Kammarkollegiets Upphandlingsstöd frågade 483 kommuner, landsting och statliga myndigheter om hur de tillämpar e-upphandling från förfrågningsunderlag fram till och med kontraktsskrivning. 305 stycken eller över 60 procent svarade.
Resultatet visar att 56 % av kommunerna, 50 % av landstingen och 28 % av de statliga myndigheterna använder någon form av verktyg för e-upphandling.
Av dem som e-upphandlar har 52 % av kommunerna, 38 % av landstingen och hela 75 % av de statliga myndigheterna angett att de använder sina verktyg för samtliga upphandlingar. De flesta använder dock inte sina verktyg för varje moment i upphandlingen.
Annons, frågor, anbud och tilldelning populärast
Mest vanligt är utformning av annons och annonsering, hantering och publicering av frågor och svar, öppning och registrering av anbud samt utformning och distribution av tilldelningsbeslut.
Minst använt är kontroll och kvalificering av anbudsgivare, utvärdering av anbud samt utformning av kontrakt/avtal, trots att detta i vissa verktyg kan göras på ett mycket effektivt sätt.
Många av de upphandlande myndigheterna har också kommenterat att de inte använder sina verktyg fullt ut. Det handlar för många om ett nytt verktyg men några säger också e-upphandling passar vissa typer av affärer bättre än andra.
Fördelarna anses fler vid köp av standardiserade varor i stora volymer, jämfört med upphandling av mer komplexa entreprenader.
E-upphandling snart i varje landsting
En synpunkt från användarna är att verktygen inte automatiskt ger besparingar, lika viktigt är att se över sina inköpsrutiner, förbättra intern kommunikation och samarbete samt kanske minska antalet beställare.
Samtliga landsting har angett att de planerar att införa elektroniskt förfarande. Av de myndigheter som inte planerar börja säger flertalet att de gör för få upphandlingar för att e-verktyg ska löna sig. Bristande kunskaper och resurser är andra skäl. Av de myndigheter som inte använder e-upphandling anser en tredjedel att de skulle behöva extern hjälp vid övergången till ett elektroniskt förfarande.
En majoritet konstaterar att inköpsarbetet med nya verktyg blivit mycket enklare eller något enklare, men få har räknat ut exakt hur mycket tid och resurser man sparat.
”Produktiviteten ökade 70 %”
”Jag hade aldrig kunnat producera 70 upphandlingar på 1,5 år på en tjänst och hålla reda på allt kring upphandlingsförfarande utan systemet”.
”Kapaciteten har ökat med minst 20 % på grund av tidsbesparingen med systemet”.
”Det har ej givit den totala besparing som var målsättningen p.g.a. att allt inte kan göras fullt ut, men inom de administrativa delarna har vi sparat ca 40 % ”.
”Produktivitetsökningen efter tre års drift var 70-80 %”.
”Vi har använt elektroniskt upphandlingssystem i fem år och märker skillnaden när systemet inte kan användas, till exempel vid konsultstödda upphandlingar. Bedömningen är 30 - 40 % administrativt merarbete (dock ej på totalen). Så enkla saker som textredigering och layout tar mycket tid med traditionella programvaror”.
Anbudsgivare kan också spara tid
”Vid förfrågan till anbudsgivare har de uppgivit att de sparat 30 - 40 % i tid då de kunnat lämna anbuden elektroniskt (då och då genomförs kontroller)”.
”Vi kan konstatera att när allt fungerar som det ska med full integration mellan de olika system som är inblandade, vilket det inte gör ännu, så handlar det om väldigt stor tidsbesparing. Exakt hur mycket är i dagsläget svårt att uppskatta eftersom vi arbetar med både stora och små upphandlingar. Enbart anbudsöppningen är ju en enorm förenkling och tidsbesparing”.
Kammarkollegiet summerar sin enkät från november 2010 med att intresset för e-upphandling är stort på de upphandlande myndigheterna och deras övergång till ett elektroniskt upphandlingsförfarande går snabbt.
Om enkäten stämmer kommer 73 % av kommunerna, 79 % av landstingen och 59 % av de statliga myndigheterna snart att e-upphandla. I genomsnitt var fjärde myndighet eller 17 % av kommunerna, 29 % av landstingen samt 31 % av de statliga myndigheterna planerar nämligen att anskaffa verktyg för e-upphandling de närmaste två åren.
På längre sikt planeras anskaffning hos ytterligare 12 % av kommunerna, 14 % av landstingen samt 19 % av de statliga myndigheterna.
Läs hela rapporten, pdf Enkät bland Visma Opics kunder
E-anbud ‒ så tycker företagen