfarenheter av att:

- planera och genomföra musikfestivaler eller liknande större kulturella evenemang

- bevaka och samarbeta med artister inom den urbana musikgenren nationellt och internationellt, inkluderat att kontraktera desamma för konserter

- leda medskapandeprocesser med ungdomar och unga vuxna

1.2.11. Sista svarsdag

Svar på förfrågan ska vara Botkyrka kommun tillhanda senast: 2018-01-06.

1.2.12. Offertens giltighetstid

Avropssvar ska vara bindande till och med:2017-01-30.

1.2.13. Övrigt

Offert som innehåller felaktigheter eller ofullständiga uppgifter – om sådant som efterfrågas i denna begäran och

eventuella tillhörande bilagor – kan komma att förkastas. Detsamma gäller om företaget inte är registrerat i bolagsregistret

eller i register för redovisning och inbetalning av skatter och avgifter eller motsvarande. Offert kan också förkastas om skatter

och avgifter inte erlagts.

1.3. Avtalsform för uppdraget

1.3.1. Avtalsform för uppdraget är ABK 09

Avtalsform för uppdraget är ABK 09.

1.3.2. Vite vid försening

Vid försening har B rätt att kräva vite av K på 10 % av uppdragets totala budgeterade värde för varje påbörjad vecka varmed

förseningen pågår. B har rätt att räkna vitet på K:s fakturor

1.3.3. Ersättning för ändringar

Ändrings- och tilläggsarbeten ska skriftligen godkännas av B innan de utförs. Om ändrings- eller tilläggsarbeten godkänts ska

motsvarande justering av budget göras och det tillkommande arbetet ska redovisas enligt nedan:

· Redovisning av arbetets art

· Redovisning av nedlagd tid och handläggare

· Redovisning av kostnader för utlägg

1.3.4. Avbeställning

Med ändring av ABK 09 kap 6 § 13 erhåller K vid avbeställning endast ersättning för nedlagda kostnader.

1.3.5. Äganderätt till originalhandlingar och datafiler

Med ändring av ABK 09 kap 7 § 8 har B äganderätt till originalhandlingar liksom till de datafiler som handlingarna framställts ur.

Immateriella rättigheter hänförliga till resultatet av utfört uppdrag tillkommer B utan särskild ersättning.

1.3.6. Hävning

Med tillägg till ABK 09 kap 8 § 1 har B rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om K är föremål för, eller har företrädare som

är föremål för, omständigheter som anges i kap 10 kap 1,2 §§ LOU. Med ändring av ABK 09 kap 8 § 2 har B rätt att i varje avropat

uppdrag avbryta uppdraget, utan att K kan hävda ersättning för utebliven vinst etc. Upprättade handlingar övergår därefter i B:s

egendom.

1.3.7. Tvistelösning

Tvist mellan parterna rörande bestämmelserna i avtal ska avgöras vid svensk domstol med Stockholms tingsrätt som första instans,

om parterna inte kan enas om annat.

1.4.1. Bedömning

Bedömning av inkomna offerter görs utifrån nedan angivna kriterier i relation till uppdraget baserat på en värdering av offertgivarens skriftliga redogörelse och en eventuell muntlig redogörelse. Kriterierna kommer inte att viktas eller poängsättas, utan dessa kommer sammantaget att utgöra grund för bedömning.

· Kompetens

· Dokumenterad erfarenhet

- Pris

Botkyrka kommun kommer i samband med värderingen av inkomna offerter att om det bedöms nödvändigt, genomföra möten med

de anbudsgivare som svarat.

1.5. Beställning

1.5.1. Beställning av uppdraget

Beställning sker snarast möjligt efter offertsingivande och efter det att kommunen utvärderat inkomna offerter och genomfört eventuella möten

med offertgivare. Kommunen förbehåller sig rätten att begränsa uppdraget jämfört med offertförfrågan och offerterna.

Botkyrka kommun

13 december 2017

Ulf Andersson-Greek

072-246 13 20

ulf.andersson-greek@botkyrka.se