Opics bevakningsmail är mer än bara ett mail som kommer kl 06:17 på morgonen.
Opic är en möjlighet som kan ändra organisationens förutsättningar att vinna fler affärer inom offentlig sektor. Med Opics tjänster kan du bevaka annonserade upphandlingar och analysera din marknad. Företag som arbetar strukturerat med försäljning till offentlig sektor kan få en stor konkurrensfördel. En av de viktigaste nycklarna till framgång ligger i att göra en grundlig marknadsanalys.
Nyfiken på att läsa mer? Ladda hem hela kundcaset med alla tips från Opic här »
I följande berättelse kan du ta del av hur Företag A* valde att arbeta strategiskt med Opics tjänster och på så sätt bli framgångsrika i affärer med offentlig sektor. Genom att anpassa sin verksamhet utifrån förändrade marknadskrav vann Företag A fler affärer och ökade sin lönsamhet. Ett tydligt exempel på hur en väl genomförd analys av marknaden kan leda till ökad försäljning i offentlig sektor.
*Vår kund har i detta case valt att vara anonym och benämns i och med det som Företag A.
Den offentliga sektorn var ett viktigt kundsegment för Företag A som historiskt hade varit framgångsrika och vunnit cirka 70 procent av de upphandlingar där de hade lämnat anbud.
Det uppstod dock utmaningar för Företag A när efterfrågan blev mer lösningsorienterad. Myndigheterna sökte i större utsträckning efter effektivare lösningar men fokuserade på lägst pris. Detta blev en utmaning för Företag A vars webblösning inte var kostnadseffektiv förrän efter en längre period, upp mot fyra år.
Mot bakgrund av detta satte därför Företag A år 2014 upp ett mål om att öka lönsamheten genom kunder i offentlig sektor. Som ett led i arbete genomfördes en analys.
Företag A behövde få mer information om hur myndigheterna hade förändrat sina inköp. De började med att identifierade sin marknad. De tittade på upphandlingar som löpte ut inom 9-18 månader, vilket resulterade i 30 intressanta upphandlingar. Tidigare hade Företag A deltagit i 22 av 30 upphandlingar och vunnit ett fåtal. För att få större insikter beställde de hem vinnande anbud i dessa upphandlingar och analyserade anledning till varför de inte hade vunnit fler.
Företag A analyserade upphandlingsdokumentation för samtliga 30 upphandlingar. De tittade på krav, utvärdering, förutsättningar för kontraktet och volymer. De identifierade ett antal överprövningar där resultatet var att myndigheten skulle göra om upphandlingen. Genom att intervjua ett antal nyckelpersoner som använde deras webblösning fick de även mer information som hjälpte dem i sitt strategiska arbete.
Efter genomförd analys hade nu Företag A tillräckligt med information för att sätta igång med med en åtgärdsplan. Företag A prioriterade rätt upphandlingar.
Av 30 upphandlingar identifierade de 20 stycken som de ansåg sig kunna vinna. I 10 fall kunde de via en ROI (Return of Investment) visa att det skulle löna sig att köpa företagets lösning om utvärderingen gjordes på totalkostnad och inte lägsta pris. Utifrån analysen hade Företag A tagit fram ett beslutsunderlag med en beräkning som säljarna kunde använda i dialogmöten med myndigheterna.
Analysen visade även hur myndigheterna förändrade sina inköp över tid. Som ett resultat utvecklade Företag A en mer flexibel webblösning där vissa delar separerades. Detta i sin tur medförde att vissa moduler kunde säljas genom direktupphandling.
Företag A hade skapat sig ett värdefullt beslutsunderlag och kunde därför fatta mer strategiska beslut om hur de skulle agera mot offentlig sektor. De kunde enkelt med hjälp av Opic filtrera fram affärer som var värda över 15 miljoner SEK under fyra år.
Organisationen och kompetensen inom Företag A var inte optimerad för att lyckas vinna rätt affärer mot offentlig sektor. Det fanns behov av att fördjupa sin kunskap och därför genomfördes kontinuerlig utbildning av alla i organisationen som berördes av den offentliga affären. Ytterligare en åtgärd utifrån analysen var att återkoppla till utvecklingsavdelningen om de förbättringar i lösningen som kunderna önskade.
Det krävs tid för ett aktivt säljarbete till offentlig sektor. Möten ska bokas 9-18 månader innan upphandling. En grundläggande faktor för att lyckas är att ta fram en sälj- och aktivitetsplan och på så sätt arbeta strategiskt. Företag A hjälper nu upphandlaren att köpa rätt och att förstå sina behov. De gör en återkommande analys av marknaden som leder till anpassning av sitt erbjudandet till offentlig sektor.
Som ett led i att skapa samstämmighet gick Företag A ut internt och berättade att den offentliga sektorn är en prioriterad marknad då den står för 40 procent av intäkterna. De skapade en säljkultur kring den offentliga affären. Ännu en åtgärd var att ta fram en marknadsföringsplan. För att nå ut till rätt beslutsfattare och beställare anpassade Företag A sin marknadskommunikation mot offentlig sektor och gjorde det möjligt att även köpa lösningar via webben. Slutligen tog Företag A fram en strukturerad och effektiv anbudsprocess.
Av de 30 upphandlingar som identifierades har Företag A lyckats vinna 18 upphandlingar vilket ledde till lönsamma affärer. Detta möjliggjordes genom en dialog med kunden innan upphandling. Företag A lyckades även att anpassa sin tjänst, vilket medförde att försäljningen kunde ske via direktupphandling.
Omsättningen har ökat med 100 miljoner kronor och vinstmarginalen för den offentliga affären har på tre år ökat från 5 % till 12 %. Företag A gjorde även en besparing i form av minskad arbetsåtgång och tid för personalen.
Tidigare hade Företag A valt att inte spara historisk information om marknaden
såsom upphandlingsdokumentation och tilldelningsbeslut. Företag A:s val blev att nyttja tjänsten Opic Analys för att effektivisera sin kartläggning av den offentliga marknaden. Commerce stöttade även kunden när det gällde juridiska analyser över tidigare upphandlingar. Företag A fick även förslag på hur en upphandling skulle utformas för att inte fokusera på lägsta pris.
Commerce rådgivare var en del av processen i att hjälpa Företag A att nå sina försäljningsmål. Commerce utbildade kundens organisation inom försäljning mot offentlig sektor så att företagsledning, anbudsteam, samt sälj- och marknadsorganisationen fick spetskompetens inom området.
För att kunna följa upp det proaktiva försäljningsarbetet samt arbetet med nya upphandlingar valde man även att nyttja tjänsten Opic Team, vilket är en tilläggstjänst som förenklar för företag som deltar i många upphandlingar och där personer varierar från anbud till anbud. Detta gjorde att Företag A fick full kontroll på vilka affärsmöjligheter som prioriterats och vem som ägde affären internt.