Lärdomar av konflikt om upphandling i Alvesta kommun

Båda har rätt – ändå blir det så fel!
Inköpschefen anser sig med rätta överkörd - kommunens regler för direktupphandling är tydliga.
Kommunchefen anser att han valt en bra leverantör till ett rimligt pris för en konsulttjänst.

Det slutar riktigt illa med uppsägning av en nyckelperson som förmodligen bara ville kommunens bästa när han ingick affären med konsultföretaget.

Jag anser att denna typ av konflikter tydligt visar behovet av att ha högre belopp för direktupphandling hos de flesta kommuner än 88 000 kr som i Alvestas fall.

Det är ingen vinst i att konkurrensutsätta en avancerad konsulttjänst på belopp under 250-300 000 kr av flera skäl: Man köper inte ett timpris, men köper ett resultat. Det går inte att räkna ut vilken konsult som är bäst, man måste bedöma mjuka faktorer, t ex vilket resultat/vinst/värde/nytta konsulten kan skapa åt kunden. Den konsult som bäst kan lösa det problem som kunden har till budgeterad kostnad skall väljas, inte den med lägst timpris.

Kostnaden för upphandlingen äter upp den lilla prisskillnad som kan uppstå vid konkurrensutsättning under 250 000 kr. För att rättvist jämföra konsulterna måste man analysera rätt saker, sätta ihop rätt upphandlingsteam, gärna ha möte med dem etc. Kostnaden för det arbetet drar snabbt iväg.

Slöseri med nyckelkompetenser

Anta att det hamnar på 30 000 kr vilket är en mycket lågt beräknad siffra. Skillnaden mellan bästa och näst bästa anbudet måste vara minst 50 000 kr för att det skall gå att visa en lönsamhet i affären värd att tala om. Vilka andra större affärer hade man kunnat lägga resurserna på istället och kanske sparat mycket mer pengar på?

Offentlig sektor lider på sikt stor skada av att nyckelkompetenser som dessa (och det gäller både inköpschef som blivit sjukskriven och kommunchef som köps ut) hamnar i bråk pga dessa småsummor. Bråket gällde skillnaden mellan 190 000 kr och 88 000 kr = 102 000 kr.

Vad kostar sjukskrivningen och avskedet för kommunen? Ja minst 15x70 000 kr = 1 050 000 kr till kommunchefen. Sjukskrivningen kostar direkt för arbetsgivaren kommunen och indirekt för det uteblivna arbetet som inte blir gjort. Det kanske finns massor av pengar att spara på upphandlingar som nu inte blir gjorda?

Förlusten femtonfaldigad

Lägg därtill det dåliga arbetsklimat som skapats, skadan på kommunens varumärke vilket i sin tur kommer att göra det svårt att rekrytera en ny kommunchef. Det i sin tur fördyrar kostnaden för rekryteringen som förmodligen ligger mellan 250 000 - 500 000 kr. Sannolikt är vi uppe i ca 1,5 - 2 milj kr totalt i förlorat värde. Och detta för 102 000 kronors skull.

Ja det blev verkligen en på alla sätt dyr affär, som enkelt hade kunnat undvikas med ett högre direktupphandlingsbelopp.

I mitt remissvar till ändringen av Lagen om offentlig upphandling LOU förespråkar jag 600 000 kr i Sverige, precis som i Danmark och Norge. Jag vet nämligen att svensk offentlig sektor är fullt kapabel att själv bedöma när konkurrensutsättning lönar sig eller inte.

MAGNUS JOSEPHSON
Upphandlingsjurist

OPIC: Spara pengar med färre upphandlingar direktupphandla mer

Smålandsposten: Kommunchef i Alvesta gjorde upp affären på egen hand

Smålandsposten: Inköpschef uttalade sig i intervju, riskerar sparken

Upphandling24: Inköpschef sjukskriven, kommunchefen får gå

Smålandsposten: Kommunchef sparkas

Kommunchef slutar efter inköpschefs uttalande i Anbudsjournalen

OPIC - Vi vet.
För mer information om OPICs tjänster, vänligen kontakta
VD Daniel Eriksson daniel.eriksson@opic.com