Offentlig Sektor - möjligheternas marknad

08 oktober, 2019

Hur organiserar man en anbudsgivning? - analys, dialog och anbudsprocess

Som leverantör står man inför många utmaningar i anbudsarbetet och det finns mycket att jobba på. Vi kan se att företag ofta låter en enda person ansvara för hela affärer till offentlig sektor. Den vanligaste motiveringen till detta är att upphandlingen kommer per mail och att det ändå inte går att göra så mycket förarbete innan det är dags att lämna anbud. Är detta en korrekt bild eller går det att påverka affären i förväg?

En intressant aspekt som vår marknadsundersökning Anbudsbarometern 2019 visar, är att 44% av anbudsgivarna uppger att de “inte kontaktar beställare/upphandlare innan upphandling” och att 24 % av anbudsgivarna “inte visste att detta är tillåtet”.

Idag ser jag många företag som lyckas tänka nytt och många företag och myndigheter blir allt flitigare på att ta en tidig dialog. Detta är en metod som medför många fördelar. Inte minst att man som företag kan hjälpa myndigheter att köpa rätt genom att förhöra sig om behovsbilder och kravställningar och på så sätt komma med konstruktiva lösningsförslag. Det viktigaste för att lyckas i anbudsgivningen är att förändra sitt arbetssätt och skapa en intern process för hur ni ska bearbeta - och arbeta tillsammans med - offentlig sektor. Knepet är att gå från reaktiv till strategisk försäljning oavsett om man är ett litet eller stort företag.

För att skapa ett sunt upphandlingsklimat i Sverige krävs att köpare och säljare träffas och utbyter erfarenheter. Här går det att få råd från Upphandlingsmyndigheten om enskilda dialogmöten. Under sådana möten träffar den upphandlande myndigheten en leverantör åt gången inför en kommande upphandling. Syftet är att inhämta information för att sedan kunna utforma en upphandling som ger bästa möjliga resultat.

Mer aktiva leverantörer behövs för ett sunt affärsklimat!

Vilka steg kan jag som anbudsgivare förbättra och hur kan jag tänka?

Steg 1 - Gör en Marknadsanalys

Offentlig sektor är lätt att kartlägga. Genom att göra en kartläggning över sin egen marknad får man rätt förutsättningar att förändra sitt arbetssätt. Via en analys ser man historiskt vad myndigheterna har efterfrågat. Vilka krav ställdes, hur såg tidigare förfrågningsunderlag ut, vilken utvärderingsmodell användes och vilka anbudsgivare deltog? Med den informationen kan du sen anpassa ditt eget erbjudande till offentlig sektor. Du kommer även att veta vilka kunder som kommer att kräva tidig dialog för att du ska lyckas nå framgång.

Tack vare analysen kommer du att vara väl påläst och kunna ge förslag på hur en upphandling ska utformas för att nå bästa resultat. Kanske har du rent av har hittat bra exempel på hur andra myndigheter har gjort och kan visa konkret hur ett förfrågningsunderlag skulle kunna se ut. Eller varför inte tala om hur en upphandling ska följas upp och hur en process skulle se ut för att skapa ett sunt affärsklimat. Du kan även påpeka vilken affärsmodell som passar för att nå bästa möjliga resultat utifrån kundens budget och behov.

Med stöd av analysen kan du alltså anpassa din säljorganisation. Om du exempelvis har identifierat ett antal ramavtal som löper ut så vet du när du bör ta en dialog med kunden. Ökad förståelse på ditt företag om offentlig sektor ger dig även möjligheter att skapa en kultur kring den offentliga affären.

Många företag saknar idag uppsatta mål för försäljning till offentlig sektor

Det första målet kan vara att välja ut rätt upphandlingar att delta i samt undvika att ge sig in i affärer där vinstchansen är liten. Bearbeta utvalda myndigheter och mät hur väl ni lyckas. Det kommer att påverka företagets inställning till offentlig upphandling. Ni skapar en kultur där ni visar på att det går att sälja till offentlig sektor och identifierar möjligheter i stället för att se hinder. Det gäller även att kompetenshöja organisationen överlag och ge alla individer rätt förutsättningar att lyckas med affärer till offentlig sektor. Det behöver inte vara stora investeringar. Det finns exempel på företag som investerat 25 000 SEK som sedan förvandlas till ökad omsättning på flera hundra procent.

Steg 2 - Ta tidig Dialog

När du har gjort marknadsanalysen är det du som är specialist på upphandlingar inom din bransch. Nu är det dags att boka möten med de som är beställare av era tjänster/produkter. Det är de som du ska stötta och ge konkreta förslag till om hur en lyckad upphandling ska utformas. Tänk på att boka möten i god tid innan avtalen går ut. Fundera även över vad “hela affären” är värd och om det finns möjlighet att merförsälja utanför avtalet. När du träffar myndigheten har du även möjlighet att presentera hur uppföljning ska skötas. Detta kan minska risken för att företag svarar ja på krav som sedan inte följs upp av myndigheten.

Steg 3 - Skapa en effektiv anbudsprocess

En väl genomförd marknadsanalys skapar också grunden för en lyckad anbudsprocess. Du kan planera och resursfördela ditt anbudsarbete. Genom att skapa en anbudsgrupp med rätt individer är det ännu lättare att nå framgång.

Checklista för anbud

Vilken typ av upphandling gäller det?

Är det till exempel fråga om en direktupphandling, förenklad upphandling, öppen eller selektiv upphandling, förhandlad upphandling?

Kontrollera alla skall-krav

Var noga med att svara på alla skall-krav i upphandlingsdokumentationen. Om du inte gör det kommer anbudet att förkastas.

Svara på alla frågor

Var noga med att svara på samtliga frågor. Om inget annat anges ska svaren vara på svenska.

Ställ frågor

Om du upplever att något är oklart i underlaget, ställ frågor till upphandlaren. Viktigt att du får svar i god tid innan anbudsinlämningen om du upplever att något är oklart.

Följ strukturen i upphandlingsdokumentationen

Hoppa inte över någon fråga och se till att följa uppställningen i förfrågningsunderlaget. Lyft fram och beskriv noga vad du och ditt företag kan erbjuda, även det som kan anses självklart för er.

Tänk på tiden

Se till att anbudet kommer in i rätt tid. Anbud som lämnas in för sent förkastas. I förfrågningsunderlaget står det vilken dag som är sista anbudsdag.

Glöm inte dina kontaktuppgifter

Glöm inte att fylla i firmanamn, organisationsnummer, adress och kontaktperson.

Innan du skickar in anbudet, kontrollera:

  • Att alla frågor är besvarade
  • Att samtliga bilagor är med
  • Att anbudet är undertecknat

Förbered en muntlig presentation av ditt anbud och ditt företag

I vissa upphandlingar ska du även presentera ditt anbud muntligt – då är det bra att vara förberedd.

Steg 4: Tilldelning och leverans

Hur ska jag agera när jag får reda på att jag vunnit affären? Försök att så snabbt som möjligt boka ett möte och undersök vilka som har rätt att beställa från avtalet. Det är extra viktigt att boka detta möte om du är ny leverantör eller om det en knepig fördelningsnyckel som kan tolkas på olika sätt. Risken finns alltid att den förra leverantören får fortsätta leverera. Skapa även en intern överlämning om det är någon annan än du som ska förvalta affären. Se till att skapa ett avropsstöd/marknadsmaterial om det är ett stort avtal med många avropsberättigade parter hos myndigheten.

Tänk även på att beställa hem alla anbud oavsett om du vinner eller förlorar. Det går alltid att lära sig av konkurrenter.

Nu har du skapat dig rätt förutsättningar för att skapa sunda och lönsamma affärer till offentlig sektor!

Ronny Ågren, Product Marketing Manager Visma Commerce

Ronny Ågren, Product Marketing Manager Visma Commerce







Vad betyder de olika orden kopplade till upphandling? - Vår Opic ordlista reder ut begreppen!

Till vår ordlista