Reklambyrå till Ulricehamns kommun

1. Allmän orientering

1.1 Information om upphandlingen

Ulricehamns kommun har behov av reklambyråtjänster. Uppdraget omfattar rådgivning inom kommunikation och marknadsföring, såsom frågor kring utveckling av varumärket Ulricehamns kommun och övriga varumärken inom kommunkoncernen (Stubo AB, Näringsliv Ulricehamn AB, Ulricehamns Energi AB, Ulricehamns Energi Elnät AB). Det finns även behov av produktion/ta fram kampanj- och informationsmaterial.

Kommunen förbehåller sig rätten att anlita andra konsulter för medierådgivning, mediebokning samt förvaltning och utveckling av kommunens externa webbplats samt att genomföra kommunikationsproduktion in-house.

Ulricehamns kommun har avtal på tryckeritjänster. Antagen leverantör ska använda sig av avtalad tryckeritänst och sköta erforderliga tryckerikontakter vid framtagning av material om inget annat anges av Beställaren.

1.2 Upphandlande myndighet

Ulricehamns kommun org.nr: 212000 - 1579 (kallad Beställaren)

1.3 Avtalstid

Ramavtalet planeras gälla fyra (4) år från 2024-04-01 till och med 2028-03-31 och upphör att gälla efter giltighetstidens utgång utan föregående uppsägning. Beställaren har ensidig rätt att dessförinnan säga upp avtalet med en uppsägningstid om tre (3) månader. Avtalet löper dock minst två (2) år från ikraftträdande.

Om upphandlingen skulle bli överprövad, förskjuts avtalsstarten med den tiden det tar för överprövningen att vinna laga kraft. Att avtalet upphört att gälla påverkar inte giltigheten av beställningar som gjorts under avtalets giltighetstid. Beställningar kan emellertid inte göras efter det att avtalets avtalsperiod har upphört. Detta hindrar dock inte att utförande kan ske vid en senare tidpunkt, under förutsättning att beställningar gjorts inom avtalets giltighetstid.

1.4 Volymer

Det totala uppskattade värdet för denna upphandling uppgår till ca 500.000 SEK exklusive moms.

Takvolymen/takvärdet för detta ramavtal som upphandlingen avser är tröskelvärdet för direktupphandling enligt LOU.

Angiven volym är uppskattad och är inte bindande för Beställaren. De volymer som kommer att avropas kan därför både under- respektive överstiga angiven volym och leverantören är skyldig att leverera Beställarens faktiska behov. Om ramavtalets omsättning uppnår angiven takvolym eller detta förhållande förväntas inträffa inom en snar framtid har Beställaren rätt att säga upp ramavtalet till omedelbart upphörande. En sådan uppsägning påverkar inte giltigheten av kontrakt som ingåtts med stöd av ramavtalet.

Beställaren reserverar sig för att avtalets omfattning kan komma att förändras på grund av organisationsförändringar och/eller annan huvudman och/eller förändrade politiska beslut.

1.5 Avbrytande av upphandling

Beställaren kan komma att avbryta upphandlingen helt om det finns sakliga skäl.

1.6 Antal avtalsparter

Beställaren har för avsikt att teckna avtal med en (1) leverantör.

2. Obligatoriska krav på varan/tjänsten

2.1 Krav på tjänsten

Leverantören ska ha kompetens och erfarenhet inom såväl strategiskt varumärkesarbete som löpande kommunikations- och marknadsföringsuppdrag.

Uppdragen spänner över hela kommunikationsområdet med varierande karaktär. De kan vara enkla och komplexa, stora som små, planerade eller med kort varsel.

2.2 Uppdragen kan omfattas av:

-Strategisk rådgivning

-Analys- och idéarbete

-Projektledning i samband med uppdrag eller kampanj, från start till slut

-Produktion av material, digitalt och print

-Reklamfilm, animationer och rörlig grafik

-Digital kommunikation i anslutning till uppdraget

-Uppföljning av aktiviteter och samarbeten vid behov

2.3 Uppdragens genomförande:

-Allt framtaget material och all visuell kommunikation ska genomföras enligt Beställarens aktuella grafiska regler(bilaga 3) och följa Beställarens vision och de värden Beställaren står för (bilaga 4).

-Leverantören ska ha rutiner som säkerställer att utförda uppdrag sker på sådant sätt att överenskommen kvalitet och uppdragets mål uppnås.

-Leverantören ska ha dokumenterad erfarenhet av samarbete med offentlig verksamhet.

-Personalen som utför uppdraget ska behärska svenska språket flytande i tal och skrift och kunna upprätthålla god kommunikation samt hög språklig kvalitet på levererat material.

-Det ska ingå, i varje uppdrag, minst tre korrekturvändor utan extra kostnad.

-Korrektur ska sändas både till Beställaren av uppdraget och till info@ulricehamn.se

-Beställaren av uppdraget ska även ha möjlighet till direktkontakt med ansvarig person för uppdraget för att diskutera korrektur.

-Leverantören ansvarar för att kvalitetssäkra allt material i korrekturprocessen (exempelvis språk, fakta, funktionalitet och design, grafisk profil och tillgänglighetsanpassning) före Beställaren av uppdraget får ta del av materialet. Beställaren av uppdraget ska via e-post skriftligen godkänna slutkorrektur innan produktion får starta.

-Efter Beställarens skriftliga godkännande av slutkorrektur övergår ansvaret för produkten till Leverantören som ska säkerställa att leveransen motsvarar beställningen i alla delar.

2.4 Krav på personal/bemanning

Leverantören ska offerera minst en (1) dedikerad/ansvarig anställd (in-house) per yrkesroll åt Beställaren enligt nedan:

Projektledare

-ska ha övergripande ansvar för projekten, från uppstart med Beställaren till färdig produkt samt följa upp arbetet under tiden och efteråt

-ska ansvara för att hålla Beställaren informerad under arbetets gång och ge förslag på förbättringar

Art director (AD) eller Creative lead/-er

-ska utveckla Beställarens idéer och förvalta dessa så att slutprodukten stämmer överens med Beställarens profil och värderingar

Copywriter

-ska utifrån Beställarens idé ta fram en slagkraftig copy och skapa texter som fångar, engagerar och gör intryck på läsaren

-ska förädla och vara nytänkande för att utveckla Beställarens budskap och content    

Varumärkesstrateg

-ska erbjuda rådgivning och vägledning på strategisk ledningsnivå inom varumärkes- och kommunikationsfrågor, exempelvis varumärkesstrategi, varumärkesstruktur och -plattform, samt -utveckling

Leverantören ska lämna information i sitt anbud i form av CV på vilka personer som offereras för de angivna yrkesrollerna. Samtliga offererade personer ska ha dokumenterad erfarenhet från sina yrkesroller inom reklam- och kommunikationsområdet under minst tre (3) år. CV:n ska innehålla namn, utbildning, arbetslivserfarenhet och styrka att ovanstående krav är uppfyllda.

2.5 Övrig bemanning

Vid behov ska Leverantören ha tillgång till specialkompetens i egen regi eller genom underleverantör

enligt följande:

-Planner/strateg

-Content/social media-strateg

-Webbutvecklare/webbdesigner

-Filmproduktion, fotograf, postproduktion

Anbudsgivare ska lämna svar på om dessa kompetenser finns att tillgå, samt på vilket sätt; egen personal eller via underleverantör.

2.6 Tillgänglighet 

Sedan september 2018 finns Webbtillgänglighetsdirektivet i Sverige och alla övriga EU-länder. Detta direktiv blev lag 1 januari 2019. Lagen omfattar hela den offentliga sektorn, inklusive statliga och kommunala bolag.

-Leverantören ska - i egen regi alternativt genom underleverantör - uppfylla kraven i gällande lagstiftning för tillgänglighetsanpassning; lag 2018:1937 om tillgänglighet till digital offentlig service samt Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.1, lägst på nivån AA.

-Leverantören ska - i egen regi alternativt genom underleverantör – kunna tillhandahålla syntolkat och textat video-material, filmer, animeringar el dyl.

-Leverantören ska uppfylla språkliga krav enligt Språklagen § 11.

2.7 Referenser

Anbudsgivaren ska ha erfarenhet av området som upphandlingen avser och visa detta

genom att ange två (2) referensuppdrag där uppdragen har varit liknande de krav som ställs i denna upphandling.

Referensuppdragen får inte vara äldre än tre (3) år från sista anbudsdag och vara relevanta i storlek och komplexitet. Uppdragen ska ha pågått i minst ett (1) år.

För varje referens ska anges:

- Namn på referensperson och dennes kontaktuppgifter

- Referenspersonens arbetsgivare/företag ska vara det samma som referensuppdraget avser

- En kort beskrivning av uppdraget och dess omfattning

- Tidpunkten för referensuppdragets genomförande

Referensuppdrag ska avse olika uppdragsgivare/kunder/företag (olika organisationsnummer). Beställaren förbehåller sig rätten att bedöma om angivet referensuppdrag är likvärdigt eller

inte. Referensuppdrag ska inte vara från Beställarens organisation.

Anbudsgivaren ansvarar för att kontaktpersonerna för uppdragen är vidtalade och går att

nå på angivna kontaktuppgifter samt att de har möjlighet att bekräfta referensuppdraget.

Efter sista anbudsdag gör Beställaren två (2) försök att kontakta referenten inom sju (7)

dagar. Om svar ej erhålls inom denna tid utesluts anbudsgivaren.

För att Anbudsgivare ska anses ha uppfyllt kravet på erfarenhet av området som upphandlingen anser och därmed kvalificera sig för vidare utvärdering, ska referenterna anse att referensuppdragen har genomförts på ett för referenten tillfredställande sätt (=godkänt) genom att svara ”godkänt” på samtliga sex (6) utvärderingsfrågor enligt avsnitt Utvärderingskriterier.

2.8 Arbetsprov

Anbudsgivaren ska, i sitt anbud, lämna in minst ett (1) uppdrag som genomförts hos referensorganisationen de senaste tre (3) åren. Arbetsprovet kan vara inom något av de områden som beskrivs i upphandlingsunderlaget: varumärkesutveckling, kommunikation/marknadsföring eller kampanj. Om flera områden varit aktuella inom samma uppdrag, kan samtliga bifogas. Arbetsprovet ska vara ett uppdrag som gjorts för minst en av referenserna.

Arbetsprov bifogas digitalt eller skickas via post. Döp filerna så att det klart och tydligt framgår vilken referens arbetsprovet avser. Arbetsprov ska vara kommunen tillhanda senast sista anbudsdagen 2024-03-18. Arbetsprov skickas digitalt till danijela.mccreevy@ulricehamn.se eller via post till: Danijela Mc Creevy, Upphandlingsenheten, Ulricehamns kommun, 523 86 Ulricehamn. Skriv i ämnesrad/märk kuvertet med ”Anbud”.

2.9 Krav på dokument/underlag

Anbudsgivare ska lämna följande information/dokumentation i sitt anbud som styrker samtliga ställda krav i denna upphandling i form av:

-Svar på obligatoriska krav på tjänsten enligt krav

-Meritförteckning (CV) på varumärkesstrateg, projektledare, copywriter och artdirector/creative lead enligt krav i avsnitt Krav på personal/bemanning

ska bifogas

-Två referensuppdrag enligt avsnitt Referenser ska bifogas

-Arbetsprov; minst ett (1) arbetsprov ska bifogas enligt avsnitt Arbetsprov

-Bifogad prisbilaga ska fyllas i och bifogas till anbudet

-Sanningsförsäkran ska signeras av behörig företrädare hos anbudsgivaren och bifogas

-Övrig relevant information

2.10 Finansiell ställning

Anbudsgivaren ska vara:

- registrerad i bolags-, handels- eller föreningsregister

Om anbudsgivaren är en privatperson ska denne registrera en enskild firma senast vid

Avtalsstart.

- registrerad för redovisning av och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter.

- godkänd för F-skatt

Granskningen omfattar följande:

-Anbudsgivarens ekonomiska- och finansiella ställning

Anbudsgivaren ska vid tiden för anbudets inlämnande och vid avtalstecknandet inneha lägst

ratingen "Kreditvärdig" (40 poäng) enligt Creditsafe eller på annat sätt bevisa att företagets

ekonomiska ställning motsvarar krav ställda för denna grad av rating.

Kontroll sker genom Beställarens försorg med Skatteverket samt Creditsafe.

3. Administrativa villkor

3.1 Anbudets form

Anbud ska lämnas via direktupphandlingsmodulen. Frågor och svar hanteras via direktupphandlingsmodulen.

3.2 Uteslutning

Anbudsgivaren ska försäkra att skäl för uteslutning för deltagande i upphandlingen ej

föreligger enligt 13 kap. 1 - 3 §§ LOU.

3.3 Krav på intygande från anbudsgivare

EU:s sanktioner mot Ryssland och Belarus pga. kriget i Ukraina innebär vissa förbud som

berör den aktuella upphandlingen. De sanktioner som berör den aktuella upphandlingen är

följande:

I rådets förordning (EU) nr 833/2014 av den 31 juli 2014 om restriktiva åtgärder mot

bakgrund av Rysslands åtgärder som destabiliserar situationen i Ukraina (konsoliderad

version) finns följande sanktioner:

- Importembargon enligt artiklarna 3g, 3i och 3j

- Transaktionsförbud enligt artikel 5aa

- Förbud att tilldela och fullgöra vissa offentliga kontrakt enligt artikel 5k

I rådets förordning (EG) nr 765/2006 av den 18 maj 2006 om restriktiva åtgärder med

anledning av situationen i Belarus och Belarus inblandning i Rysslands aggression mot

Ukraina (konsoliderad version) finns följande restriktioner:

- Importembargon enligt artiklarna 1h, 1i, 1o, 1p, 1q och 1r

- Förbud att ställa tillgångar eller ekonomiska resurser, direkt eller indirekt, till förfogande för

eller göras tillgängliga till förmån för objekt upptagna i bilaga I enligt artikel 2

I rådets förordning (EU) nr 269/2014 av den 17 mars 2014 om restriktiva åtgärder med

avseende på åtgärder som undergräver eller hotar Ukrainas territoriella integritet, suveränitet

och oberoende (konsoliderad version) finns följande sanktioner:

- Förbud att ställa penningmedel eller ekonomiska resurser, direkt eller indirekt, till

förfogande för eller göras tillgängliga till förmån för objekt upptagna i bilaga I samt objekt

förbundna med dem enligt artikel 2

Anbudsgivaren/Leverantören har skyldighet att följa sanktionerna och villkoren kopplade till

sanktionerna ska följas under avtalets och avropade kontrakts fullgörande samt Beställaren

ska hållas informerade om någon förutsättning kopplat till sanktionerna förändras.

Anbudsgivaren ska bifoga undertecknad Bilaga – Sanningsförsäkran till anbudet.

Om flera parter lämnar anbud tillsammans ska respektive part bifoga undertecknad Bilaga -

Sanningsförsäkran till anbudet.

Bilagan ska undertecknas av behörig företrädare hos anbudsgivaren/leverantören.

3.4 Pris

Pris per position anges i SEK exklusive moms i bilaga 2, ”Reklambyråtjänster prisbilaga”.

Anbudssumma anges exklusive moms i därför avsedd prisruta. Inga ytterligare kostnader får

tillkomma såsom resor, traktamente, logi etc. Antal timmar i prismatrisen är ett uppskattat värde som

endast används till utvärderingen och kan inte garanteras.

3.5 Anbudets giltighetstid

Anbud ska vara giltigt i tre (3) månader beräknat från sista anbudsdag. Vid eventuell överprövning är leverantören bunden av sitt anbud i en (1) månad efter att överprövningen avslutats genom lagakraftvunnen dom. Avtal kommer till stånd när båda parter undertecknat avtalet.

3.6 Helt eller delat anbud

Anbud ska lämnas på hela upphandlingen. Reservationer i anbudet accepteras inte.

3.7 Sekretess

Om anbudsgivaren anser att delar av anbudet bör sekretessbeläggas ankommer det därför på anbudsgivaren att ange vilka anbudsuppgifter det gäller samt grund för att sekretessbelägga uppgifterna.

4. Anbudsprövning

Samtliga obligatoriska krav ska vara uppfyllda. Om ett obligatoriskt krav inte uppfylls, måste anbudet förkastas. Ramavtalet tilldelas den anbudsgivare som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Beställaren kommer att anta det anbud som har bästa förhållandet mellan pris och kvalitet.

4.1 Utvärderingskriterier

Endast de anbud som uppfyller upphandlingens obligatoriska krav kommer att utvärderas. Bästa förhållande mellan kvalitet och pris på inkomna och kvalificerade anbud kommer att utvärderas enligt Mervärdesmodellen.

Vid referenstagning ska angivna referenser besvara nedan sex (6) frågor enligt en tregradig skala 1 = underkänt, 2 = godkänt, 3 = väl godkänt.

1.Leverantören har genomfört uppdragen enligt tidsplan

2.Leverantören är lyhörd och har lätt att förstå Beställarens behov

3.Leverantörens samarbetsförmåga är bra

4.Leverantören följer överenskommen uppdragsbudget alternativt informerar tydligt vid avvikelser

5.Leverantören levererar uppdragen med god kvalitet och enligt önskad effekt/resultat

6.Leverantören hanterar fel/avvikelser på ett bra sätt

Anbudsgivare som erhåller högst medelpoäng från referenserna utan att fått bedömning underkänt på

någon av frågorna kommer att få tillgodoräkna sig ett mervärdesavdrag på 250 000 kr i den slutliga utvärderingen på anbudssumman och kommer därmed vinna utvärderingen och tilldelas kontrakt. Om två eller fler anbud får samma anbudssumma kommer lottning att ske.

Anbudsgivare ska vara beredd på att bli intervjuad vid behov.