Verktyget som hjälper Sodexo vinna upphandlingar

Ökad kunskap i tidigt skede är viktigt för att kunna arbeta strategiskt med försäljning till offentlig sektor och vinna framtida upphandlingar. Det har Sodexo fått med hjälp av Opic Analys och försäljningschefen Towe Grew skulle definitivt inte vilja gå tillbaks till en tid utan verktyget.

Sodexo är en global koncern som grundades 1966. I Norden har Sodexo 11 000 medarbetare och omsätter 7,5 miljarder kronor. Sodexo Healthcare tillhandahåller bland annat seniormat.

 

Proaktiv istället för reaktiv försäljningsstrategi

En nyckel till att vinna offentliga upphandlingar är att arbeta proaktivt. Det menar Towe Grew, Sales Director Health Care Nordics på Sodexo.

- För att kunna lämna bra anbud behöver vi kunna se vad som kommer ut längre fram i tiden. Det ger oss möjlighet att se vilka landsting vi behöver arbeta med, vem vi ska kontakta, hur vi ska utforma vårt erbjudande med mera.

Frågan var bara hur Sodexo skulle kunna komma dit? Liksom många andra företag arbetade Sodexo mest reaktivt med offentlig upphandling. De väntade tills en upphandling kom ut och så började de arbeta för att vinna den. Målet var att komma in i ett tidigare skede.

- Vi ville kunna närma oss landstingen i god tid innan upphandlingen kommer ut, för när den väl är utlagd får vi inte ha någon kontakt. Så vi behövde något som visade vilka upphandlingar som är på gång tillräckligt långt i förväg för att ge oss chansen att se vilka landsting vi behöver arbeta med, vem vi ska kontakta, hur vi ska utforma vårt erbjudande med mera.

Sodexo erbjuder bland annat FM-lösningar för sjukhus inklusive städning, vaktmästeri, reception, lagerhantering, patientkost och tvätt. Man utför alla städtjänster miljövänligt, ergonomiskt och ekonomiskt.

 

Opic Analys ger ökad kunskap

Sodexo använde redan Marknadskoll så det föll sig naturligt att pröva Opic Analys, ett verktyg som skulle kunna ge Sodexo möjlighet att vara just så proaktiva som de önskade.

- Vi ville se kartan tidigare så att vi kunde lägga rätt resurser på att ha ett bra erbjudande klart när upphandlingarna kommer ut. Förhoppningen var att ett verktyg som Opic Analys skulle kunna hjälpa oss med det och det har verkligen fungerat jättebra för oss.

Med det nya verktyget kan Sodexo nu ställa frågor om hur den totala marknaden ser ut, vad som upphandlas, vilka avtal som löper ut, vilka krav som ställdes förra gången och så vidare. Det gör att Sodexo inte bara kan se vilka upphandlingar som är på gång tidigare än förr utan även att de får en bättre bild av marknaden.

- Jag kan nu se vilka anbud våra konkurrenter har lagt tidigare, vilket ger mig en klarare bild över vad konkurrenterna fokuserar på och var de är starka. Något som i slutänden hjälper oss att avgöra var vi ska lägga våra resurser för att ha den största chansen att vinna intressanta upphandlingar.

Så Opic Analys har varit till stor nytta för Sodexo, men Towe Grew vill betona att det inte bara är verktyget i sig som varit värdefullt.

- Verktyget är generellt, men jag har fått mycket bra hjälp att skräddarsy det för att få fram exakt det jag är ute efter. Visma har hjälpt oss att skapa söksträngar utifrån mina speciella behov och det har gett mig ett verktyg som snabbt och enkelt kan visa exakt det jag behöver veta.

Idag har företaget 420 000 anställda i 80 länder som servar 75 miljoner kunder med över 100 olika tjänsteerbjudanden varje dag.

 

Högre kvalitet med nya arbetssättet

Målet med att använda Opic Analys var att kunna arbeta mer proaktivt och det har uppnåtts med råge. Sodexo kan nu se kommande upphandlingar mycket tidigare och det gör att de kan avgöra vilka upphandlingar de behöver lägga resurser på.

Men det har också gjort att de kunnat höja kvaliteten i sina anbud. Själva upphandlingen handlar ofta rätt mycket om juridik och vad verksamheten verkligen har för behov riskerar att komma lite i skymundan. När Sodexo nu inte behöver vänta på att en upphandling ska läggas ut utan själva kan gå in och söka efter avtal som är på väg att löpa ut kan de påbörja en diskussion med kunden på många nivåer.

- I och med att vi nu kan komma in i ett tidigt skede ger det oss tid att prata med andra delar av landstinget än upphandlingsavdelningen. Vi kan gå till de som kan påverka upphandlingen som exempelvis sakkunniga och prata med dem om vad som är viktigt i den här upphandlingen. Så indirekt hjälper verktyget oss att bli ännu bättre på att ge kunden en bra lösning som de är nöjda med.

Sammanfattningsvis har Opic Analys uppfyllt Sodexos förhoppningar om att göra det enklare att arbeta proaktivt och Towe Grew skulle definitivt inte vilja gå tillbaks till en tid utan verktyget.

- Det skulle inte gå. Det skulle bli så stelt och statiskt att jag inte skulle kunna arbeta som jag gör idag. Nu uppdateras allt kontinuerligt så jag kan hela tiden se när det sker förändringar och det är precis vad jag behöver.

Sodexo arbetar aktivt med att minska förbrukningen av kemikalier genom att satsa på torra städmetoder som är skonsamma mot såväl material och inredning som människor och miljö.

 

Artikeln ovan behandlar Sodexo Healthcare som bland annat tillhandahåller seniormat, logistiklösningar för sjukhus avseende lager och distribution av förbrukningsmaterial, FM-lösningar för sjukhus inklusive städning, vaktmästeri, reception, lagerhantering, patientkost och tvätt. De driver även patienthotell, hjälpmedelscentraler för flera landsting samt en syncentral.

Sodexo är en global koncern som grundades 1966 av Pierre Bellon i Marseille. Idag har företaget 420 000 anställda i 80 länder som servar 75 miljoner kunder med över 100 olika tjänsteerbjudanden varje dag. I Norden har Sodexo 11 000 medarbetare och omsätter 7,5 miljarder kronor.