Besöksräknare

Anbudsinbjudan

Välkommen att lämna anbud på vår direktupphandling av besöksräknare.

Nedan finner du information om upphandlingen och kravspecifikation. I bilagan finner du våra avtalsvillkor.

Uppdragets innehåll och omfattning

Inom kultur- och fritidsförvaltningen drivs ett antal besöksanläggningar av varierande slag, såsom exempelvis Bibliotek, idrottsanläggningar, konsthall, simhall och ishall etc.

Målet med upphandlingen är att teckna ramavtal med en leverantör avseende inköp och support av besöksräknare till Botkyrka kommuns besöksanläggningar. Kommunen önskar uppnå en säker och effektiv besöksräkning med möjlighet att bland annat mäta antalet inpasserande besökare per timme, vecka, månad och år per besöksanläggning.

Botkyrka kommun önskar även övertagande av redan installerade räknare med tillhörande support till  6 anläggningar respektive 6 - 8 anläggningar och därefter utvärdera gjorda inköp inför framtiden.

Leveranstid/Tidplan/avtalstid

Leveranstid är 30 dagar efter avtalet signerats. 

Avtalstid är 3 + 1 +1 år. 

Avtalet gäller från och med 2024 -02-10 till och med 2027-02-10

Avtalet förlängs automatiskt om inte upsägning görs. Botkyrka kommun tillämpar 3 månaders uppsägningstid. 

Kontaktuppgifter

Förvaltning: Kultur och fritidsförvaltningen

Enhet: Staben

Namn/Titel: Andrea Daboczy, Verksamhetsutvecklare IT

E-post: andrea.daboczy@botkyrka.se

Krav som kan innebära uteslutning

Kommunen kommer att kontrollera att anbudsgivaren betalar skatter och avgifter.

Sista anbudsdag

Anbudet ska vara oss tillhanda senast 2024-01-25  för att vara giltigt.

Frågor och svar

Frågor ska ställas och kommer att besvaras i upphandlingsverktyget.

Förhandling

Direktupphandling ger möjlighet till förhandling med anbudsgivarna. Vi kan komma att använda denna möjlighet i denna upphandling.

Utvärdering

Utvärderingen sker efter utvärderingsgrunden "Pris".

Avbruten upphandling

Vi förbehåller oss rätten att avbryta upphandlingen om fel upptäcks i upphandlingsdokumenten eller om prisbilden är för hög.

Kravspecifikation

- Besöksräknarsystemet skall erbjuda säker och effektiv besöksräkning i Botkyrka kommun.

- Systemet bör bestå av fotoceller eller sensorer samt en kommunikationsenhet som sänder besöksdata via exempelvis trådlös överföring/och eller mobilt bredband till en databas eller motsvarande.

- Tillhörande kablage skall ingå vid standardlösningar.

- Sensorerna skall vara säkra även då flera personer passerar samtidigt.

- Möjlig överföring av resultat till pc i såväl Excel- som PDF-format.

- Ska vara möjligt att ha flera mätare på ett och samma objekt.

- Besöksräknarsystemets tillförlitlighet bör uppgå till en säkerhetsnivå om minimum 95 % (ungefärlig branschstandard).

- Besöksräknarsystemet skall kunna användas för entréer med mått upp till 2,5 m bred x 2,5 meter hög.

Presentation av data:

- Presenterar i samma webbsida besöksresultatet för flera anläggningar.

- Webbapplikation skall ingå för presentation av statistik.

- Programvara skall ingå för insamling av statistik.

- Webbaserat resultat som ska vara lätthanterat och åskådliggörande och skall kunna presenteras i realtid och i historik.

Statistikparametrar

- Statistiken i besöksräknarsystemet skall omfatta a) Tidsstatistik (d v s antalet inpasserande besökare per timme, dag, vecka, månad, år samt ackumulerat format och genomsnittsformat).

- Statistiken skall kunna presenteras såväl numerärt som i tabell och diagramformat.

- Statistiken skall simultant kunna tas fram av valfritt antal medarbetare. Vänligen ange samtliga statistikmöjligheter som ert besöksräknarsystem innehåller.

- Beskriv nedan ert systems möjligheter att importera data och samköra data. Exempelvis samköra försäljningssiffror eller utlåningsgrad vad gäller ex biblioteken.

Uppgraderingar

Kostnadsfria uppgraderingar av programvara skall ingå.

Behörighetsnivåer

Beskriv nedan vilka behörighetsnivåer ert besöksräknarsystem erbjuder.

Produktblad

Vänligen bifoga produktblad som beskriver att kraven i denna kravspecifikation uppnås. Informationen skall även innehålla information som intygar en tillförlitlighet i besöksräkningen om minimum 95 %. Dessutom önskar vi en ingående beskrivning av den tekniska lösningen om max en A4-sida.

Säkerhetskrav

- Back-up skall ske varje dygn.

-Varje mätposition skall ha ett inbyggt säkerhetsminne med långt minne (minst ett år).

- Det är önskvärt, men inget krav att ett alarmsystem skall finnas i systemet som larmar Leverantören vid behov.

- Beskriv era generella back-up rutiner och specifikt vad som händer om servern ligger nere. 

Service och Support

I supporten skall ingå: Löpande Helpdesk telefonsupport inom normal arbetstid, kl 8 - 17.00. Help Desk support skall finas för såväl slutanvändare på respektive anläggning samt dels för IT-tekniker/IT-samordnare eller motsvarande.

Om problem uppstår som ej går att rätta till på distans skall ersättningsräknare installeras. 

Stickprovskontroller

Vi förbehåller oss rätten att göra stickprovskontroller manuellt för att påvisa att tillförlitlighetsgraden är minimum 95 %.

Leverantören ansvarar för att skyndsamt åtgärda eventuella avvikelser i systemet utan att debitera Beställaren eventuella kostnader i samband med detta.

Tekniska it-krav på besöksräknarsystemet.

a) Lösningen skall följa välspridda industristandarder/formella standarder.

b) Lösningen skall inte ställa komplexa tekniska krav på kommunens fysiska miljö eller IT-miljö.

c) Lösningen bör så långt möjligt kunna uppfattas som ett "inbäddat system" varmed menas att Beställaren inte ska behöva befatta sig med lösningens innanmäte utan endast med lösningens utdata (samt med eventuell inställning av statistikperioder och liknande parametrar som har direkt bäring på lösningens verksamhetsmässiga nytta).

a-c) BESKRIV i separat bilaga på vilka sätt dessa krav uppfylls av lösningen.

Befintligt trådbaserat Ethernet-nätverk skall kunna användas för lösningens huvudsakliga datakommunikationsbehov. Som option kan leverantören föreslå trådlöst nät (WiFi) och/eller mobilt bredband (3G).

BESKRIV i separat bilaga vilka krav som lösningen generellt sett ställer på datakommunikation.

BESKRIV i separat bilaga vilka krav som lösningen ställer på datakommunikation mot Internet, såsom brandväggsöppningar, bandbreddsförbrukning etc.

BESKRIV i separat bilaga var och i vilken omfattning som speciell ledningsdragning behövs som ej är trådbunden Ethernet, för att ansluta sensorer etc. Lösningen skall inkludera komponenter som sammanställer data, lagrar och bearbetar så att statistik och rapporter kan tas ut.

Lösningen bör erbjuda ett webbanvändargränssnitt som verksamhetspersoner hos beställaren kan använda för att visa statistik och ta ut rapporter från.

Lösningen skall erbjuda att datafiler kan lagras till kommunens filserver. Datafiler för användarbruk skall följa branschstandardsformat såsom Excel, kommaseparerat etc.

BESKRIV i separat bilaga lösningens komponenter, användargränssnitt och datafiler enligt ovan. Lösningen bör helst ha minimalt behov av serverkomponenter som ska köras i PC eller serverdator i beställarens lokaler. Om sådana lokala serverkomponenter behövs ska dessa vara synnerligen lätta att hantera och de ska följa ambitionen om "inbäddat system" enligt ovan.

BESKRIV i separat bilaga lösningens behov av lokala serverkomponenter samt dessas krav på sin exekveringsmiljö såsom operativsystem, hårdvara, extra mjukvara utanför offerten etc.

BESKRIV i separat bilaga lösningens krav på fysisk närhet mellan olika delar av lösningen och eventuella lokala serverkomponenters PC/server. Lösningen bör vara mycket lätt att drifta.

BESKRIV i separat bilaga vilka insatser relaterat till drift av lösningen som helhet, som krävs av beställarens verksamhetspersonal. (Här räknas alltså inte in normala uttag av statistik eller liknande.)

BESKRIV i separat bilaga vilka insatser relaterat till drift av lösningen som helhet, som kräver IT-kunnig personal hos beställaren.

BESKRIV i separat bilagavilka insatser relaterat till drift av lösningen som helhet, som krävs från leverantören och som inte ingår i offertens pris. Lösningen bör ha en god tillgänglighet, "uptime".

BESKRIV i separat bilaga erbjuden tillgänglighet (separat för olika delar av lösningen om tillgängligheten är olika hög). Lösningen bör ha en öppenhet så att integrering med Beställarens egna verksamhetssystem och databaser går att göra.

BESKRIV i separat bilaga vilka integrationsmaskingränssnitt som finns, dessas karaktär (såsom fil, anropsgränssnitt, händelsegenerering etc).

BESKRIV i separat bilaga även vilka färdiga integrationsmoduler till specifika verksamhetssystem som finns, samt eventuell tillkommande kostnad för dem. Ovan krav accepteras och uppfylles (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej a-c)

BESKRIV i separat bilaga på vilka sätt dessa krav uppfylls av lösningen. (Fritextsvar)

BESKRIV i separat bilaga vilka krav som lösningen generellt sett ställer på datakommunikation. (Fritextsvar)

BESKRIV i separat bilaga vilka krav som lösningen ställer på datakommunikation mot Internet, såsom brandväggsöppningar, bandbreddsförbrukning etc. (Fritextsvar)

BESKRIV i separat bilaga var och i vilken omfattning som speciell ledningsdragning behövs som ej är trådbunden Ethernet, för att ansluta sensorer etc. (Fritextsvar)

BESKRIV i separat bilaga lösningens komponenter, användargränssnitt och datafiler enligt ovan (Fritextsvar)

BESKRIV i separat bilaga lösningens behov av lokala serverkomponenter samt dessas krav på sin exekveringsmiljö såsom operativsystem, hårdvara, extra mjukvara utanför offerten etc. (Fritextsvar)

BESKRIV i separat bilaga lösningens krav på fysisk närhet mellan olika delar av lösningen och eventuella lokala serverkomponenters PC/sever. (Fritextsvar)

BESKRIV i separat bilaga vilka insatser relaterat till drift av lösningen som helhet, som krävs av beställarens verksamhetspersonal. (Här räknas alltså inte in normala uttag av statistik eller liknande.) (Fritextsvar) BESKRIV vilka insatser relaterat till drift av lösningen som helhet, som kräver IT-kunnig personal hos beställaren. (Fritextsvar)

BESKRIV i separat bilaga vilka insatser relaterat till drift av lösningen som helhet, som krävs från leverantören och som inte ingår i offertens pris (Fritextsvar)

BESKRIV i separat bilaga erbjuden tillgänglighet (separat för olika delar av lösningen om tillgäng-ligheten är olika hög (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Beskriv i vilken omfattning/hur lösningen har en öppenhet så att integrering med Beställarens egna verksamhetssystem och databaser går att göra. (Fritextsvar)

BESKRIV i separat bilaga vilka integrationsmaskingränssnitt som finns, dessas karaktär (såsom fil, anropsgränssnitt, händelsegenerering etc). (Fritextsvar)

BESKRIV i separat bilaga även vilka färdiga integrationsmoduler till specifika verksamhetssystem som finns, samt eventuell tillkommande kostnad för dem. (Fritextsvar)

Riktlinjer för arbetets genomförande

Uppdraget skall utföras och organiseras i samarbete med Beställaren.

Beställaren:

- Beställaren skall göra en tydlig avropsbeställning av respektive installation av besöksräknare.

Beställaren skall erhålla en noggrann beskrivning av uppdraget och relevanta uppgifter för uppdragets genomförande:

Dessa uppgifter kan bl a vara:

- Tid och plats samt beräknat installationsdatum.

- Beställaren skall utse en kontaktperson som har mandat att fatta beslut rörande inköp och support av besöksräknare på respektive anläggning.

- Beställaren ansvarar för att eluttag finns tillgängliga enligt instruktioner från Leverantören. Uppkoppling mot Internet och därmed tillhörande kostnader, inkluderande eventuellt trådlöst nät (WiFi) eller mobilt bredband (3G).

Som option kan leverantören erbjuda att eventuell 3G-kostnad (initial samt löpande kostnad) ingår i offererat pris.

 Leverantören:

- Leverantören skall utifrån gjord avropsbeställning göra ett skriftligt beställningserkännande med angivande av totalpris utifrån ramavtalets överenskomna priser.

- Leverantören skall utan dröjsmål till Beställaren anmäla behov av nya eller ändrade direktiv för utförandet av uppdraget. Leverantören skall under arbetets gång hålla Beställaren underrättad om hur arbetet fortskrider.

- Leverantören skall göra en tidsplan inom 3 dagar från beställningstillfälle

Leverantörens ansvar för personal och uppdragets genomförande

Leverantören förbinder sig att vid genomförandet av uppdrag använda personal med för ändamålet tillräcklig kompetens.

Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut personal vilken Beställaren anser sakna erforderlig kompetens eller med vilken Beställaren anser sig ha samarbetssvårigheter. Inträffar omständigheter, vilken innebär att avtalad person hos Leverantören av tvingande orsaker inte kan fortsätta sitt arbete skall Leverantören omedelbart meddela Beställaren med förslag till åtgärder så att Beställarens olägenhet minimeras. Förlust av enskild person får ej medföra att Leverantörens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas väsentligt. Önskar Leverantören ersätta personal som arbetar med uppdraget, med annan, får detta ske först efter skriftligt medgivande hos Beställaren, om inte arbetsuppgiften är av rutinmässig art eller av mindre betydelse för uppdraget. Förändring av personal berättigar inte Leverantören till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte grund för förändring av avtalade villkor. Leverantören får inte under uppdragstiden utöva verksamhet som kan rubba förtroendet för honom i något som gäller det avtalade uppdraget.

Reklamationer

Reklamationer skall komma Leverantören tillhanda enligt nedan;

Anmärkningar mot faktura skall göras utan dröjsmål efter mottagandet.

Anmärkningar mot försening skall göras utan dröjsmål efter det att Beställaren fick kännedom om förseningen.

Anmärkningar mot fel i prestationen, skall göras utan oskäligt dröjsmål efter mottagandet. Vad som är oskäligt dröjsmål skall bedömas med hänsyn till prestationens beskaffenhet och omfattning. Dock senast en månad efter respektive referenstidpunkt.

Reklamationen skall vara skriftlig och ställas till Leverantörens kontaktperson med angivande av skäl till reklamationen och en specifikation av vad som inträffat.

Leverantören handhar reklamationer för såväl egen produktion såsom anlitade underleverantörers produktion.

Leverantören skall svara på reklamationen inom skälig tid, dock senast inom en månad.

Uppföljningsmöten

Uppföljningsmöten skall ingå i uppdraget om så önskas av Beställaren. Uppföljningsmöten initieras vid behov, cirka en gång per år, av Beställaren. Uppföljningsmöten genomförs i Beställarens lokaler om ej annat överenskommits.

Anbudets omfattning

Anbudet ska omfatta följande:

- Prisuppgifter per besöksräknare med följande antal givare per anläggning.

1. Priser per enhet

a) Enhet med endast en givare.

b) Enhet med två givare.

c) Enhet med tre givare.

d) Enhet med fyra givare.

Dessutom önskas pris för

2. Support per månad. Specifikation av support se punkt 2.3.8. 3.

Timtid i samband med ändringar/tillägg/flyttning/ominstallation/uppgradering för

a) tekniker.

b) projektledare.

Priset anges i bifogad prisbilagan. Priset hos respektive Leverantör kommer att betygssättas i förhållande till samtliga anbudsgivare med ett betygskriterie från 1 - 5 där 1 avser högst pris och 5 avser lägst pris.

Offererat pris ska anges i SEK exklusive mervärdesskatt och inkludera samtliga kostnader för uppdraget. Priset ska inkludera resor t.o.r. Botkyrka kommun.

- Beskrivning av efterfråga beskrivningar i separata bilagor. 

- Namn och kontaktuppgifter för avtalets kontaktperson.

Avtalsvillkor

Avtalsvillkor för denna upphandling framgår av Botkyrka kommuns Allmänna villkor  tjänst 22:1.

Avtalsutkastet ska accepteras i sin helhet.

Informationsmeddelande

Anbudsgivarna kommer efter genomförd utvärdering att informeras om vilken leverantör Botkyrka kommun tecknat avtal med.

Tumba den, 15 december 2023

AndreaDaboczy

andrea.daboczy@botkyrka.se

070-887 01 80