DIREKTUPPHANDLING Arbetsanpassade glasögon

Båstads kommun bjuder in till anbudslämning på direktupphandling av Syntest och arbetsanpassade glasögon inklusive slipning av glas.

Sista anbudsdag

Anbudet ska vara oss tillhanda senast 2023-03-31.

Anbud lämnas via systemet Mercell direktupphandlingar.

Eventuella frågor ställs under funktionen frågor och svar i Mercell Direktupphandlingsmodulen senast 2023-03-27.

Samtliga frågor och svar kommer att publiceras i funktionen "frågor och svar".

Anbudets giltighet

Anbudet ska vara giltigt i tre (3) månader efter sista anbudsdag.

Upphandlande myndighet

Båstads kommun

Box 1120

269 22 Båstad

Org nummer 212000-0944

Telefon (växel) 0431 – 77 000

Hemsida www.bastad.se

Upphandlingsförfarande

Upphandlingen genomförs som en direktupphandling enligt lagen om offentlig upphandling (2016:1145)

Språk

Anbud skall lämnas enligt förfrågan på svenska. Bifogade dokument lämnas på svenska.

Besked om resultat

Efter avslutad anbudsutvärdering fattas ett tilldelningsbeslut som visar resultatet av direktupphandlingen. Meddelande om detta skickas ut till samtliga anbudsgivare.

Krav på registreringar mm

Anbudsgivare ska vara registrerade för redovisning av mervärdesskatt och inneha F-skattebevis samt vara fri från skulder för skatter och andra sociala avgifter. I det fall anbudsgivare avser använda underleverantörer ska även dessa företag uppfylla ställda krav.

Teknisk och yrkesmässig kapacitet

Anbudsgivare ska inneha och kunna visa att de har dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att utföra uppdraget. En kortfattad beskrivning av det anbudsgivande företaget ska skickas in med anbudet.

Anbudsgivare ska vara verksam inom efterfrågat område och ska med minst en referens, gärna flera, kunna styrka erfarenhet av genomförda uppdrag. Uppdragen ska motsvara den tjänst som beskrivs i detta underlag och ska ha utförts under de tre senaste åren. Referensuppdrag och beskrivning av erfarenhet och kompetens bifogas med anbudet.

Avtal

Bindande avtal mellan parterna uppstår först sedan Båstads kommun och leverantören undertecknat särskilt upprättade skriftliga kontrakt.

En eller flera leverantörer

För att kunna erbjuda Båstads Kommuns anställda en optiker i närheten av deras bostad kan kommunen komma att anta flera leverantörer. Minimum 1 och max 3 leverantörer beroende på antalet inkomna, kvalificerade anbud. Dessa kan då komma att fördelas jämt ur geografiskt perspektiv på sträckan Malmö till Halmstad.

Avrop kommer att ske enligt fördelningsnyckel där den avropande/beställande enheten väljer vilken leverantör som bäst kan tillgodose behovet vid avropstillfället utifrån en behovsstyrd tilldelning. Beställaren ska själv välja vilken åtgärd som är bäst för just deras behov.

Beställaren avropar den produkt och leverantör som passar deras verksamhet. Skulle det visa sig att två eller flera leverantörer har likvärdiga produkter, så sker avropet efter lägsta pris.

Önskemål om sekretess

Anbudsgivare ska meddela i sitt anbud och precisera om uppgifter bör sekretessläggas och isåfall vilka samt skälen för detta. Båstads kommun är inte bunden till anbudsgivares begäran om sekretess utan en sekretessprövning kommer att genomföras.

Avbrytande av upphandling

Kommunen förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen om omständigheter inträffar som väsentligen påverkar eller förändrar förutsättningarna för upphandlingens fullföljande.

Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas om detta.

KRAVSPECIFIKATION

Uppdragsbeskrivning

Uppdraget avser syntest samt tillhörande material och arbetsanpassade glasögon.

För arbetsanpassade glasögon ersätter Båstads kommun syntest, slipning av glas och arbetskostnad samt till viss del bågar. Överskjutande belopp bekostas av den anställde. Ersättningen gäller endast synundersökning för arbetsanpassade glasögon och inte medicinsk ögonhälsoundersökning.

Ersättning utgår högst vart tredje år för anställd. I de fall där tätare kontroller eller byte av glasögon är nödvändigt sker detta i samråd med dennes chef.

Produktkrav

Produkterna ska vara CE-märkta och uppfylla gällande EU-direktiv om minimikrav för säkerhet och hälsa vid bildskärm. Samtliga produkter ska vara typgodkända enligt gällande lagstiftning.

Sortiment

Leverantören ska erbjuda ett brett sortiment av efterfrågade produkter. Anbudsgivaren ska ge en kortfattad beskrivning av sitt sortiment i sitt anbud.

Garantitid

Garantin ska vara minst 2 år. Ange gällande garantitid i anbudet.

I de fall kunden inte är nöjd med produkten ska kundgaranti finnas i 3 månader då kunden har möjlighet att byta sina glasögon eller returnera mot full ersättning.

Tillgänglighet och service

Anbudsgivare ska tillhandahålla god service såsom justeringar, information och rådgivning.

Anbudsgivarens butik/butiker ska vara verksamma och ha öppet året runt inklusive lördagsöppet.

Tidsbokning

Tid för synundersökning ska kunna erbjudas inom 2 veckor efter tidsbeställning.

Utbildning

Anbudsgivaren ska besitta den erfarenhet och kompetens som krävs för att utföra uppdraget. Syntestet ska utföras av legitimerad optiker

Intyg

Leverantören ska ombesörja åtkomst till digitalt intyg via uppdragsgivarens e-handelsystem.

Intyg levereras digitalt till leverantören, beställaren har inte med sig ett intyg. Beställaren ska uppvisa legitimation vid synundersökningstillfället.

§6 AFS 1998:5

Leverantören ska  kunna tillgodose de krav som  anges i §6 AFS 1998:5 för arbetsgivare för arbete vid bildskärm.

Överskjutande belopp

Kostnader överstigande avtalat belopp ska kunna betalas direkt av beställaren.

Prisbilaga

Leverantören ska bifoga ifylld prisbilaga.

Priser och prisjusteringar

Priset ska vara fast under hela avtalsperioden.

Vid eventuell förlängning kan priset justeras efter godkännande från upphandlande myndighet.

Anbudspris

Anbudspriser ska inkludera samtliga kostnader för tjänsten/produkten, inga tillägg kommer att accepteras.

Anbudsgivare ska ange pris i SEK exkl mervärdesskatt för:

Syntest

Inslipning/montering/arbete

Glas; enkelslipade, rumsprogressiva, när-progressiva eller bifokala

Antireflexbehandling

Rabattsats på bågar

Samtliga delar ska ingå i priset och fyllas i av anbudsgivaren.

Kostnader för bågar som överstiger 1400 SEK betalas direkt av beställaren och får ej läggas på fakturan till Båstads kommun.

Fakturans innehåll

Fakturan ska specificeras med del olika momenten som ingår för arbetsanpassade glasögon:

Utvärdering

En helhetsbedömning av inkomna anbud kommer genomföras. Anbudslämnaren som uppfyller samtliga krav och som vid utvärdering erhållit lägst utvärderingssumma kommer antas som leverantör. Meddelande om detta skickas ut till samtliga anbudslämnare.

För att kunna erbjuda Båstads kommuns anställda en optiker i närheten av deras bostad kan kommunen komma att anta flera leverantörer. Minimum 1 och max 3 leverantörer beroende på antalet inkomna, kvalificerade anbud. Dessa kan då komma att fördelas jämt ur geografiskt perspektiv på sträckan Malmö till Halmstad.