De flesta företag som säljer till offentlig sektor i Sverige vill hellre lämna anbud elektroniskt än på papper. Åtminstone om man får tro en undersökning gjord bland Visma Opics kunder.
Offentlig upphandling kan upplevas krånglig för anbudsgivaren inte enbart p g a lagarna och reglerna.
Traditionellt har förfrågningsunderlaget med krav och önskemål från upphandlaren skrivits ut på ibland 100-tals papperssidor och skickats per post till potentiella anbudsgivare. Företagens säljare läste och tolkade underlaget och svarade med ett anbud på papper.
E-anbud säkerställer skall-krav
Det är ofta massor av fakta som företaget måste lämna in och glömmer man ta med en viktig post som krävs i förfrågningsunderlaget, eller svarar fel, kan myndigheten förkasta anbudet utan kommentarer.
I elektronisk upphandling (e-upphandling) skapar upphandlaren förfrågningsunderlaget i ett system som Visma TendSign. Anbudsgivarna svarar i samma system och kan inte missa någon nödvändig punkt, skall-krav, eftersom systemet övervakar processen.
Formella uppgifter om företaget som firmatecknare, adresser, referenser och beskrivningar ligger kvar i systemet och kan återanvändas i flera affärer. Uppgifter från skattemyndigheten hämtas automatiskt.
Det finns även mellanformer av elektronisk upphandling där det används Word-mallar och liknande som skickas in som bilagor.
Elektronisk upphandling är på stark frammarsch i Sverige bland annat för att myndigheterna fått direktiv att rationalisera sina inköpsprocesser.
Vad tycker anbudsgivarna om teknikskiftet?
Visma Opic frågade i september 2011 sina företagskunder vad de tycker om elektronisk upphandling och anbudsgivning (e-anbud).
475 svarade och av dem hade 376 eller åtta av tio någon gång lämnat elektroniskt anbud. Sju av tio föredrog elektronisk upphandling framför traditionell och lika stor andel tycker att förfrågningsunderlagen blivit enklare med den moderna tekniken.
I enkäten fick anbudsgivarna också möjlighet att fritt berätta om fördelarna eller nackdelarna med e-anbud.
Bland inkomna svar anges anbudsarbetet gå fortare och bli billigare och man slipper tiden för (osäker) postgång och minskad risk för formella fel.
Kan lämna e-anbud senare
De "e-positiva" företagen upplever också överblicken är bättre och att det är lättare att komma kontakt med upphandlaren. Administrationen förenklas på företaget och färre utskrifter är miljövänligt.
Strukturen upplevs tydligare än på papper och vid oklarheter kan man få support direkt online. Man kan gå tillbaka och ändra i sitt erbjudande fram till sista anbudsdag. Man får direkt en bekräftelse på att det är inlämnat. Signering kan ibland ske med e-legitimation, d v s den undertecknande behöver inte befinna sig i samma rum eller fysiskt hantera samma papper som den som jobbat med anbudet.
E-anbud mer opersonligt
Vissa anbudslämnare anser tvärtom att överblicken är bättre när förfrågningsunderlag och anbud hanteras och sitter i gamla hederliga pärmar.
Anbudsskrivaren blir vid e-anbud helt beroende av att internetuppkopplingen fungerar. Man kan känna en osäkerhet om anbudet verkligen gick iväg. Myndigheterna använder olika upphandlingsverktyg som tar tid för företagen att lära och hålla sig uppdaterade med. Detta särskilt om många på företaget jobbar med anbud utan att vara specialiserade på det. Verktygen kan upplevas som krångliga och ologiska.
De elektroniska formulären upplevs också av somliga göra anbuden alltför opersonliga och formella. Man saknar normalt möjlighet till kompletterande fakta och förklaringar, t ex kan svaret på upphandlarens fråga vara att
bocka i en ruta för JA eller NEJ utan någon plats för fri text. Just denna enkelhet upplever andra företag istället vara en fördel.
Raka frågor gör förstås utvärderingen av anbuden enklare för upphandlaren. Fri text kan inte jämföras lika lätt som ett JA/NEJ, särskilt inte när myndigheten av effektivitetsskäl låter systemet granska anbuden och rangordna.
E-upphandling skrämmer få
Det kan nämnas att enbart anbudsöppnandet vid en stor och komplicerad affär som upphandlas på papper kan ta flera arbetsdagar eftersom varenda inlämnat papper i varje anbud måste stämplas i närvaro av två personer.
Bara ett av tio företag i Visma Opics undersökning har låtit bli att lämna anbud för att det måste ske elektroniskt. Fyra av tio anser att förfrågningsunderlagen blivit enklare med e-upphandling, tre av tio tvärtom krångligare.
Förfrågningsunderlagets kvalité inte teknisk fråga
Alla upphandlingar och upphandlingssystem kräver eftertanke, planering och fackkunskaper på
köparsidan för att inköpsprocessen och utvärderingen ska fungera smidigt.
En svarande företagare i enkäten sammanfattar e-upphandling så här:
När det är ett genomarbetat underlag så fungerar det bra, men om upphandlaren inte har gjort underlaget rätt så blir det otroligt krångligt.
En inte alltför vågad gissning är att företag som är positiva till e-anbud ofta har anställda som utför en stor del av sitt arbete vid datorskärm. Elektroniska anbud upplevs troligen krångligare för mindre datorvana anbudsgivare.
Visma Opic har också funnit att kundernas uppskattning av Visma TendSign ökar efter utbildning i verktyget.
THOR BALKHED
