DIREKTUPPHANDLING FLAGGOR

Båstads kommun bjuder in till anbudslämning på direktupphandling av Flaggor och flaggmateriel.

Sista anbudsdag

Anbudet ska vara oss tillhanda senast 2024-02-29

Anbud lämnas via systemet Mercell direktupphandlingar.

Eventuella frågor ställs under funktionen "frågor och svar" i Mercell Direktupphandlingsmodulen. Sista dag att ställa frågor är fredagen den 2024-02-22. Samtliga frågor och svar kommer att publiceras i funktionen "frågor och svar" i direktupphandlingsystemet.

Anbudets giltighet

Anbudet ska vara giltigt i tre (3) månader efter sista anbudsdag.

Upphandlande myndighet

Båstads kommun

Box 1120

269 22 Båstad

Org nummer 212000-0944

Telefon (växel) 0431 – 77 000

Hemsida www.bastad.se

Upphandlingsförfarande

Upphandlingen genomförs som en direktupphandling enligt lagen om offentlig upphandling (2016:1145)

Språk

Anbud skall lämnas enligt förfrågan på svenska. Bifogade dokument lämnas på svenska.

Besked om resultat

Efter avslutad anbudsutvärdering fattas ett tilldelningsbeslut som visar resultatet av direktupphandlingen. Meddelande om detta skickas ut till samtliga anbudsgivare.

Krav på registreringar mm

Anbudsgivare ska vara registrerade för redovisning av mervärdesskatt och inneha F-skattebevis samt vara fri från skulder för skatter och andra sociala avgifter. I det fall anbudsgivare avser använda underleverantörer ska även dessa företag uppfylla ställda krav.

Teknisk och yrkesmässig kapacitet

Anbudsgivare ska inneha och kunna visa att de har dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att utföra uppdraget. En kortfattad beskrivning av det anbudsgivande företaget ska skickas in med anbudet.

Anbudsgivare ska vara verksam inom efterfrågat område och ska med minst en referens, gärna flera, kunna styrka erfarenhet av genomförda uppdrag. Uppdragen ska motsvara den tjänst som beskrivs i detta underlag och ska ha utförts under de tre senaste åren. Referensuppdrag och beskrivning av erfarenhet och kompetens bifogas med anbudet.

Avtal

Bindande avtal mellan parterna uppstår först sedan Båstads kommun och leverantören undertecknat särskilt upprättade skriftliga kontrakt.

Önskemål om sekretess

Anbudsgivare ska meddela och precisera om uppgifter bör sekretessläggas och isåfall vilka samt skälen för detta. Båstads kommun är inte bunden till anbudsgivarens begäran om sekretess utan en sekretessprövning kommer att genomföras.

Avbrytande av upphandling

Kommunen förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen om omständigheter inträffar som väsentligen påverkar eller förändrar förutsättningarna för upphandlingens fullföljande.

Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas om detta.

KRAVSPECIFIKATION

Upphandlingen avser direktupphandling av landsflaggor, reklamflaggor, kommunflaggor samt standarer med logotyp.

Flaggorna skall vara sydda i marinpolyester , eller likvärdigt, ha 2+4 sömmar med vikta hörn, 

priset skall anges per st, samt skall kunna levereras inom kort varsel. Standard flaggor 3 arbetsdagar, specialflaggor 14 dagar.

Alt, egen transportör med max 6 mils radie från Båstad

Leverantören skall kunna göra egna justeringar i trycket efter korrespondens från Båstads kommun.

Flaggorna skall kunna levereras i enfärgstryck samt flerfärgstryck efter Båstads kommuns behov.

Kommunflaggan ska ha storlek 200*240 cm, resterande flaggors storlek efter beställning.

Elektronisk handel 

Båstads kommun arbetar med elektronisk handel (e-handel) och verkar för att ramavtalsleverantörerna ska anslutas till kommunens e-handel. Antagen Leverantör ska kunna arbeta med e-handel under avtalsperioden. Ett fungerande beställnings- och fakturaflöde bidrar till ökad ramavtalstrohet vilket ligger i såväl kommunens som leverantörens intresse.

Anslutning till kommunens e-handelssystem ska påbörjas så fort upphandlingen är avslutad och ska vara slutförd inom tre månader. Denna tidsperiod avser gemensamt arbete mellan leverantören och kommunen där båda parter förväntas delta aktivt till en fungerande e-handel. Kommunen och antagen leverantör kommer tillsammans överens hur e-handel ska tillämpas. E-handelslösningen anses vara slutförd först då samtliga affärsdokument är anslutna enligt angivna krav samt är verifierade och godkända av kommunen. Leverantören ska genomföra kostnadsfri och godkänd testorder vid anslutning av avtalet.

Båstads kommun arbetar med elektronisk handel enligt SFTI-standarden och andra format enligt beskrivning nedan. För mer information om SFTI besök http://www.sfti.se.

Elektroniska beställningar

Katalog

Leverantören ska kunna skapa och sända en elektronisk produktkatalog (sortiments- och prislista) enligt minst ett (1) av följande alternativ:

* Cellstrukturerat format, Excelmall som tillhandahålls av kommunen

* Peppolkatalog (Peppol BIS Catalogue without response 3) Alternativt äldre format enligt SFTI-standard, under begränsad period

* Punch-out mot leverantörens webbshop (Peppol)

Order och ordersvar

Leverantören ska kunna ta emot elektronisk order samt skapa och sända ordersvar enligt minst ett (1) av följande alternativ:

* I fri form via e-post

* Peppol BIS ordering. Alternativt äldre format enligt SFTI-standard, under begränsad period

* Leverantörsportal (webbplats där leverantörerna kan registrera elektroniska kataloger, ta emot elektroniska beställningar samt skicka elektroniska orderbekräftelser och elektroniska fakturor

Leverantören ska även i sitt elektroniska ordersvar kunna ange eventuell alternativ leveransdag om Leverantören inte kan leverera på önskad leveransdag.

Om leverantören saknar egen lösning kan leverantören ta emot och fakturera order i kommunens anvisade leverantörsportal.

Båstads kommun ersätter inte leverantören för kostnader hos leverantören vilka uppstår med anledning av e-handel.

Kommunen förbehåller sig rätten att välja enklare lösning som exempelvis e-post med Excelmall framför SFTI-lösning. Valet görs med hänsyn till antalet artiklar respektive beräknat antal transaktioner.

Utvärdering

En helhetsbedömning av inkomna anbud kommer genomföras. Anbudslämnaren som uppfyller samtliga krav och som vid utvärdering erhållit mest ekonomiskt fördelakiga, samt snabb leverans, Standard flaggor 3 arbetsdagar, specialflaggor 14 dagar. kommer antas som leverantör.