Närradiosändning av kommunfullmäktige och meddelande till allmänheten

Båstads kommun bjuder in till anbudslämning på direktupphandling av radiosändning av kommunfullmäktige samt meddelanden till allmänheten.

Sista anbudsdag

Anbudet ska vara oss tillhanda senast 2024-03-11

Anbud lämnas via systemet Mercell direktupphandlingar.

Eventuella frågor ställs under funktionen frågor och svar i Mercell Direktupphandlingsmodulen. Sista dag att ställa frågor är onsdagen den 1 mars.

Samtliga frågor och svar kommer att publiceras i funktionen "frågor och svar" i direktupphandlingsystemet.

Anbudets giltighet

Anbudet ska vara giltigt i tre (3) månader efter sista anbudsdag.

Upphandlande myndighet

Båstads kommun

Box 1120

269 22 Båstad

Org nummer 212000-0944

Telefon (växel) 0431 – 77 000

Hemsida www.bastad.se

Upphandlingsförfarande

Upphandlingen genomförs som en direktupphandling enligt lagen om offentlig upphandling (2016:1145)

Språk

Anbud skall lämnas enligt förfrågan på svenska. Bifogade dokument lämnas på svenska.

Besked om resultat

Efter avslutad anbudsutvärdering fattas ett tilldelningsbeslut som visar resultatet av direktupphandlingen. Meddelande om detta skickas ut till samtliga anbudsgivare.

Krav på registreringar mm

Anbudsgivare ska vara registrerade för redovisning av mervärdesskatt och inneha F-skattebevis samt vara fri från skulder för skatter och andra sociala avgifter. I det fall anbudsgivare avser använda underleverantörer ska även dessa företag uppfylla ställda krav.

Teknisk och yrkesmässig kapacitet

Anbudsgivare ska inneha och kunna visa att de har dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att utföra uppdraget. En kortfattad beskrivning av det anbudsgivande företaget ska skickas in med anbudet.

Anbudsgivare ska vara verksam inom efterfrågat område och ska med minst en referens, gärna flera, kunna styrka erfarenhet av genomförda uppdrag. Uppdragen ska motsvara den tjänst som beskrivs i detta underlag och ska ha utförts under de tre senaste åren. Referensuppdrag och beskrivning av erfarenhet och kompetens bifogas med anbudet. 

Avtal

Bindande avtal mellan parterna uppstår först sedan Båstads kommun och leverantören undertecknat särskilt upprättade skriftliga kontrakt.

Önskemål om sekretess

Anbudsgivare ska meddela i sitt anbud och precisera om uppgifter bör sekretessläggas och isåfall vilka samt skälen för detta. Båstads kommun är inte bunden till anbudsgivares begäran om sekretess utan en sekretessprövning kommer att genomföras.

Avbrytande av upphandling

Kommunen förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen om omständigheter inträffar som väsentligen påverkar eller förändrar förutsättningarna för upphandlingens fullföljande.

Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas om detta.

KRAVSPECIFIKATION

Uppdragsbeskrivning

Uppdraget avser närradiosändning av kommunfullmäktige, i Båstads kommun, och meddelanden till allmänheten i Båstads kommuns geografiska område. Båstads kommuns kommunfullmäktige sammanträder som regel tio gånger per år, men extra sammanträden kan förekomma. Sammanträdena inleds vanligtvis 18:30 och kan pågå fram till midnatt. Som regel är kommunfullmäktiges möten avslutade innan 22:00. Kommunfullmäktige sänds live via Youtube och Facebook, där den egna förvaltningen säkerställer att ljud-. och bildöverföring sker i realtid. Möjlighet finns att, från kommunens sändning, hämta ljud för att vidarebefordra till närradio.

Utöver kommunfullmäktiges sändningar har kommunen behov av att sända korta meddelanden (upp till 20 sekunder) till invånarna. Det ska vara meddelanden som är av vikt för det allmänna och falla inom ramen för kommunens kriskommunikation. Exempel på meddelanden kan vara kokningsrekommendation i ett område eller att trygghetslarm ej fungerar. Meddelandena syftar till att minimera risker och skador till följd av oförutsedd händelse. Meddelandena ska inte blandas ihop med VMA, som är den kommunikationskanal som används när något allvarligt har hänt som omedelbart hotar liv, hälsa, egendom eller miljö. Vid VMA används inte meddelandetjänsten via närradion.

Krav

Närradiotjänsten ska sända till invånare i Båstads kommuns geografiska område, vara tillgänglig via det analoga marknätet och på ett FM-band som är tillgängligt för kommunens invånare med enkel radioapparat (exempelvis vevradio).

Anbudsgivaren ska, tillsammans med förvaltningen, utföra kontroll av ljudet före kommunfullmäktiges sändning. Ljudkontrollen syftar till att säkerställa kvaliteten på utsändningen, så att volymen är rätt inställd och brus minimeras. Under sändningen ska leverantören vara anträffbar via telefon för att påtala eventuella tekniska avbrott eller brister i kvaliteten.

Anbudsgivaren ska sända kommunfullmäktiges sammanträden live och utan fördröjning. Sändningen ska ske enligt kommunfullmäktiges beslutade mötesplanering (kommunfullmäktige beslutar om mötesplanering året innan). Extrainsatta sammanträden med en veckas varsel kan förekomma. Vid dessa tillfällen ska livesändning också ske utan fördröjning.

Anbudsgivaren ska på kommunens uppmaning sända meddelanden till allmänheten inom två (2) timme från att kommunen meddelat (inom tidramen 07:00-17:00 på vardagar). Utanför angiven tid (kvällar och helger) sker i dialog med anbudsgivaren. Meddelandena ska uteslutande vara samhällsviktig information till invånarna och inom ramen för kommunens krisinformation. Meddelandena ska vara korta, upp till 20 sekunder, med inledande och avslutande ljud som Båstads kommun väljer. Anbudsgivaren ska läsa upp meddelandena som kommunen översänder. Meddelanden ska sändas med ett intervall som kommunen har behov av, men inte oftare än fyra gånger per timme. 

Anbudsgivaren ska en (1) gång om året testa meddelandetjänsten tillsammans med kommunen.

Anbudsgivaren bör ha en utrustad radiostudio inom 30 minuter från Båstad tätort.

Utvärdering

En helhetsbedömning av inkomna anbud kommer genomföras. Anbudslämnaren som uppfyller samtliga krav och som vid utvärdering erhållit ekonomiskt mest fördelaktiga kommer antas som leverantör. Leverantören ska uppge fast pris för tio sammanträden, extra sammanträden samt meddelanden som är upp till 20 sekunder.

Vid utvärdering kommer bedömning göras enligt nedanstående samlade pris:

- 10 fasta sammanträden med kommunfullmäktige

- Ett extra sammanträde med kommunfullmäktige

- Ett tillfälle med fyra meddelanden (20 sekunder) till allmänheten under två timmar