Pris och kvalitet - inte nödvändigtvis en konflikt i offentlig upphandling

Vår Anbudsbarometer 2020 visar att sju av tio leverantörer till offentlig sektor skulle lämna fler anbud i offentliga upphandlingar om myndigheterna hade fokuserat mer på kvalitet. Martin Kruse ordförande i SOI menar att det inte nödvändigtvis finns en konflikt mellan pris och kvalitet.

Undersökningen visar att så många som åtta av tio leverantörer till offentlig sektor, 85 procent, någon gång har struntat i att lämna anbud. Det vanligaste skälet till att man avstår från att delta i upphandlingar är att det läggs för stor vikt vid priset, enligt leverantörerna som besvarat frågor om det svenska upphandlingsklimatet. 

Vi har talat med Martin Kruse, ordförande i SOI, om hur han ser på resultatet från Anbudsbarometern och vad hans syn på offentlig upphandling är. 

Hur ser du på att undersökningen pekar på resultat den gör? 

Det finns inte nödvändigtvis en konflikt mellan pris och kvalitet, utan vi måste prata om rätt kvalitet. Det är inte ett motsatsförhållande bara för att man utvärderar på pris. Om upphandlaren väljer att utvärdera på pris så måste upphandlaren även beskriva vilken kvalitet hen är intresserad av. Den stora skillnaden är att upphandlaren själv bestämmer kvaliteten i sina kravdokument. 

Privatekonomiskt är det inte helt ovanligt. Om man exempelvis bestämmer sig för att köpa en ny cykel så börjar man med att fundera på hur bra cykel man vill ha. Vill jag ha en cykel med jättehög kvalitet eller nöjer jag mig med en enklare cykel. 

Det är ungefär samma mekanismer som funkar i offentlig upphandling också. Det viktigaste är att komma ifrån konflikten mellan pris och kvalitet. Att man utvärderar på pris innebär inte per automatik att man inte bryr sig om kvalitet. Det stämmer helt enkelt inte. 

Hur gör ni idag för att väva in kvalitet som en viktig parameter i utvärderingsmodellen?

Det kan göras på olika sätt men låt säga att jag ska köpa en cykel och priset inte är det viktigaste utan snarare att cykeln uppfyller mina krav ur kvalitetssynpunkt. Då måste man beskriva det på ett funktionellt sätt och sen konstruera en modell som fullt ut eller till stor del premierar till exempel poängsättning av den kvalitet som leverantören kan skriva i sitt anbud. Till exempel att man får prisavdrag för höga kvalitetspoäng i en utvärdering. I slutändan jämför man resulterande priser men man utgår från det offererade priset och ”sänker” det utifrån kvalitetspoängen. 

Många leverantörer upplever att det är för detaljerade krav i offentliga upphandlingar och väljer därför att hoppa av och inte lämna anbud. Vad kan man göra för att få bort detaljerna och öppna upp andra typer av upphandlingar, exempelvis funktionsupphandlingar*? 

Det är en viktig fråga tycker jag. Det som krävs för att röra sig i den riktningen är att de upphandlande organisationerna - kommuner, stat och regioner - satsar mer på sin inköpsavdelning. Ofta handlar det om hur mycket tid det finns att göra upphandlingar eller om man är tidigt involverad. Det är en åsikt vi delar, att man genom ökad dialog och tidig involvering ur ett affärsperspektiv enklare kan göra exempelvis funktionsupphandlingar. 

Ser du någon ökning av funktionsupphandling?

Debatten har under flera år har handlat om funktionsupphandlingar så jag skulle försiktigt tro att de har ökat och fått lite fotfäste. 

Tror du funktionsupphandling kan vara en lösning för att få fler leverantörer att lämna anbud?

En funktionsupphandling kan faktiskt vara mer utmanande för leverantörerna som ska skriva sina anbud. En funktionsupphandling ställer krav på innovation, så jag är inte säker på att denna typ av upphandling automatiskt skulle bidra till ökat antal anbud men det skulle nog bidra till att rätt anbud kommer in. 

Vi känner igen resultatet som framkommer i Anbudsbarometern från andra undersökningar som gjorts. Antal anbud per upphandling är en en vikande trend men det är inte per automatik bättre ju fler anbud per upphandling du får. Det är viktigare att få rätt anbud och det kan man få genom att ha en branschdialog så att rätt krav kan ställas på de som vill lämna anbud. Alla som lämnar anbud ska verkligen vara aktuella för den specifika upphandlingen. 

Vilka trender ser du framöver kopplat till offentlig upphandling som exempelvis kategoristyrning, delade eller mindre upphandlingar etc? 

I stora termer känns det som att fler och fler intresserar sig för att jobba kategoristyrt. Det är nog en trend som håller i sig. Det innebär ju att man får en helt annan kunskap om sina inköpsbehov och mer kunskap om branscherna och företagen. Då kan det bli en bättre och mer blandad mix av olika typer av upphandlingar.

Jag skulle förvänta mig att ett väl genomfört kategoriarbete för en viss kategori, till exempel kontorsmaterial som är alldagliga ting, skulle leda till att den typen av produkter enbart upphandlas på pris och enkla kvalitetskriterier. Kategoristyrning ger en marknadskunskap och en strategi som ger upphandlarna kunskap om de olika delarna i kategorin. Enkla upphandlingar kan vi utvärdera på pris men andra delar av kategorin där ska vi verkligen satsa på kvalitet, innovation, dialog med mera. 

Vad är din framtidsspaning? 

Jag tror att inköpsorganisationerna kommer fortsätta satsa på strategiskt inköp mer och mer. Det kommer nog visa sig i spåren av covid-19 pandemin där både en ekonomisk och social kris drabbat samhället. Det blir mindre pengar i kommuner, stat och region och man behöver tänka på hur man får mer välfärd och samhällsservice för samma krona. Den förhoppning som vi nu har är att upphandlande organisationer verkligen satsar på att utveckla sitt inköp. 

Hur kan upphandlare och leverantörer mötas för att landa i den bästa möjliga affären?

Där håller jag med om det resultat som framkommer i Anbudsbarometern. Leverantörerna brukar ofta efterfråga mer branschdialog och jag tror att det enbart är gynnsamt för offentliga upphandlingar. Min förhoppning är som sagt att organisationer tillsätter fler resurser till sin inköpsfunktion så att utrymme för dialog skapas. Mer resurser innebär mer utrymme för ett mer strategiskt angreppssätt och således mer tid att lägga på tidig dialog. Inköp kommer att bli allt viktigare de närmaste åren och ett sätt för oss att dra vårt strå till stacken för att ta oss ur den kris vi befinner oss i. 

Hur ska upphandlande myndigheter/enheter bli bättre på att följa upp att leverantörer följer kraven?

Genom att satsa på en strategisk inköpsfunktion så kan man även öka avtalsuppföljning. Inköpsorganisationerna måste helt enkelt få förutsättningar, och krav på sig, att bli bättre på avtalsuppföljning och verkligen kontrollera att man får det man har betalat för. Man kanske premierar kvalitet i sin upphandling men följer sen inte upp att det är den kvalitet som levererats och då blir det väldigt skevt. Hur bra upphandlarna är på avtalsuppföljning är svårt att säga och det är en resursfråga även om det också kan handla kompetens. 

*Funktionsupphandling = när man tar bort detaljerna och leverantörerna istället kommer med förslag och lösningar, vilket ger fler möjligheten att på ett bättre sätt kunna delta i offentlig upphandling.