Malmös centrala upphandlingsenhet, gatukontoret och Stadsfastigheter effektiviserar sin inköpsprocess genom att upphandla med TendSign. I ett och samma verktyg kan upphandlaren sköta hela affären − planera, skapa förfrågningsunderlag, annonsera och utvärdera inkomna anbud.
Det sistnämnda underlättas av att intresserade företag skriver sina offerter direkt i TendSign på ett standardiserat sätt. Utvärderingen av inkomna anbud som förut kunde ta flera veckor, kan nu ske på några dagar och i vissa fall till och med på några minuter.
Anbud alltid formellt korrekta Många leverantörer känner sig säkert ovana i början, samtidigt använder flera redan TendSign mot andra upphandlande myndigheter i Sverige. På plussidan finns att verktyget löpande kontrollerar företagets uppgifter − ofullständiga anbud går helt enkelt inte att skicka in. Det minimerar risken att anbud, som ofta kostar företaget stora resurser att skapa, förkastas av rent formella skäl.
Upphandlare Marie Palmkvist på Malmö Stad har upphandlat verktyget och hon blir projektansvarig för implementeringen hos kommunens 20 000 anställda:
Upphandlare plus andra användare
− Upphandlingarna sköts som vanligt av specialister, berättar hon. Men all personal kommer att ha tillgång till systemet och minst 10 000 lär någon gång använda den inbyggda avtalskatalogen för att kunna välja rätt företag när de handlar.
Malmö gör cirka 250 upphandlingar per år, av allt från husbyggen och färdtjänst till kopieringspapper och kaffe. Antalet affärer/inköp är oerhört mycket större eftersom upphandlingarna ofta är ramavtal med listor på utvalda leverantörer som personalen måste anlita i dagliga anskaffningar.
− Om man gissar på 10 anbud per upphandling blir det 2500 anbudsgivare som berörs, konstaterar Marie Palmkvist.
Till detta kommer alla företag och organisationer som går in och läser förfrågningsunderlag men avstår att bjuda.
Stor upphandlande myndighet Malmö Stad är en Sveriges största upphandlande myndigheter. Marie Palmkvist uppskattar att det sammanlanda värdet på kommunens upphandlingar i TendSign blir mellan fyra och fem miljarder kr per år. Det är ungefär en procent av all offentlig upphandling i Sverige.
Malmös avtal gäller i fem år. TendSigns försäljningschef Fredrik Kristiansson är nöjd:
− Vi är oerhört glada att i hård konkurrens vunnit Malmö stad som kund. Malmö stad är en stor myndighet som kommer att ställa stora krav på oss som leverantör. Vi på OPIC och TendSign ser fram emot ett positivt och utvecklande samarbete.
Post DanmarkTendSign används redan av en annan stor aktör vid Öresund: Posten, Danmark, konstaterar Fredrik Kristiansson. Tendsign har därmed på kort tid skaffat sig brofästen på bägge sidor.
− Skåne och Öresundsregionen är en expansiv region med stor tillväxtpotential, och det känns bra att få vara en del av den utvecklingen, nu också ihop med Malmö stad.
Även närliggande Lunds kommun använder TendSign som just nu expanderar med cirka 30 nya företagsanvändare per dag.
THOR BALKHED För frågor, kontakta Fredrik Kristiansson, försäljningschef OPIC Systems
fredrik.kristiansson@opic.com tel 0704-82 20 67
Fakta
TendSign utvecklas, drivs och säljs av OPIC Systems AB, ett helägt dotterbolag till OPIC Group AB. Verktyget baseras på systemet Upphandling.com, som förvärvades våren 2008.