Gör som Josefine - utbilda dig till Public Bid Manager

5 frågor till Samhalls certifierade Public Bid Manager Josefine Hallin

Samhalls AB’s Bid Manager Josefine Hallin har med Mercells programutbildning Public Bid Manager kunnat stärka bolagets upphandlingar med offentlig sektor. Något som resulterat i fler vinnande anbud och mer sysselsättning åt bolagets medarbetare. Här berättar hon om det framgångsrika affärsprojekt hon drev under utbildningen.

Det statligt ägda bolaget Samhall AB har under de senaste 40 åren bidragit till en arbetsmarknad där alla människor ses som en tillgång. Ett uppdrag som gör dem till Sveriges största företag, med över 26 000 anställda och verksamhet på 600 orter.

Samhalls syfte är att bidra med social och miljömässig hållbarhet genom sysselsättning för alla sina medarbetare. Något som uppfylls genom att bolagets bid-organisation deltar i upphandlingar med offentlig sektor. För att säkerställa att de kan förse människor med utvecklande arbete behöver de gå vinnande ur anbudsstriden, ett arbete som drivs av Samhalls Bid Manager Josefine Hallin.

Josefine Hallin Samhall

Josefine har sedan ett par år tillbaka gjort insatser för att höja kvaliteten i bolagets anbudsprocesser. En kvalitetsäkring hon bland annat skaffat sig genom Mercells utbildning Public Bid Manager. Utbildningen genomförs parallellt med ordinarie arbete och avslutas med ett professionellt handlett affärsprojekt i den egna organisationen. Ett projektarbete som gav Josefine möjlighet att driva arbetet i att utveckla Samhall till en väl fungerande bid-organisation genomsyrad av hållbarhet.

Vad var målet med affärsprojektet?

– Jag började med att identifiera vårt nuläge, för att ha något att utgå ifrån. Då landade jag i att vi hittills varit ganska reaktiva i vårt arbete med bearbetning och att besvara upphandlingar. Det skapade korta deadlines nära inpå att upphandlingarna skulle lämnas in, vilket bidrog till stress och svårigheter i att hinna koppla in våra specialister i anbudsprocessen.

Josefine fortsätter berätta.

– Utifrån nuläget började vi arbeta fram en handlingsplan för hur vi skulle lösa våra utmaningar. Vilket i stora drag handlade om att bli mer proaktiva i våra anbudsprocesser. Vi behövde bättre verktyg för att öka vår dialog med upphandlare och beställare samtidigt som vi behövde få kontroll över när upphandlingarna kommer ut, för att skaffa oss större marginaler. Men självklart också proaktivitet i form av att skapa rätt team för anbudsprocessen.

Hur såg handlingsplanen ut för att uppnå målet med projektet och hur implementerades den?

– Vi insåg att vi behövde skapa en säljkalender för proaktiv bearbetning under året samt skaffa oss en överblick av våra utgående avtal. Proaktiv bearbetning av kund, framtagande av rätt behovsanalys och säljmaterial blev också viktiga delar i handlingsplanen. Likväl som att ta fram krav för vilka upphandlingar som passar likväl som vilken modell vi använder för att utvärdera de processer vi varit med i.

Hon förklarar därefter hur de kunnat inplementera handlingsplanen i organisationen.

– Först och främst skaffade vi licenser i Mercells verktyg Opic Analys. Det gav oss möjlighet till kvalitativa bakgrundskontroller av föregående upphandlingar. Vi kunde även fastställa vem som egentligen är beställaren och på så vis bearbeta rätt personer.

Josefine fortsätter.

– Vi började även göra behovsanalyser som passade både oss och den offentliga kunden. Det gav oss chansen att hjälpa kunden att köpa rätt, vilket är det vi alla vill i slutändan.

Vad har projektet betytt för er bid-organisation?

– Mycket. Idag kan jag leda vårt bid-team utifrån min roll som Public Bid Manager. Vilket gjort att vi kunnat kvalitetssäkra alla delar som rör en anbudsprocess. Vi jobbar även löpande med interna och externa utbildningar och har tydliggjort våra framgångsfaktorer. Nu vet vi vilka krav vi har på upphandlingarna samt de utvärderingsmetoder vi använder oss av.

Har projektet hjälpt er vinna fler anbud?

– Absolut. Projektet har gjort oss mer träffsäkra i våra proaktiva dialoger och vi har fått en ökad hit rate. Vi lämnar färre anbud idag, men vi vinner fler av de vi väljer att lägga våra resurser på.

Vilka övergripande effekter har projektet gett er som organisation?

– Vi är mer strategiska idag och lägger mer vikt vid analys samt konkurrensbevakning. Vi håller oss än mer uppdaterade i regelverk och omvärld och analyserar marknaden utifrån vad som strategiskt och långsiktigt passar oss och vår personal.

Josefine avslutar.

– Idag prioriterar vilka affärsmöjligheter vi ska gå in och lämna anbud i. Vilket gjort att vi lämnar färre anbud, men har en högre andel vinster. På så vis uppfyller vi vårt högsta syfte; att skapa mer sysselsättning åt våra medarbetare.