Kapitel 5: Slutsatser
Studien visar att det är ett stort antal faktorer som påverkar hur stora företagens kostnader är för att lägga ett anbud. I detta kapitel presenteras vilka dessa faktorer är och vilka slutsatser som kan dras om företagens kostnader för deltagande i offentlig upphandling kopplad till LOU.
5.1 Faktorer som påverkar anbudsprocessens längd
5.1.1 Värdet och komplexitet
Värdet på upphandlingen påverkar anbudsprocessens längd …
Ett mönster i undersökningspopulationen är att värdet på upphandlingen påverkar hur lång tid företagen lägger ned på anbudet. Ett högre värde kan motivera att mer tid läggs på att utforma ett anbud.
Hur tiden har disponerats mellan de olika delarna i anbudsprocessen skiljer sig något åt beroende på om upphandlingen avsett tjänster, varor eller byggentreprenader, vilket i sin tur också kan kopplas till komplexitet och kunskapsinnehåll i varan eller i tjänsten.
… men även produktens komplexitet
Flera av de intervjuade företagen har hävdat att det inte är värdet på upphandlingen i sig som spelar roll för hur mycket tid de lägger ner på anbudet, utan snarare komplexiteten i det som skall offereras.
Produkter eller tjänster med högt kunskapsinnehåll medför i det flesta fall högre dokumentationskrav för anbudslämnaren. Detta innebär att processen kan ta längre tid för upphandlingar som är mindre avseende värdet på upphandlingen men som avser mer komplexa produkter, än för enklare standardiserade produkter med högt samlat värde.
5.1.2 Upphandlingens utformning
Enligt de intervjuade företagen har upphandlingens utformning stor betydelse för hur lång tid anbudsprocessen tar. En krånglig struktur och många och detaljerade "skall" krav leder till att företagen måste lägga stor del av tiden på informationsinsamling och dokumentation. Detta gör också att det finns en stor potential till kostnadsbesparingar genom att de upphandlande enheterna utvecklar sina förfrågningsunderlag.
Att delta med ett anbud vid en offentlig upphandling är frivilligt för företagen därför att det är de själva som kan styra kostnaderna som kan kopplas till LOU. Även upphandlingsprocessen kan hanteras på olika sätt och med olika stora resurser. Hur mycket tid och resurser som ett företag avsätter varierar och är beroende på hur stort intresse de har för att vinna upphandlingen. Av den anledningen kan det vara stora skillnader i kostnaderna för olika upphandlingar.
5.1.4 Små och stora företag
Större företag lägger ofta ner mer tid på anbudsprocessen…
I denna mätning har de största företagen lagt ned mest tid på anbudsprocessen. I genomsnitt har de företag som har flera hundra anställda lagt ned mer tid än genomsnittet på anbudsprocessen.
Det omvända förhållandet gäller för de minsta företagen, dvs. med 0-9 anställda. Det finns flera möjliga förklaringar till detta. Till del kan detta förklaras av att det främst är större företag som har kapacitet att lägga anbud i upphandlingar av så komplexa produkter såsom större byggentreprenader.
En annan förklaring kan vara att det främst är de större företagen som har möjlighet att lägga ned stora resurser på anbudsprocessen.
… men det omvända förhållandet förekommer också…
I den undersökta populationen finns det också exempel på det omvända förhållandet, dvs. att de mindre företagen lägger ned mer tid än de större. Detta gäller t.ex. för de företag som lämnade anbud vid en upphandling av lokalvård.
I grunden är förutsättningarna att leverera lokalvårdstjänster lika mellan små och stora företag. De större företagen har ofta anställda som har till huvuduppgift att utforma anbud. Detta gör att de som skriver anbuden har såväl stor vana som stor kunskap om hur attraktiva anbud ska formuleras. Detta gör att de på relativt kort tid kan upprätta ett anbud.
På de mindre företagen har de sällan resurser för att tillåta en sådan specialisering. Detta gör att de som ska formulera anbudshandlingarna har mindre erfarenhet vilket gör att processen tar längre tid.
…vilket gör det svårt att generalisera
I hela undersökningspopulationen finns det endast ett svagt samband mellan företagets storlek och hur mycket tid de har lagt ned på att skriva anbudet. Detta gör att det är svårt att generalisera om företagens storlek påverkar anbudsprocessens omfattning.
Att döma av företagen som ingått i denna studie framstår det snarast som det är produkten/tjänstens komplexitet och den upphandlande enhetens krav som påverkar anbudsprocessens omfattning.
5.1.5 Den upphandlande aktörens betydelse
Bland de intervjuade företagen råder det delade meningar om huruvida det spelar någon roll vilken slags aktör som genomför upphandlingen. Företagen upplever emellertid att de finns stora skillnader mellan olika aktörer, detta trots att de verkar under samma regelverk.
De flesta företagen anser att större offentliga aktörer oftast är bättre på att genomföra upphandlingar än mindre. Av de kommentarer som företagen har gett så är det svårt att dra någon bestämd slutsats om skillnader mellan kommun, landsting och stat.
Företagens erfarenheter och synpunkter varierar mycket. Det förefaller också finnas skillnader mellan olika aktörer inom respektive kategori
Åter till huvudartikeln