Bid Specialistens bästa tips: Så säkrade vi årets största upphandling

När Region Stockholm skulle upphandla en ny leverantör för rekryteringsannonsering tog We Select ett riktigt krafttag kring hela anbudsprocessen och lyckades vinna årets största kund inom offentlig sektor.
– Det här var årets upphandling och vi ville få allt rätt, säger Bid Specialist Vivica Alfvin.

vivica alfvin

We Select är specialister på att kombinera Employer Branding, jobbannonsering på sociala medier och innovativ teknik för att attrahera och rekrytera toppkandidater via sociala medier. Vivica Alfvin jobbar som Bid Specialist, en roll som både handlar om att ansvara för upphandlingar, kunder inom den offentliga sektorn samt rådgivning inom den offentliga sektorn kring hur de ska upphandla denna relativt nya typ av tjänst.

– Offentliga upphandlingar är viktiga för oss eftersom samhällsnytta är en viktig aspekt. Vi får bland annat hjälpa till att locka några av de mest svårrekryterade yrkesgrupperna till sjukvården och hjälpa offentliga organisationer att nå ut med sitt employer brand för att hitta rätt kompetens, säger Vivica.

Många som inte har kommit igång med offentliga upphandlingar har en fördom om att det är mycket jobb och svårt att vinna något, men Vivica håller inte med.

– Det är en såklart en del jobb att strukturera upp en organisation för att kunna besvara upphandlingar men med professionell rådgivning går det ändå relativt snabbt. Det är definitivt värt arbetet i slutändan. Jag som även har kundansvar tycker också att när man väl har tilldelats ett kontrakt så är samarbetet väldigt bra i den offentliga sektorn. Som beställare och leverantör jobbar man åt samma håll och när man har tilldelats ett kontrakt får man en trygg kund som kommer att bestå i flera år framöver. Det är väldigt fint, säger Vivica.

Stort fokus på viktig upphandling

År 2022 avslutades på ett spännande sätt – det var dags för Region Stockholm att upphandla en ny leverantör för rekryteringsannonsering. För We Select, som redan hade flera kunder inom regionen, var det en särskilt viktig upphandling att vinna.

– Det som var särskilt roligt med denna upphandling var att de även hade ett stort fokus på att upphandlingen även skulle innehålla en varumärkesstärkande strategi. Nu efter att upphandlingen är klar har regionen möjlighet att lyfta en hel avdelning eller ett specifikt team för att långsiktigt öka inflödet av relevanta ansökningar. Inom sjukvården är det extra viktigt eftersom konkurrensen mellan arbetsgivarna är väldigt hög, säger Vivica.

Rätt kompetens och verktyg en grundförutsättning för att lyckas

Under en tidigare kraftsamling hade We Select omstrukturerat sättet på vilket offentliga anbud lämnades. För att kunna få en bättre överblick över upphandlingarna valde man då att använda Opic som verktyg.

– Jag undersökte olika tjänster för att hitta ett verktyg som var enkelt och tryggt att använda för att hitta pågående upphandlingar och då var Opic det uppenbara valet, säger Vivica.

Efter att ha utbildat sig via Mercell i hur man bäst strukturerar upp försäljningsarbetet mot offentlig sektor tog Vivica spontant kontakt med Mercell, vilket resulterade i ett långt telefonsamtal där hon fick massor av ytterligare hjälp.

– Det här var årets upphandling och vi ville få allt rätt. Det var jätteskönt att få det stödet från Mercell och det gjorde att vi kom in med rätt anbud, säger Vivica.

Våga kontakta upphandlaren med proaktiv dialog

Resultatet blev en vinst för We Select och ett avtal med en takvolym på 26 miljoner kronor. Den stora satsningen gav alltså fina resultat för Vivica och kollegorna och en av nycklarna till att de lyckades är, enligt Vivica, dialogen.

– Mitt tips är att identifiera vilka köparna är och ha en dialog redan innan ni som företag börjar svara in på upphandlingar, det ger er både en chans att förstå vad som är viktigt för beställare och samtidigt en djupare förståelse kring strukturen och förväntningarna i den offentliga sektorn. Jag tror att jag har pratat med varenda kommun och region i hela Sverige – det handlar bara om att lyfta luren.

 

Vet du hur du hittar nya affärsmöjligheter?

Visste du att det löper ut över 1 000 avtal de närmaste tre månaderna bara i Stockholms län? Vill du också ha rätt förutsättningar för att arbeta med proaktiv dialog. Opic Analys hjälper dig som företagare att ligga i framkant och vinna fler affärer.


Läs mer och beställ ett analysverktyg redan idag.