Lyckas med offentlig upphandling
Spana in våra 5 bästa tips som får upphandlande myndigheter att älska dina anbud.
Spana in våra 5 bästa tips som får upphandlande myndigheter att älska dina anbud.
Gör en analys av ditt företag och tänk igenom styrkor och svagheter. Tänk på vad som kan vara värdefullt i en upphandling. En upphandlande myndighet får till exempel inte gynna dig för att du är en lokal leverantör. Skapa fördelar genom att titta på tidigare upphandlingar som kommunen genomfört. Inför upphandlingen är det viktigt att anpassa sitt erbjudande efter det som kommunen efterfrågar - ju mer du anpassar ditt erbjudande ju större möjlighet har du att vinna kommande affär.
En av de viktigaste nycklarna till framgång ligger i att göra en grundlig marknadsanalys. En beställare hos en myndighet kan börja arbeta med att ta fram en kravspecifikation ett år innan det nuvarande avtalet går ut. De företag som vet när avtalet går ut kan då kontakta beställaren i ett tidigt skede. Genom att informera om de egna lösningarna och vilka fördelar dessa kan skapa för den upphandlande myndigheten är det möjligt att påverka myndighetens kravbild för entreprenaden, tjänsten eller produkten som ska upphandlas.
Att ha kännedom om volymen utgående avtal gör att du kan planera ditt proaktiva försäljningsarbete.
Hitta aktuella upphandlingar på annonstorg som till exempel på opic.com. Men jobba också proaktivt: antingen ringer du till en upphandlare på kommunen och kollar när deras ramavtal går ut, och berättar att du är intresserad av att vara med i nästa omgång, eller så använder du tjänster på marknaden där du själv kan ta fram information om utgående avtal. Kartlägg potentiella kunder i ditt närområde, och fundera på vilka dina största konkurrenter är. Lägg krutet på de upphandlingar där du tror att du har bäst chans att lyckas. Planera in viktiga datum som exempelvis tid för att ställa frågor och sista dag för anbud.
Läs upphandlings dokumenten noggrant. Fråga den upphandlande myndigheten om något är oklart. Om det är något ni anser är oklart i upphandlingsdokumenten gäller det så snabbt som möjligt att ställa en fråga till upphandlaren. Svaret kan vara avgörande för om ni ska delta eller inte. Tänk på att hålla frågan kort och neutral så att upphandlaren förstår vad ni avser. Fundera även över vilket svar ni vill ha och hur ni ska kunna använda informationen på bästa sätt.
Se till att endast svara på det som efterfrågas i upphandlingsdokumenten: ange exakt belopp, exakta datum och se till att du inte lämnar motstridiga uppgifter på olika ställen i anbudet. Svara på alla frågor, och glöm inte att bifoga alla bilagor. Och kom ihåg: Lämna in ditt anbud i tid!
Börja smått och koncentrera dig på en affär som du vet att du klarar av utan problem. Myndigheter värdesätter trygga affärer, så börja i liten skala om du inte är en stor och känd aktör. Det är lättare att vinna ett mindre kontrakt. Se sedan till att göra kunden riktigt nöjd så har du en viktig referens inför kommande, större upphandlingar.
Du kommer inte att vinna varenda upphandling, men du kan lära dig något i varenda en. Efter att upphandlingen avslutats, begär ut det vinnande anbudet och kolla varför det vara bättre än ditt. Var texten bättre formulerad än min? Hade konkurrenterna ett smartare erbjudande än mitt? Eller var mitt pris för högt? Ta med dig dessa lärdomar till nästa upphandling.
Rätt information leder till bra strategiska beslut som leder till goda affärer. Därför har Visma Opic Upphandlingskoll massor med sökbar information som hjälper dig när du säljer till offentlig sektor. Allt tillgängligt i ett användarvänligt, webbaserat verktyg som självklart fungerar lika bra att använda i mobilen och surfplattan som i datorn.
Med Visma Opic Upphandlingskoll missar du inga affärer – vi bevakar offentlig sektor åt dig!